Можно ли взять отгул в счет отпуска

Осуществляя трудовую деятельность, любой работник может столкнуться с необходимостью взять отгул на работе.

Этот аспект обязательно должен быть оформлен должным образом – в противном случае отсутствие на рабочем месте будет расценено, как прогул и нарушение дисциплины.

Содержание

• Общие сведения
• Как оформить отгул в счет отпуска
• Как оплачиваются отгулы

В то же время Трудовой кодекс РФ не дает сведений о том, что представляет собой отгул. Целесообразно разобраться в том, как оформить временное отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Общие сведения ↑

Многие кадровые работники задаются вполне логичным вопросом — как правильно оформить отгул сотруднику, если трудовое законодательство не содержит сведений о том, что представляет собой отгул.

В этом случае следует отталкиваться от ежегодного отпуска, который к тому предполагает оплату, в частности:

Ежегодный отпуск дается работнику с сохранением его места и средней зарплаты на протяжении всего периода отсутствия на рабочем месте	Ст. 114 ТК РФ
Если работодатель и его наемный работник согласовали такую ситуацию, то отпуск может предоставляться сотруднику ни единовременно, а частями на протяжении всего года	Ст. 125 ТК РФ
Хотя бы одна часть такого отпуска должна быть не меньше 2-х недель, а остальные – от одного дня и более, но в пределах общей продолжительности отпуска	—

В итоге в качестве отгула работник может рассчитывать на неиспользованную часть отпуска. Так, подготавливая заявление на отгул в счет отпуска на 1 день, работник по сути использует положенный ему оплачиваемый отпуск (а точнее его часть).

В то же время предоставить отгул работнику может и сам работодатель в качестве поощрения.

Однако, как в первом, так и во втором случае оплата такого отпуска должна быть осуществлена не позднее, чем за 3 дня до фактического освобождения работника от его обязанностей (ст. 136 ТК РФ).

Что это такое

Отгул – это временное разрешенное работодателем отсутствие сотрудника на его рабочем месте, которое имеет место при возникновении определенных обстоятельств (рождение ребенка, смерть родственника, бракосочетание) или в при желании нанимателя поощрить работника.

В официальных же документах понятие «отгул» отсутствует и его замещают определениями «выходной» или «отпуск».

Последние же могут быть предоставлены работнику за пределами стандартного графика отпусков в следующих трех ситуациях:

За выполнение своих обязанностей на сверхурочных основаниях, в том числе и в выходной день	Такая ситуация бывает, когда трудовое и коллективное соглашения не предусматривают выплаты сверхурочных, или сам сотрудник отказывается от таких выплат
В качестве одного из дней ежегодного отпуска	Возможно, в том случае, если отпуск разделяется по согласованию между работником и работодателем на части
В форме отпуска без сохранения заработка	Предоставляется в экстренных случаях, исключительно с согласия самого работника

Правило оплаты перечисленных выше отгулов просты — если выходной день берется в счет ежегодного отпуска или предоставляется по инициативе нанимателя, то он оплачивается, как обычный рабочий день.

Если же сотрудник просит отгул вне отпуска, то он рассматривается как выходной без содержания и не оплачивается.

Кто имеет право

Любой работник может подготовить заявление о предоставлении ему отгула в счет отпуска или без содержания.

В то же время работодатель решает сам – предоставить ли ему освобождение от трудовых обязанностей. В тоже время существует круг лиц, которым работодатель не имеет права отказать в краткосрочном отпуске.

К числу таких граждан относятся (ст. 125 ТК РФ):

1. Участники В.О.В.
2. Пенсионеры по возрасту, продолжающие трудовую деятельность.
3. Инвалиды.
4. Супруги или родители военнослужащих, погибших в ходе выполнения своих обязанностей.

Отгулы без содержания также предоставляются для обычных работников в обязательном порядке при наличии следующих обстоятельств:

1. Вступление в брак.
2. Рождение ребенка.
3. Смерть близкого родственника.

Условия и порядок предоставления отгулов работникам в счет отпуска или без содержания обязательно должны быть прописаны в коллективном соглашении данной компании.

Законные основания

Несмотря на то, что в трудовом законодательстве не рассматривается детально такое явление, как отгул, в Трудовом кодексе все же присутствуют статьи, имеющие непосредственное отношение к этому явлению, в том числе:

Ст. 114, 115, 116	Описывают условия, особенности и порядок предоставления ежегодного отпуска с сохранением зарплаты, который может быть распределен в течение всего года
Ст. 117, 118, 119, 120	Раскрывает процесс выхода работника в дополнительный отпуск, а также возможность его дробления
Ст. 121, 122, 123, 124, 125, 126	Рассматривает порядок оформления отпуска, его оплаты, распределения, замещения денежной компенсацией
Ст. 128	Подробно разъясняет особенность отпусков без содержания и сроки предоставления их сотрудникам

На основании сведений, приведенных в указанных выше статьях кадровики оформляют отгулы сотрудниками в счет ежегодного оплачиваемого отпуска или отсутствия на рабочем месте без сохранения зарплаты.

