Как осуществляется работа с бланками строгой отчетности

При использовании бланков строгой отчетности стоит знать основные требования законодательства к формам таких документов, хранению и учету. Разберемся, как осуществляется работа с данным видом документации.

Каждая фирма, которая не использует контрольно кассовые машины, обязана все равно отражать операции, связанные с платежами. А для этого можно применять бланки строгой отчетности.

При использовании БСО стоит придерживаться определенных правил, установленных правительством.

Содержание

• Общие моменты
• Что относится к бланкам строгой отчетности (перечень)
• Особенности работы с формами
• Возникающие нюансы
• Частозадаваемые вопросы

Нужно знать не только, когда и какой бланк заполнить и выдать, а также как его хранить, списывать и уничтожать. Важно также правильно осуществлять бухучет бланков строгой отчетности.

Общие моменты ↑

Выясним, какое определение дается бланкам строгой отчетности в нормативной документации Российской Федерации.

Важно также понимать, какие их виды существуют. А для этого укажем, на какие нормы законодательства стоит опираться при рассмотрении данного вопроса.

Что это такое?

Бланками строгой отчетности называют документы, с помощью которых регулируется работа ИП и компаний. Они используются вместо кассового чека (не путайте с товарным чеком).

То есть, это документ, что подтверждает получение оплаты денежных средств. Это также форма, что является основой соответствующих документов.

В бланках строгой отчетности отражают данные, что подтвердят правоотношения компании и получателя услуги.

Нельзя такие документы применять, если получатель услуги – это юридическое лицо, а также осуществляя куплю-продажу товара.

Требование к бланку строгой отчетности – он должен изготавливаться типографией и иметь основную часть и корешок, который останется в фирме.

Бланк может быть представлен и в цифровом виде (согласно Письму Министерства финансов № 03-01-15/20962 от 5 мая 2020) при соблюдении определенных условий.

Если нет возможности сформировать бланк, что состоит из 2 частей, компания может выдать клиенту неразделенные бланки, оформив их копии.

Виды документов

Во многих отраслях (в туризме, страховании и т. д.) используются формы, что утверждены правительством. Это:

• квитанции на получение страховых премий;
• сохранные квитанции;
• залоговые билеты;
• туристические путевки;
• кинобилеты;
• абонементы;
• талоны;
• квитанции, подтверждающие оплату услуг;
• экскурсионные путевки и т. д.

Плательщик налогов вправе разрабатывать свои бланки строгой отчетности, но с соблюдением ряда условий.

Обязательно наличие таких реквизитов:

• названия документа;
• серии и шестизначного его номера;
• названия компании с указанием ИНН, номера свидетельства и регистрации;
• месторасположение предприятия;
• вида предоставляемых услуг;
• стоимости;
• размера платежа, что был получен наличностью или платежными картами;
• даты оплаты и подготовки документа;
• должности с отражением ФИО ответственных лиц, что выдавали документ;
• печати и подписи должностного лица.

Единый перечень видов бланков в федеральном законодательстве не прописан. Но в любой ситуации в качестве бланка строгой отчетности может быть применим документ, что приравнивается к кассовому чеку.

Об этом сказано в пункте 2 Постановления властей России № 359 от 6 мая 2008.

Правовая база

Актуальная нормативная документация:

1. Федеральный закон от 22 мая 2003 № 54.
2. Постановление Госстандарта России от 28 июня 1993 № 163.
3. Вышеуказанный закон № 359.
4. Книга учета БСО, что утверждена для бюджетных учреждений Приказом Министерства финансов от 23 сентября 2005 № 123н.
5. Приказ Минфина от 13 июня 1995 № 49.
6. Постановление властей Российской Федерации от 18 августа 1998 № 88.

Что относится к бланкам строгой отчетности (перечень) ↑

Правительство утвердило более 100 образцов, что относятся к БСО. Самые распространенные можно сгруппировать в соответствии с отраслью экономики, где документ используется.

Особенности работы с формами ↑

Правила работы с бланками, в том числе порядок их учета и хранения, рассматриваются Положением № 359. Очертим общие моменты.

Рассмотрим все такие нюансы подробнее.

Где их взять?

Изготавливать бланки должны сами предприниматели и ООО. Но где их заказать?

В Постановлении от 14 февраля 2009 № 112 говорится, что БСО могут изготавливаться в типографии или с помощью автоматизированной системы

В первом случае отражается на каждой форме производитель и количество изготовленных экземпляров тиража. Иногда нужна защитная полиграфия – голограммы, водяной знак. Присваивается уникальный номер и серия.

Если применяют автоматизированную систему, нужно предусмотреть:

• защиту от незаконного доступа;
• способность фиксации, идентификации, хранения каждой операции не менее 5 лет;
• возможность хранить уникальные номера и серии при оформлении и выпуске бланков.

Для разработки бланков строгой отчетности обращаются в профильные компании или министерство, которые занимаются вопросами данной отрасли.

