Как делается коммуникационный аудит

Если вы не знаете, как делается коммуникационный аудит, вам будет полезна следующая информация. Выясним, что это такое, когда и кем проводится, какова роль такой проверки.

Корпорация может быть успешна, если будет отвечать требованиям целевой аудитории, чувствовать ее настроения.

Содержание

• Общие моменты
• Как провести коммуникационный аудит?
• Возникающие нюансы

От уровня успешности коммуникация и обратных связей зависит судьба предприятия. Возможен поиск клиентуры, путей сбыта, осуществление продажи.

Общие моменты ↑

Нет единого определения коммуникационного аудита. Но, все же, опишем, что имеют в виду, когда говорят о такой проверке.

Основные определения

С помощью коммуникационного аудита можно получить точные данные о деятельности фирмы с точки зрения общественности. Можно определить, как представлена компания, где имеет место расхождение интересов и взглядов аудитории и фирмы.

Аудит – независимая экспертиза работы фирмы, что проводится профессионалом. По итогам проверки можно принять квалифицированное управленческое решение. Это аналитическая работа по исследованию.

Коммуникационный аудит – это комплексное изучение, что выполняется сторонним специалистом, внешнего и внутреннего коммуникационного потока, что проходит через предприятие.

Исследуются коммуникационные каналы, что позволят систематизировать данные о бренде и представлять образ предприятия, что сложился в целевой аудитории.

Предполагается работа с данными, когда собирают данные, анализируют их, оценивают. На основе таких данных делают конечные выводы и оценки.

Зачем он нужен?

Благодаря аудиту можно:

• дать оценку состояния отношений предприятия с целевыми аудиторами;
• анализировать, какого качества отношения с партнерами и контрагентами;
• формировать цели и задач предприятия;
• получить полную картину репутации;
• определять степень корпоративной культуры.

Есть несколько функций коммуникационной проверки:

• оценочная;
• управленческая стратегическая;
• прогнозная;
• информационная

Целью аудита является оценивание активности коммуникаций предприятия, чтобы разработать и принять управленческое решение, что направлено на создание и поддержание позитивного имиджа.

При аудите проводят:

• ревизию активного коммуникационного канала организации;
• мониторинг СМИ и неформального канала;
• SWОT анализ коммуникаций фирмы;
• анализ коммуникаций внутри предприятия;
• диагностику культуры корпорации.

Законные основания

Основными законодательными актами являются:

1. ФЗ от 19 июля 1995, 20 июля 2004, О персональных данных от 14 июля 2006.
2. ФЗ О СМИ от 27 декабря 1991.
3. ФЗ О рекламе.
4. ФЗ № 307 (об аудиторской деятельности).

Как провести коммуникационный аудит? ↑

Проводят, если есть сбои в работе системы. Исследуют, какая причина этому. Проводят неформальное исследование – накапливают факты, публикации и иные материалы, наблюдения, как взаимодействует субъект с целевой аудиторией.

В чем его сущность?

При грамотном построении коммуникаций возможна мотивация работников, формирование общей атмосферы единения, преодоления конфликтов, создания отношений сотрудничества, что направлены на решение задач.

Можно проводить поверхностный обзор порталов консалтинговых предприятия, РR агентств, что предлагают ряд коммуникационных услуг. Станет ясно, что общего определения аудита не существует.

При коммуникационной проверке рассматриваются внутренние коммуникации. Не принимается во внимание внешнее взаимодействие. Диагностируется репутация компании, чтобы можно было разработать стратегию по управлению репутацией.

С помощью аудита можно дать оценку того:

С его помощью:

• оценивают текущую РR-деятельность;
• анализируют цели руководителей и коммуникационных методов;
• выявляют ключевые проблемы;
• диагностируют имидж;
• разрабатывают общую коммуникационную стратегию.

Виды проверки:

• текущая информационная проверка того, насколько эффективны внешние коммуникации фирмы;
• текущая проверка коммуникаций внутри корпорации;
• комплексная коммуникационная проверка, позволяющая диагностировать имидж и репутацию фирмы;
• итоговая информационная проверка определенного проекта, программы, акции.

Направления работ:

• проводят ревизию активных коммуникационных каналов;
• осуществляют SWОT анализ;
• проводят диагностику корпоративной культуры;
• анализируют коммуникации предприятия и т. д.

Кем осуществляется?

Зачастую компания обращается в специализированные компании, которые возьмут на себя обязательства по проведению аудита. Работник такой фирмы приедет на фирмы и составит бриф на проверку, а также определит цель осуществления процедуры.

Специалист распланирует бюджет, поможет с развитием связей со СМИ, проведет мероприятия по созданию имиджа, увеличит лояльность клиентуры и т. д. Аудит проводит также независимый эксперт.

Элементы проверки

Возможно проведение:

При аудите проводится исследование:

• информационных источников;
• аудиторий pr и ретрансляторов данных;
• инструментов и каналов коммуникации;
• частоты PR-коммуникаций;
• процессов подготовки и контроля данных;
• необходимых ресурсов.

Обычно при проверке проводится мониторинг СМИ, интервью с работниками фирмы, опрашиваются отраслевые эксперты.

Аудит должен быть:

• системным;
• управленчески целесообразным;
• рациональным и гибким.

Документирование процесса

При документировании аудита стоит руководствоваться международными стандартами (230).

