Порядок формирования кадрового резерва

Информация о порядке формирования кадрового резерва позволит вам перестраховать свое предприятие от неприятных ситуаций в будущем.

Разберемся, о чем идет речь и какие правила используют при создании таких резервов. Вы сталкивались с ситуацией, когда срочно нужно отправить в командировку специалиста или он неожиданно увольняется?

Содержание

• Важные аспекты
• Принципы формирования кадрового резерва в организации
• Возникающие нюансы

В результате сбивался рабочий процесс и долго решался вопрос о назначении нового лица на должность? Если да, тогда стоит задуматься о том, как создать кадровый резерв.

Важные аспекты ↑

С понятием кадрового резерва знакомы все компании, которые стремятся держаться на плаву в любой ситуации. Выясним, чем резерв может быть полезен.

Что это такое?

Кадровым резервом называют группу руководителей и специалистов, что способны к управленческой работе, которая отвечает требованиям, что предъявляются должностями определенных рангов.

В резерв включают лиц, что прошли отбор и соответствующую квалификационную подготовку.

Формирование резерва кадров – это кадровая технология, обеспечивающая гарантию того, что в случае необходимости на определенную вакантную должность есть кандидатура.

То есть, не возникает необходимости заниматься поиском подходящего человека в последний момент.

Зачем это нужно?

Есть такие виды кадрового резерва:

• внутренний;
• внешний.

Первый формируют из талантливых сотрудников, которые в будущем могли бы занимать руководящую должность или замещать руководство, когда он отсутствует.

Второй формируют из базы резюме кандидатов, что имеют возможность войти в штат предприятия.

Преимущества открытого формирования резерва:

• талантливые сотрудники получают мотивацию к хорошей деятельности;
• будет увеличен показатель ответственности, целеустремленности, дисциплины;
• сотрудники станут более инициативными;
• повысится лояльность на предприятии, работники будут стремиться сохранять длительные отношения

Преимущества создания закрытых резервов:

Не устанавливаются обязательства начальства	А значит, отсутствуют неоправданные надежды
Не возникнет обидной конфликтной ситуации	Между сотрудниками, а также между сотрудником и руководителем

Считают, если у фирмы нет работников, которые в экстренной ситуации могут назначаться на руководящие должности, это слабая компания.

Кадровые резервы способны перестраховать от неприятности, что возникает при увольнении топ-менеджера. Это часть мотивационной политики предприятия, стимул для сотрудников.

Все лица, которые входят в резерв, стремятся получить в ближайшее время высшую должность. Если такие ожидания не будут оправданы, возникнет демотивация.

Кстати, формирование кадрового резерва Министерства культуры закончится после того, как будет рассмотрено все кандидатуры.

Сотрудники отбираются в кадровый резерв:

При успешном прохождении ежегодного оценивания	Нужно набрать 75%
После оценки руководством уровня компетентности	Эффективности деятельности, личностной характеристики
После оценки компетентности личностных показателей	Со стороны подчиненного, коллеги
Если лицо соответствует ценностям предприятия	Способно и имеет желание обучаться

Работника могут исключить из кадрового резерва:

• при выявлении такого желания самим сотрудником;
• если будет принято такое решение на основании результата очередных оценок;
• если будут снижены показатели эффективности деятельности на занимаемой должности, а также при систематических нареканиях от руководителей, коллег, подчиненных.

Действующие нормативы

При формировании кадрового резерва стоит руководствоваться:

Указом президента России, что был утвержден 3.06.1993	Первоочередные меры организации системы госслужбы
Собранием актов президента и властей России	1993 № 3
Указом, что был принят 12.02.1994	Предложения по созданию федеральных кадровых резервов
ФЗ РФ № 119	Принятым в 1995 году
Указом от 30.01.1996	Квалификационные требования по госдолжностям федеральной госслужбы

Принципы формирования кадрового резерва в организации ↑

Чтобы сформировать кадровый резерв, стоит подготовиться. К примеру, обязательно анализируют существующие проблемные зоны в управлении сотрудниками, анализируют кадровую текучесть и социальные психологические исследования.