Методы, применяемые для анализа финансовой отчетности смотрите в статье: анализ финансовой отчетности.

Порядок сдачи отчетности в Росприроднадзор в 2020 году, читайте здесь.

Для того чтобы можно было утвердить новую форму, подают ряд документов. Документы будут действительны в течение определенного времени.

Можно найти образцы в электронном банке данных бланков строгой отчетности, если не желаете заниматься разработкой самостоятельно.

Формирование актов

Каждая операция, осуществляемая компанией, должна оформляться документально. Касается это и приема, списания и уничтожения бланков строгой отчетности. Рассмотрим, какие акты для этого формируются.

Приема-передачи (образец)

Все БСО принимаются уполномоченным лицом. И при этом стоит составить акт приемки по форме в соответствии с Постановлением властей.

В акте отражается форма документов, количество, а также данные о лице, что ставит подпись при выдаче бланка и получении. Может быть оформлена доверенность на получение документов.

Акт будет проверен при проведении инвентаризации. Возможно составление временного акта или количественного, когда бланки выдаются на неопределенный период. Пример акта:

На списание

БСО списываются, когда истечет срок их хранения, если речь не идет об испорченных или неиспользованных бланках. Порченные документы (с неправильными датами, ошибками в реквизитах и т. д.) должны храниться 5 лет.

Правительство разработало правила, в соответствии с которыми должно осуществляться списание бланков. Для этого издается сначала приказ о списании.

Ответственность при потере не устанавливается, но руководство фирмы вправе наказать ответственное лицо согласно законодательным нормам.

При списании составляется соответствующий акт (по форме 0504816), причем списание должно осуществляться в установленные сроки.

На основании результата инвентаризации формируют ведомость расхождений, по которому и будет составляться акт. Формирование возможно от руки или при помощи автоматизированной системы.

Отражают наименование организации, ИНН, ОКПО, данные о должностном лице. Вписывают правовые документы о том, что создается комиссия и указывается ее состав.

Далее стоит заполнить таблицу, отражающую:

• номер БСО;
• серию;
• причину списания;
• дату, когда бланк будет уничтожен;
• подпись, дату составления акта.

Когда бланки будут списаны, их еще хранят на протяжении определенного периода. Акт передается бухгалтеру, который проведет учет по выбытию

Об уничтожении бланков

Использованные документы или отрывные корешки пакуют в мешки, опечатывают их и хранят. По истечению срока хранения с момента инвентаризации БСО уничтожают и составляют акт о том, что документы списываются.

Уничтожение осуществляется такими способами:

• разрываются бланки вручную;
• используются шредеры;
• бланки сжигают;
• передают документацию специализированному предприятию.

Проведение инвентаризации

Проверку документов БСО проводят в срок осуществления инвентаризации наличности, что находится в кассе (согласно пункту 17 Постановления 359).

Проверяется наличие БСО по виду бланков, учитывая начальные и конечные номера, а также по местам, где хранятся и ответственному материально лицу (пункт 3.41 Приказа Министерства финансов от 13 июня 1995 № 49).

Мероприятие проводит инвентаризационная комиссия, что работает постоянно (пункт 2.2 Приказа № 49). В ее состав входят:

• представитель руководителя фирмы;
• бухгалтер;
• иной специалист, который уполномочен решать задачи в пределах проведения инвентаризации БСО.

Чтобы отразить результат проверки, используется форма ИНВ-16, что была утверждена Постановлением от 18 августа 1998 № 88.

Но такая форма используется не в обязательном порядке. Однако данный документ удобен тем, что позволяет фиксировать результат инвентаризации.

До проведения инвентаризации от материально ответственного лица составляется расписка, что будет включена в опись.

Если есть бланки документации, что нумеруются одним номером, составляется комплект с отражением количества образцов.

Инвентаризационная опись ценных бумаг бланков строгой отчетности, подготовленная на базе ИНВ-16, формируется в 2 экземплярах – один оставляется у работника бухгалтерии, второй – у человека, что несет ответственность за хранение.

Хранения бланков на предприятии

Все бланки строгой отчетности должны храниться в специально обустроенном помещении. Обязательно обеспечение условий, при которых исключается возможность порчи и хищения документов.

В конце дня место хранения опечатывают и ставят пломбу (пункт 16 Положения). Мешки с ксерокопиями документации сохраняют не меньше 5 лет.

Только после этого бланки могут быть уничтожены на базе акта, что составит комиссия (пункт 19 Положения).

Комиссия должна осуществлять контроль за тем, правильно ли организовано хранение БСО. Проверяется, все ли есть копии бланков, сверяется их количество с тем, что отражено в соответствующей документации.

Возникающие нюансы ↑

Есть некоторые особенности при работе с бланками строгой отчетности, о которых стоит помнить.

Касаются они компаний, что применяют упрощенный режим налогообложения, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и бюджетных учреждений.

При УСН

Компания на УСН вправе применять бланки при предоставлении услуг населению (подпункт 2 ст. 2 ФЗ № 54).

