Порядок проведения кадрового аудита организации

Аудит кадровой документации – необходимая профилактическая мера, благодаря которой документы по квалифицированным работникам находятся в полном порядке, не запускаются дела.

Содержание

• Важные аспекты
• Как провести кадровый аудит на предприятии

Законодательными актами РФ определена процедура проведения аудита организации.

Важные аспекты ↑

Проверка документации по трудящимся организации проводится в некоторых случаях:

Что это такое

Кадровая документация – перечень документов, используемых работниками бухгалтерии для предоставления отчетности в различные организации, включая ПФР.

С ее помощью производится расчет отпускных, заработной платы, льгот. Действующим законодательством определен порядок ведения документации.

Аудит – всесторонняя оценка, проверка деятельности организации профессионалом, независимыми экспертами.

Является методом наблюдения за работой предприятия и инструментом управления, с помощью которого возможно разрешить возникающие споры.

Путем проверки состояния дел на предприятии решаются следующие задачи:

• получение объективной оценки положения дел в области кадрового делопроизводства;
• выявление нарушений закона;
• определение способности персонала работать в соответствии с выбранной стратегией;
• обнаружение риска и ответственности;
• законное устранение нарушений;
• предупреждение возникновения конфликтных, спорных ситуаций путем восстановления недостающей документации;
• оценивание сотрудничества руководства с наемными работниками организации;
• минимизирование рисков.

Аудит кадрового делопроизводства проводится на основании важных принципов — профессионализм, достоверность, объективность, независимость, честность, сопоставимость с международными нормами права.

Какие бывают виды

Оценка состояния дел может быть нескольких видов:

1. Целевая.
2. Выборочная.
3. Полная.

Целевой аудит

Во многих случаях более предпочтительный вид проверки – целевой аудит. Предоставляются данные по двадцати работникам. Перечень трудящихся определяется руководителем предприятия.

Состоит из специалистов различных категорий:

• рабочие;
• руководство;
• трудящиеся с большим стажем;
• граждане другой страны;
• недавно устроившиеся.

Метод проверки обладает преимуществами:

1. Невысокая стоимость работы.
2. Занимает немного времени.
3. Быстрое выявление нарушений.
4. Проверка всех нормативных актов за короткий промежуток.

Если не выявлено несоответствий с законодательством, отпадает надобность проведения полного аудита.

Когда итогом оценки стало нахождение многочисленных нарушений в отношении большинства работников, возникает необходимость провести проверку по другим трудящимся.

Выборочный аудит

Во время оценки состояния дел организации обращается внимание на вид выявленных нарушений и приводится несколько примеров.

Метод неудобен, поскольку не дает полной картины нарушений, что не позволяет их быстро исправить. Тем не менее, он менее затратный по финансам и времени.

Полный аудит

Заключение экспертов содержит указания на все расхождения с законодательной базой, перечисления всех бумаг с указанием реквизитов.

Результат – возможность быстро исправить все недочеты, не тратя дополнительного времени на поиск ошибок. Недостаток метода – связан с большими финансовыми затратами.

Правовая база

При проведении проверки кадровых документов рекомендуется принимать во внимание нормативные акты:

1. Постановление Правительства № 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках».
2. Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.10.
3. Постановление Минтруда № 69 от 10.10.03.
4. ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.06.
5. Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04.
6. ГОСТ Р 6.30-2003.
7. ТК РФ.

Помимо выше перечисленных документов делопроизводство, трудовые отношения регламентируются ведомственными нормативными актами. Все они подлежат изучению и применению.

Как провести кадровый аудит на предприятии ↑

Законодательством не закреплены правила проведения внутренней оценки состояния дел на предприятии. Руководство свободно в определении объема, способов, оснований, объема внутренней проверки.

Чаще используется следующий план проведения аудита:

1. В интервью с руководством определяются цели проверки.
2. Формируется график и план.
3. Составляется список документов, подлежащих оценке.
4. Анализируются кадровые документы по категориям сотрудников.
5. Проверяются личные дела.
6. Обрабатываются полученные данные.
7. Составляются отчеты.

Инициатором проведения оценки может выступать:

• заместитель руководителя;
• директор.

Одновременно с анализом кадровой документации при проведении кадрового аудита изучаются
локальные нормативные акты, касающиеся проверяемых бумаг.

Весь процесс излагается на бумаге. По окончании подготавливается экспертное заключение, которое должно содержать важные сведения:

• основания проведения аудита;
• поставленные задачи и цели;
• уполномоченные лица;
• метод оценки;
• последовательность исследования предоставленной документации;
• предписания в отношении оформления результатов;
• выявленные нарушения;
• способ исправления ошибок;
• указание возможных рисков.

Как только экспертное заключение готово, оно передается на вычитку специалисту, который не участвовал в его составлении. Далее, с ним знакомится руководитель предприятия.