Есть такие модели создания резерва кадров:

Составляется прогноз ожидаемых изменений в организационно-штатных структурах	Резерв создается согласно потребностям в замещении вакантной должности на конкретное время. Обычно планирование осуществляется на 1-3 года
Определяют ключевые должности в фирме	И формируют резерв для всех должностей руководителей, независимо от того, будет ли осуществляться замена должностей

Опишем несколько общих принципов работы с резервом кадров:

Гласность	Сведения для работников, которые включаются в кадровый резерв, для потенциального кандидата, а также о замещаемой должности и предполагаемой позиции должны быть открытыми. В таком случае будет мотивация и лояльность персонала к предприятию
Конкуренция	Должно быть несколько претендентов на должность руководителя
Активность	Все сотрудники, которые заинтересованы, должны проявлять активность и инициативу. Это относится к линейным менеджерам, что ответственны за выдвижение претендентов в резерв кадров

Фирма сама вправе определять, какие критерии будут использоваться при отборе сотрудников. До создания кадрового резерва разрабатывают список должностей для резервируемых вакансий.

Отдельный критерий отбора – кандидат должен соответствовать требованиям базовых должностей. Стоит также установить, сколько претендентов включать в резерв на должность.

Критерии отбора:

По возрасту	25-35 лет. Не желательно в резерв высшего руководства включать сотрудников, которым более 45
По образованию	Наличие высшего профессионального образования, желательно управленческого, экономического
По опыту работы в фирме	Учитываются нормы предприятия – могут включать как лиц, что получили опыт в данной фирме, так и тех, кто работал в иной компании
По результатам работы	Претендент должен хорошо справляться со своими обязательствами – его деятельность должны быть результативной
По стремлениям	Если у человека отсутствует желание и он профессионально ограничен, его вряд ли включат в кадровый резерв

Пошаговая инструкция создания резерва:

Кандидаты выдвигаются по критериям и принципам создания	Ответственное лицо – руководитель, сотрудник служб персонала, линейные менеджеры
Формируются общие списки претендентов для резерва	Основание – представления линейного менеджера
Проводится психодиагностическое мероприятие	Чтобы определить возможности кандидата, лидерские качества, индивидуальные особенности, мотивацию, истинное отношение к зачислению в резерв кадров. Итог – составление личностно-психологических характеристик, рекомендаций, прогнозов
Формируют итоговые списки работников	Которые включаются в кадровый резерв с отражением резервируемых должностей
Утверждают списки приказами	Гендиректора фирмы

Применяемые методы

Возможно применение практических методов:

• назначается кандидат руководством предприятия, что выполняет временные задачи;
• отсутствующий руководитель замещается на период его нахождения в командировке, болезней, отпусков;
• проведение стажировки, дублерства.

Социально-психологические методы:

• изучаются личные дела и иные справки;
• проведение собеседований с кандидатами;
• готовятся руководителями отзывы;
• проведение психологического тестирования.

Учебными методами является:

• деловая игра;
• разборы конкретных ситуаций;
• тренинг;
• бизнес-проектирование.

Чаще всего используется метод:

• изучения личной документации сотрудника;
• получения произвольной устной и письменной характеристики;
• обобщения независимых мнений экспертов;
• психологического тестирования и тестирования самооценки сотрудника.

Этапы создания

Есть несколько этапов формирования кадрового резерва. И, кстати, они могут варьироваться в зависимости от ситуации.