Плательщики на упрощенке затраты на покупку БСО не учитывают в базе, что облагается налогом. Учет затрат осуществляется с учетом вида бланков.

БСО, что имеют утвержденную форму и применимы в конкретной отрасли, учитывают по особым правилам.

Если бланки используют вместо ККМ, учет осуществляется либо в затратах, что связаны с покупкой канцтоваров, или в материальных затратах.

НДС по бланкам включают в состав затрат в цену БСО. Расходы на покупку бланков будут включены в затраты после того, как будут оплачены.

Для ООО

ООО вправе отказываться от использования ККМ в пользу бланков строгой отчетности. Форму бланков можно использовать с учетом вида услуги, что предоставляются.

БСО могут применяться, если компания предоставляет услуги населению. Такие виды деятельности прописаны в ОКУН.

Есть и услуги, что не отражены в ОКУН, но при их предоставлении фирма также может использовать бланки.

Такое право оговаривается в Письме Министерства финансов № 03-01-15/39118 от 20.09.2013 и Письме налоговой службы № ЕД-4-2/4329@ от 7.03.2014.

Это, к примеру, юридические, консультационные услуги и т. д. Бланки строгой отчетности могут использоваться исключительно при оказании услуги физическому лицу.

При сотрудничестве с ООО нужен будет кассовый чек, если составлялись договора на предоставление определенных услуг. Если такого контракта нет, тогда можно выдавать БСО.

Для ИП

Если ИП не планирует применять ККТ, тогда нужны БСО. Предприниматель, что применяет бланки, должен вести журнал, в котором они будут регистрироваться. Так осуществляется учет движения всех таких документов.

Журнал может быть составлен произвольно, но в его содержании обязательно отражается объективная и полная информация о бланках, что были использованы.

В бюджетном учреждении

Бюджетное предприятие ведет учет бланков на внебалансовых счетах (003) согласно ст. 337 Инструкции по бюджетному учету (Приказ № 157н от 1 декабря 2010).

Ведение аналитического учета осуществляют по месту хранения и материально ответственному лицу на субсчете «Бланки на складе», «Бланки выданные», «Бланки, что использованы на хранении» по условной стоимости.

Фактическую цену БСО бюджетного учреждения списывают на затраты по коду 226 «Прочие услуги», основываясь на экономический классификатор затрат (Приказ № 190н от 28 декабря 2010).

Бланки характеризуются определенной степенью защиты, строгой нумерацией. Их изготовление и хранение осуществляется в соответствии со специальными правилами.

Частозадаваемые вопросы ↑

Нередко задается вопрос о том, обязательно ли регистрировать раздработанные бланки в налоговой службе, а также как осуществлять учет документов и т. д. Ответим на несколько вопросов.

Нужно ли их регистрировать в налоговой?

БСО давно не регистрируются в ФНС. Компании могут применять бланки, что разрабатывают самостоятельно, или что разрабатывают иные предприятия.

Главное, чтобы все реквизиты соответствовали установленным требованиям. Утверждать и согласовывать формы с налоговым инспектором не нужно.

Такого требование не устанавливается Постановлением № 171 и 54-ФЗ.

На каком счете учитываются?

Используют проводки и способ налогового учета с учетом назначения бланков. Если БСО предназначены для собственного использования, то применимы следующие счета:

А затем используют проводки:

Применяются и такие проводки:

Является ли товарный чек и электронный билет документом строгой отчетности?

Товарный чек – документ, что является доказательством совершения покупки. Это дополнительный документ к кассовым чекам, где отражены купленные услуги и товар.

Нет четко установленной формы товарных чеков. А это значить, что при их изготовлении компании имеют достаточную свободу.

Товарный чек не относится к бланкам строгой отчетности, поскольку выполняет вспомогательные функции.

Образец такого документа можно отыскать на просторах интернета, хотя можно разработать и самостоятельно. Что же касается электронного билета? Разберемся, относится ли такой документ к БСО.

Какие отчеты нужны для социального работника узнайте из статьи: социальная отчетность.

Какая предоставляется банковская отчетность, читайте здесь.

Как это внутренняя управленческая отчетность, смотрите здесь.

В том случае, когда электронные билеты отражают итоговый показатель стоимости перевозки, формы оплату, тогда они считаются бланками строгой отчетности.

Об этом сказано в Письме Министерства финансов РФ от 26 сентября 2012 № 03-07-11/398. Основываясь на показатели документов такого типа, предприятие сможет принимать НДС к вычету.

Если вы относитесь к категории компаний, которые обязаны оформлять бланки строгой отчетности, то должны запомнить, какие бывают БСО, где их взять, как с ними работать.

Опирайтесь на подсказки, указанные выше. Но не забывайте, что главное – придерживаться законодательства России, то есть актуальных Постановлений и Приказов.

Хотя строгих требований и не выдвигается чиновниками к бланкам, но, все же, желательно придерживаться определенных правил.