Правила предусматривают обязательное оформление данных, что важны для формирования доказательств, которые подтвердят мнение аудитора.

Как проводится аудит эффективности использования бюджетных средств смотрите в статье: аудит эффективности.

Порядок проведения аудита, читайте здесь.

Используются определенные рабочие документы – материалы, что являются необходимыми при планировании и осуществлении проверки, надзоре за работой аудиторов, а также те, что содержат аудиторские доказательства.

В документах должны отражаться объемы, характер работ, сроки, результаты. Но не стоит документировать абсолютно все вопросы.

Рабочие документы должны составляться таким образом, чтобы можно было получить данные о проведенных мероприятиях, причине принятия принципиального решения.

В рабочей документации отражаются данные такого плана:

• организационная структура компании;
• выдержка документы, соглашения, протокола;
• данные об отраслях, экономической среде;
• анализ операций, остатка по счету бухучета;
• данные о процедуре и результате;
• копию сообщения, что направляется иному аудитору, третьему лицу;
• доказательство того, что аудитор понимает систему бухучета и внутреннего контроля и др.

Документирование осуществляется на бумажных или электронных носителях. Документы должны быть полными и достоверными, чтобы можно было понять общую суть аудиторской проверки.

Ответственность за документирование несет ведущий аудитор. Он же составляет список рабочих документов, которые будут составляться при проведении проверки.

Все документы стоит подготовить до того, как создается аудиторское заключение. Срок хранения составленных бланков – 5 лет.

Возникающие нюансы ↑

Опишем, на что стоит обратить внимание при проведении коммуникационного аудита, а также какие нюансы могут возникнуть в определенных ситуациях.

Проверка коммуникационных потоков университета

Проверка основывается на управляющих принципах обратной связи. С каждым годом потребность в специалистах-аудиторах увеличивается, поскольку растет число виртуальных представительств учреждений, меняется технология презентаций и эффективной организации работы.

Методология проверки применяется к анализу различных аспектов и обмена данными университетских корпораций. Благодаря аудиту становится ясна картина с репутацией университета, уровнем открытости в управлении, успеха научной политики.

Проверка основана на оценивании виртуальных сетевых образов, что соответствуют современным требованиям эффективной коммуникации.

Формируется эго-сеть, когда аспектируются различные формы работы корпораций к глобальной среде сети. Осуществляется разработка сайта, что поможет укрепить имидж.

Грамотное планирование сайта является мощным управленческим узлом, что может обеспечить сетевое единство связей и отношений.

При оценивании того, насколько эффективны коммуникации университета, важно определение эстетических параметров моделей сайтов, а также методической и информационной базы.

Разрабатывается новый опыт художественного выражения и идентификации. При исследовании внешних и внутренних информационных потоков могут использоваться определенные сервисы.

В процессе анализа могут выявить закономерность и различие при восприятии университетского образа университетов у студентов разных учреждений.

Анализируя коммуникационные реакции и поведение участников сообществ, формулируют рекомендации для работников PR-службы университета относительно повышения лояльности и уровня вовлеченности студентов во внутренние коммуникации.

Используют автоматизированную систему мониторинга. В результате определяют, какой реальный образ учреждения, выявляют и измеряют оценочные отношения к корпорации. Выявляют слабые места информационной политики.

В организации

При аудите образа предприятия в его рамках можно определить, как относятся к фирме работники. Ведь от настроя персонала зависит, успешна ли будет организация.

При коммуникационном аудите проверяют, удовлетворены ли сотрудники условиями, политикой предприятия, корреляционным уровнем личностных ценностей с корпоративными.

Возможно определение ситуативного поведения фирмы, путей улучшения компании в плане коммуникаций и в бизнес-процессе.

Устанавливают цель, задачи, срок кампании, анализируют качество отношений с контрагентами, государственными инстанциями, определяют, какая степень корпоративной культуры.

В результате определяют:

• известна ли фирма, узнаваема и цитируема ли;
• какова репутация;
• образ руководителя и уровень персональной популярности;
• совпадения с предпочтением эксперта в данной ситуации и т. д.

Исследуют СМИ, дилеров и потребителей, орган власти, партнеров. Затем анализируют внутрикорпоративные коммуникации.

В связях с общественностью

Выполняется ряд задач:

• дают оценку эффективности деятельности с конкретными каналами массовых коммуникаций;
• анализируют реальный имидж;
• оценивают, насколько активна организация в информационном плане;
• оценивают эффективность работы со СМИ.

Исследования связей могут быть качественными и количественными. Анализ должен быть направлен на конкретные сегменты – целевые аудитории. Результат должен быть точным и объективным.

Про аудит расчетов с персоналом по оплате труда узнайте из статьи: аудит расчетов по оплате труда.

Как провести аудит расчетов с покупателями и заказчиками на примере ООО, читайте здесь.

Как выглядит общий план аудита, смотрите здесь.

Методы, что могут использоваться:

PR-подразделения имеют разные обязательства. Но есть стандартные функции, которые присущи всем отделам. Очертим основные моменты.

При коммуникационном аудите исследуются нарушения, что возникают в коммуникативном пространстве в компании и между фирмой и целевой аудиторией.

К примеру, задачей отдела по связям с общественностью является обнаружить сбои в коммуникационной системе.

Он также может выдвинуть предложения по восстановлению оптимальной информационной среды. Как видите, не стоит недооценивать роль проверки такого плана.