На предприятии

Вся система работы с кадровыми резервами может быть поделена на 4 этапа. Рассмотрим их задачи:

Задача 1-го этапа при создании резерва	Построить эффективную систему работы с лицами, которые входят в такой резерв. Чтобы ее решить, определяют, нужно ли замещать вакантные должности на определенные промежутки времени, вырабатывают принципы отбора кандидатов. Длительность планирования составляется 1-5 лет
Задача 2-го этапа	Разработать систему конкурсного отбора на замещаемую должность. Проведение конкурса осуществляется согласно потребностям предприятия среди внешних и внутренних специалистов
Задача 3-го	Развивать профессиональные навыки и знания кандидатов в резерв, которые будут нужны для выполнения работы на резервируемых должностях и оценки деятельности с резервом кадров. Разрабатывают программу корпоративной учебы, часть которой – подготовка работников кадрового резерва
Задачей 4-го	Является построение систем приобретения кандидатами опыта по резервируемым должностям

Мероприятия:

1. Разработка Положения о создании резерва, в котором отражены принципы и правила процесса, обязательства уполномоченных лиц. Рассматриваются правила внесения корректировок в состав кадрового резерва. Должна быть предусмотрена система отчетности для ответственного должностного лица. Готовят и список кандидатов, план профподготовки, отчетность о движении по карьерной лестнице.
2. Составляют список механизмов конкурсного отбора.
3. Формируют систему обучения и развития работников.
4. Проверяют знания и навыки претендентов на включение в резерв.

Для государственной службы

Кадровый резерв формируется в 2 этапа. Сначала ищут кандидатов, проводится предварительный отбор, изучается и оценивается каждая кандидатура кадровой службой с участием руководителя подразделения.

Чтобы провести окончательное рассмотрение претендентов, создают комиссию по созданию резерва, в составе которой должны быть сотрудники отдела кадров и авторитетные специалисты.

Оценщиками могут быть и коллеги, руководство, сотрудник смежного подразделения. Проводя подбор резервистов, стоит учесть компетентность согласно профилям государственных должностей.

У кандидата должны быть не только знания определенного уровня, но и практический опыт по профилям предполагаемых государственных должностей.

Для определения подходящих лиц возможно проведение проверки в виде собеседования или тестирования. Пример тестов для резерва можно найти в интернете.

Единая форма учета (бланк)

Приведем пример того, как будет выглядеть бланк формы учета.

Экспертная оценка

Часто работника с определенным набором навыков и знаний начинают искать, когда уже откроется вакансия.

А это можно сделать заранее, сформировав кадровый резерв. Как показывает практика, отбор является примитивным и субъективным.

Чтобы провести объективный отбор используют бальные оценки сотрудника по факториальным системам. То есть, сопоставляются оцененные качества с теми, которые необходимы.

Комплексное оценивание в виде профессиональных характеристик – важный этап конкурсного отбора претендентов в резервы.

Рекомендации по использованию методов оценки в виде экспертных характеристик обуславливаются таким набором обстоятельств:

Сложившимися традициями	И распространенной практикой оценки сотрудников при заслушивании характеристик о них
Наглядным выражением экспертных мнений
Возможностью проверок объективности	Коллективно сформированных оценок путем сопоставления полученных характеристик с реальным работником
Высокими психологическими показателями	Восприятия такого способа оценки качеств со стороны организатора, эксперта и тестируемого

Конечный результат оценивания – письменные характеристики, что представляют собой стандартизованное решение, что выражает уровень проявления заявленных качеств у тестируемых сотрудников.

Возникающие нюансы ↑

Какие знания о резервах могут еще пригодиться? Есть некоторые особенности создания кадрового резерва в определенных ситуациях, о которых и пойдет речь дальше.

Действие положения о формировании КР

Положением устанавливаются единые правила формирования резерва. Цель такого документа – регламентирование процесса создания и развития кадровых резервов, способствование сохранению хороших работников.

Положение вступает в силу с того момента, когда гендиректор его утвердит, и срок действия его окончится, пока приказ не будет отменен.

Те граждане, которые только поступают на работу, должны ознакомиться с данным документом еще во время прохождения испытательного периода.

