Представительские расходы при исчислении налога на прибыль

Уменьшить доходную часть можно на сумму представительских расходов, полученных предприятием.

Содержание

• Общие сведения:
• Налоговый учет
• Представительские расходы для налога на прибыль

Расходы на представительские нужды должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Общие сведения: ↑

Представительскими считаются расходы на проведение официальных мероприятий с обеспечением документами трат мероприятия.

Предельная величина допустимых расходов определяется величиной 4% от расходов на заработную плату работников.

Сумма заработной платы определяется в отчетном или налоговом периоде, но не может превышать величину годового вознаграждения работникам.

НК РФ установил позиции, затраты по которым не входят в состав представительских:

1. Расходы на развлечения или отдых.
2. Лечение и профилактику заболеваний.
3. Плата за проживание в гостинице представителей партнеров или учредителей.
4. Оплата билетов железной дороги или авиаперелета, визы представителей делегации.

Не допускается списывать на затраты расходы по украшению зала, цветы для представителей делегаций, сувениры, если только на них не присутствует брендовая символика компании.

Под сомнение инспекторами ИФНС ставится принятие сумм аренды зала при проведении мероприятий, но факт отказа можно оспорить в суде.

В ст. 264 НК РФ установлен предельный норматив, свыше которого расходы на представительские нужды производятся за счет прибыли, оставшейся после налогообложения.

Законное основание (ПБУ 18/02)

Предприятия, определившие основной системой налогообложения общий режим, начисляют и уплачивают налог на прибыль.

Организация должна вести:

• налоговый учет с оформлением налоговых регистров;
• бухгалтерский учет с составлением двойных проводок и журналов.

Бухгалтерская прибыль обычно не совпадает с налоговой прибылью. Редким исключением являются возникновение одинаковых параметров у малоактивных предприятий с упрощенным документооборотом.

Возникновение расхождений сумм объяснением различием правил учета в налогообложении и бухучете.

Часть расходов не принимается к учету для целей налогообложения, но в бухгалтерском учете принимается всегда при наличии оправдательных документов и обоснованности расходов.

Возникновение расхождения данных возникает при превышении лимита представительских расходов налога на прибыль, что требует применения ПБУ 18/02.

ПБУ применяется для выравнивания параметров суммовых разниц. При возникновении в организации представительских расходов, величина которых превышает допустимый законодательством лимит, возникает постоянная разница (ПР).

Постоянной разницей учитываются затраты, которые входят в состав бухгалтерской прибыли, но не включаются в расходы для определения базы исчисления налога на прибыль.

Постоянная разница лежит в основе суммы для подсчета прибыли и служит для исчисления постоянного налогового обязательства (ПНО).

Величина ПНО рассчитывается умножением ставки налога на прибыль и постоянной разницы.

Особенности определения ПНО:

• при исчислении обязательства в отчетном периоде ее отражают в учете в составе сумм для уплаты налога на прибыль;
• расчет ПНО производится в случае, если точно известно, что величина лимита представительских расходов в налоговом периоде не изменится.

Увеличение суммы предельного лимита в последующих отчетных или налоговом периоде может привести к отсутствию основания для начисления налога.

В данном случае сверхлимитная сумма расходов представляется как налогооблагаемая временная разница – ВР.

При возникновении временной разницы в учете проводится отложенное налоговое обязательство – ОНО, рассчитываемое как произведение ставки и временной разницы.

Какие расходы можно отнести к представительским?

Состав представительских расходов установлен п. 2 ст. 264 НК РФ.

Напомним, что представительскими считаются расходы, затраченные на организацию:

1. Официальных переговоров с будущими или постоянными партнерами для обсуждения сотрудничества или перспективы развития отношений.
2. Встреч с учредителями или другими представителями руководства организации.
3. Обеспечение транспортной доставки всех участников мероприятия.
4. Буфетное обслуживание в момент проведения встречи. При использовании на встрече фуршетного стола необходимо предлагать угощение во время проведения мероприятия.
5. Обеспечение услуг переводчика при отсутствии штатной должности.

Место для проведения встреч выбирается произвольно. Допускается списание в расходы трат по мероприятиям, поведенным в период командировки сотрудников.

Перечень в НК РФ приведен довольно четко, но не имеет конкретики. В статье не указано условие применения его в качестве закрытого перечня.