Если надобность проведения проверки появилась в связи с увольнением специалиста кадровой службы, к заключению дополнительно прилагается акт приема-передачи ведения дел с перечнем трудовых книжек.

Образец приказа

На первом этапе руководство предприятия издает приказ о проведении внеплановой проверки с указанием проверяющей комиссии, темы оценки.

Его содержание доводится до сведения ответственного за работу отдела кадров. Назначенный специалист подготавливает и представляет необходимые документы для организационно-кадрового аудита.

Образец приказа:

Фото: приказ о проведении кадрового учета

Применяемые методы

Известно несколько способов проведения оценки документации:

Доверенное лицо должно:

1. Хорошо знать установленные законодательством нормы психологии, трудовых отношений, социологии;
2. Уметь управлять трудовыми ресурсами, мотивировать персонал к деятельности, прогнозировать;
3. Владеть методами и приемам прикладной социологии;
4. Знать, как анализировать трудовые показатели, выявлять резервы для повышения эффективности выполнения работы;
5. Использовать методы нормирования труда, отдыха;
6. Разрабатывать проведение социологических исследований в коллективе;
7. Составлять штатные расписания, договора;
8. Уметь правильно принимать профессиональные решения, принимая во внимание экологические, экономические последствия, формировать кадровую политику компании;
9. Проводить проверку квалификационного уровня работников.

Для составления точной картины состояния дел на предприятии используются следующие методы проверки:

• аудит документации;
• анкетирование руководства;
• групповые дискуссии;
• экстраполяция.

Самостоятельно

Компании, относящиеся к субъектам малого бизнеса, предпочитают проводить аудит персонала собственными силами.

Каковы критерии обязательного аудита для ООО в 2020 году смотрите в статье: критерии обязательного аудита.

Кто подлежит обязательному аудиту в 2020 году, читайте здесь.

Благодаря этому кадровые работники получают возможность обнаружить, исправить допущенные неточности, тем самым повысить профессиональный уровень.

Этот метод имеет и отрицательные стороны:

Дабы этого избежать, лучше создать собственный отдел аудита. Для этого нужно разработать и утвердить внутренние нормативные акты:

С помощью специальных служб

Приглашение внешних консультантов позволяет получить дополнительные знания, ознакомиться с новым опытом, сэкономить время. Для их плодотворной работы понадобится создать соответствующие условия.

Обязанности проверяющих лиц включается:

1. Анализ состава кадровой документации.
2. Изучение документирования трудовых отношений.
3. Оценку соответствия оформления бумаг требованиям действующего законодательства.
4. Анализ систематизированного учета и хранения архивов.

Особенности проверки документации

Законодательством не установлено, какие документы являются обязательными для кадровых служб всех предприятий.

Однако существует необходимые для любой организации:

Проведение анализа кадровой документации

Проведение проверки предоставленной документации происходит в нескольких направлениях:

1. Проверка наличия всех документов.
2. Определение присутствия оснований для издания приказов.
3. Оценивание ведения бланков в соответствии с нормами и требованиями действующего законодательства.
4. Обнаружение и восстановление недостающих записей.

Особое внимание уделяется хранению и оформлению трудовых книжек:

1. Ответственное лицо назначается соответствующим приказом руководителя фирмы.
2. В книге учета обязательно регистрируется приход и выбытие документов.
3. Записи аккуратно, без сокращений, пастой синего/черного цвета вносятся на основании определенных приказов.
4. Данные дублируются в личные карточки сотрудников.
5. Книжки хранятся в несгораемом сейфе.

Когда проведена сверка наличия документов, проверяется их составление:

• подписи руководителя и сотрудников на всех приказах;
• нумерация всех листов книг учета и журналов;
• опломбирование, заверение личной подписью руководителя соответствующих бланков;
• заполнение всех граф;
• отсутствие помарок, исправлений.

Помимо проверки документации производится анализ процедур. Таких как:

• перевод;
• предоставление очередного отпуска;
• прием на должность;
• изменение условий трудового соглашения;
• применение дисциплинарного взыскания;
• командирование;
• расторжение трудового соглашения;
• предоставление отпуска по родам, беременности, уходу за несовершеннолетним ребенком.

Анализ потенциала

Заключительный этап – обобщение, представление оценочных результатов. В отчет помимо рекомендаций по исправлению недочетов, ошибок могут включаться советы по совершенствованию управления персоналом, внедрению новых технологий.

В каком порядке необходимо проводить обязательный аудит узнайте из статьи: как проводится обязательный аудит.

Какого размера штрафы при обязательном аудите для ООО в 2020 году, читайте здесь.

Как часто необходимо проводить обязательный аудит, смотрите здесь.

В этот документ входят рекомендации по модернизации рационального использования потенциала работников, улучшению деятельности кадровой службы, стратегии ее развития.

Правильно организованная проверка способствует повышению результативности труда на конкретном производстве. Весь порядок проведения кадрового аудита организации регулируется в основном ТК РФ и другими нормативными актами.