Создание федерального резерва управленческого персонала

Этапы процедуры:

1. Разрабатывается профиль управленческой компетенции и процесса оценки, отбора претендентов в кадровый резерв.
2. Проводится оценка и отбирается персонал.
3. Осуществляется мониторинг кандидатов работе и обучение.
4. Оцениваются резервисты перед назначением на должности.

Роль работы с резервом кадров определяется распоряжением Председателя властей России от 22 апреля 2010 № 636-р (о программе федерального уровня по подготовке и переподготовке резерва управленческих кадров).

Деятельность с резервами в управлении с работниками должна быть комплексной.

К источникам формирования кадрового резерва организации относятся:

• руководители компании;
• главный и ведущий специалист;
• специалист с наличием соответствующего образования и хорошей репутацией, отличными показателями в производстве;
• молодой специалист, что успешно прошел стажировку.

Различают резервы развития и руководства. Деятельность по созданию федеральных резервов управленческих кадров ведется в соответствии с поручениями президента России от 1.08.2008 № Пр-1573.

Такого плана резерв представляет базу данных:

• высокопрофессионального и перспективного персонала федерального органа исполнительных властей;
• госоргана субъекта России;
• государственной корпорации;
• компаний, список которых устанавливает правительство РФ, что рекомендованы руководителями определенных государственных органов и предприятий.

Есть 3 уровня федерального резерва:

Высший	Руководство госоргана федерального и регионального уровня, госкорпорации и фирмы (стаж должен быть не меньше 6 лет, возраст – не старше 60)
Базовый	Руководство средней ступени государственного органа федерального и регионального уровня и других структур (стаж должен составлять от 3 лет, возраст – не больше 45)
Перспективный	Государственный гражданский служащий, сотрудник государственной корпорации, компании (возраст – до 35)

Как попасть в президентский резерв?

Сейчас попасть в президентский кадровый резерв может практически каждый за счет используемо программы, что принята правительством по приему работников, что могут претендовать на получение ведущей федеральной должности.

Президентская сотня и тысяча состоит из:

• представителей территориальной и местной власти;
• научных работников;
• ведущих бизнесменов;
• членов общественной и образовательной организации.

В кадровый резерв обычно включают лиц, которые не очень известны, но проявили себя, как отличные знатоки своего дела.

Чтобы сформировать такой почетный резерв, создают специальную комиссию, которая состоит примерно из 100 человек.

Комиссия и будет осуществлять отбор претендентов в резерв из всех отраслей общественной жизни. Обязательное условия для каждого кандидата – возрастной ценз.

Претенденту должно быть не меньше 25 лет, но и не больше 50. Он должен иметь соответствующее образование и квалификацию в своей сфере. Это может быть:

• директор;
• ректор;
• старший научный работник;
• экономист и т. д.

Партийную принадлежность и пол не учитывают. Такие ограничения будут противозаконными.

Предполагают, чем чаще имя человека упоминается в рекомендациях экспертов, тем больше у него возможностей попасть в президентский резерв.

Сформированный список каждый год пересматривается. Изменения могут вноситься и в середине такого периода, к примеру, если лицо скомпрометировало себя в обществе.

В любое время члены сотни резерва президента могут быть выдвинуты на должность губернатора, представителей президента, советников.

Пофамильное формирование (список кандидатов) публикуется на специальном сайте Кремля, который посвящен данной теме. Резерв формируется в соответствии с поручениями от 1.08.2008 № Пр-1573.

Предложения на выдвижения могут исходить от должностных лиц Администрации президента, членов властей, руководителей федерального государственного органа

Создание кадрового резерва – процесс, который осуществляется в соответствии с определенными правилами.

И каждый руководитель такие правила обязан помнить наизусть. Хотя, конечно, вас никто не обязывает создавать такой резерв в своей организации.

Но не пренебрегайте такой возможностью, так как она имеет больше преимуществ, чем недостатков.