Документальное обоснование

К изучению законности документов, подтверждающих основание для включения сумм в расходную часть, инспекторы ИФНС относятся серьезно.

Все о группе ЕСН можно прочитать в статье: ЕСН.

Что такое ЕСН в бухгалтерии 1С смотрите здесь.

В состав документов входят:

• приказ по организации, подробно и конкретно устанавливающий необходимость и целевое назначение расходов;

Фото: приказ по мероприятию (образец)

• смета расходов, учитывающая все понесенные затраты, подписанная руководителем компании и лицом, составившим документ.

Фото: смета по мероприятию (образец)

Данные документы создаются до начала встречи и подтверждают планирование проведения мероприятия.

По окончании встречи регистрируются отчет о проведенном мероприятии, включающий информацию:

• времени и места проведения;
• плана мероприятия;
• состав участников события принимающей стороны;
• количество и состав присутствующей делегации;
• результаты встречи и потраченные суммы.

Фото: отчет по мероприятию (образец)

Дополнительно приходуются документы первичного учета, включая договора оказания услуг, акты, накладные, счета-фактуры организаций, участвовавших в проведении мероприятия.

Ряд организаций может прибегать к официальным мероприятиям регулярно. Вариантом постоянно проводимых встреч может служить заседание совета директоров по итогам года или полугодового периода деятельности организации.

Предприятие с регулярными представительскими расходами выпускает положение в начале календарного года с утверждением его руководством.

Положение о представительских расходах включают перечень целей, на которые могут производится траты, круг лиц, ответственных за подготовку мероприятия и документов, а также порядок списания расходов.

Неграмотно составленные документы, содержащие недостаточные или недостоверные данные, инспекцией ФНС в расходы не принимаются.

Проведение выездной проверки предыдущих периодов, в которых обнаружились некорректные данные, может привести к доначислению налога на прибыль, пени и штрафов.

Налоговый учет ↑

В налоговом учете представительские расходы отражаются в том периоде, в котором были произведены. При включении в расходы учитывается метод учета доходов и расходов – кассовый или начисления.

Затраты относятся к косвенным, поэтому списываются в полном объеме в сумме, допустимой предельным лимитом.

Сумма представительских расходов заносится в налоговый регистр, созданный для данных целей.

Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму налогового регистра для каждого вида расходов и утверждают их в учетной политике для целей налогообложения.

Формирование регистров при наличии разниц является обязательным.

Представительские расходы для налога на прибыль ↑

Удобным вариантом снижения расходов является предъявление для списания представительских расходов, образовавшихся при организации официальных мероприятий.

Если рассматривать нормы НК РФ, представительские расходы при налоге на прибыль это — прочие расходы, порядок списания которых установлен гл. 25 НК РФ.

При расчете

Расчет налога на прибыль производится по формуле:

Сумма налога уплачивается авансовыми платежами и окончательным платежом по итогам года.

При наличии представительских расходов суммы включаются с состав периода, в котором оприходованы или оплачены документы, подтверждающие законное основание для списания.

Пример 1

Рассчитаем величину представительских расходов при поведении мероприятия ООО «Камея» в сумме 5 000 рублей в феврале 2020 года.

Фонд заработной платы компании за январь-февраль 2020 года составил 200 000 рублей. Сумма представительских расходов списывается в полном объеме в бухгалтерском и налоговом учете.

Пример 2

Представительские расходы в организации ООО «Березка» составили в декабре 2013 года 10 000 рублей на расходы по проведению официального приема потенциальных партнеров.

Сумма начисленной заработной платы за налоговый период (год) составила 150 000 рублей.

Допустимая величина расходов для целей налогообложения с учетом ограничения в 4% составила:

6 000 рублей (150 000 * 4 % = 6 000).

Сверхлимитная сумма 4 000 рублей относится к постоянной разнице. Постоянное налоговое обязательство составило:

4 000 * 20 % = 800 рублей.

Единый социальный налог заменен на страховые взносы. Читайте об этом подробнее в статье: начисление ЕСН.

Какие КБК по ЕСН должны знать ИП смотрите здесь.

Что такое регрессивная шкала по ЕСН? Читайте здесь.

Представительские расходы учитываются при подсчете налога на прибыль в сумме, ограниченной установленным лимитом – 4 % от фонда заработной платы.

Сверхлимитные суммы списываются за счет прибыли после налогообложения. Для предотвращения искажения данных в бухгалтерском учете применяют ПБУ 18/02.