Как оформить отгул в счет отпуска ↑

Отсутствие понятия «отгул» в трудовом праве вовсе не освобождает работников кадровых служб, работников и работодателей от обязанности грамотного оформления этого вопроса.

В общем виде оформление отгула в счет отпуска может выглядеть так:

1. Сотрудник готовит на имя работодателя специальное заявление, в котором указывает причины, побудившие его просить о внеочередном освобождении от выполнения обязанностей на несколько дней (форму заявления можно запросить в кадровом отделе предприятия).
2. К заявлению сотрудник прилагает необходимые подтверждающие причину документы – копию заявления в ЗАГС, свидетельства о смерти родственника или рождении ребенка и т.д.
3. Заявку сотрудника рассматривает руководитель компании, который должен дать свое согласие и поставить визу на документе. При отсутствии завизированного заявления освобождение работника может быть рассмотрено в качестве прогула, который в свою очередь становится причиной увольнения.
4. В кадровом отделе составляется приказ о предоставлении сотруднику отгула в форме части ежегодного оплачиваемого отпуска или без содержания.

После того, как все приведенные выше формальности соблюдены, отгул работника считается законным и действительным. В приказе руководителя при этом точно прописывается, на сколько дней предоставляется отгул.

Как правильно написать заявление (образец)

Строгих требований к образцу заявления на отгул в счет очередного отпуска, однако все же имеется ряд правил его корректного составления, в том числе:

1. В верхнем правом углу прописывается должность и Ф.И.О. директора компании, а за ним должность и Ф.И.О. сотрудника-заявителя (кому и от кого адресован документ).
2. Посередине строки выводится слово «Заявление», после чего излагается суть прошения к нанимателю. Вот пример заявления: «Прошу предоставить мне отгул в счет отпуска на 2 дня с 10.11.2015 до 12.11.2015 за ранее отработанное сверхурочно время (в связи с рождением ребенка, в связи с бракосочетанием и т.д.)».
3. В конце документа ставится дата его составления и подпись сотрудника.

Если отпуск уже использован работником, но отгул ему все-таки нужен, то он пишет аналогичное заявление с указанием «отгул без сохранения заработка».

Если бланка заявления на предприятии нет, то можно написать его от руки или набрать на компьютере, после чего распечатать на листе формата А4.

На какие сроки предоставляется?

В стандартном случае отгул предоставляется на срок 1-3 дня. Однако существуют ситуации и категории работников, которые могут рассчитывать на более продолжительное освобождение от работы, в частности:

В случае смерти близкого родственника	Рождения ребенка и бракосочетания работник может рассчитывать на отгул до 5 дней
Участники В.О.В.	Могут получать отгулы не менее 35 дней, пенсионеры – до 14 дней, инвалиды – до 60 дней в году
Супругам и родителям погибших военных отгулы	Предоставляются на срок до 14 дней в году
Работникам, обучающимся в высших и средних специальных учебных заведениях	Предоставляется отпуск до 15 дней на вступительные экзамены, 30 дней – на итоговые и до 4 месяцев на подготовку сдачу дипломной работы

При этом абсолютно все категориям работников важно помнить, что в течение года отгулы в счет отпуска и без содержания должны составлять не более 14 дней – все дни сверх этого значения будут вычтены из трудового стажа работника.

Видео: какими налогами и взносами облагаются отпускные?

Например, если работник отсутствовал в рамках отгулов на рабочем месте в течение 32 дней на протяжении года, то из его трудового стажа вычтут 18 дней (32-14=18).

Подготавливается ли приказ на отгул

В кадровых службах предприятия часто задаются вопросом — обязательно ли составление приказа в случае предоставления отгула работнику?

В этом вопросе важно учесть две ситуации:

Если отгул предоставляется в счет ежегодного отпуска или в форме отпуска без содержания	Издание приказа – обязательная процедура. Этот документ и станет основанием освобождения от трудовых обязанностей
Если отгул работника обусловлен его сверхурочной работой или переработкой в порядке поощрения	Само заявление от сотрудника составляется формально, а приказ не издается – руководитель просто ставит визу-одобрение

В первом случае приказ руководителя по форме абсолютно идентичен аналогичному документу о предоставлении отпуска.

Если в счет неотгуленного отпуска

Отгул позволяет работнику официально отсутствовать на рабочем месте. Однако в лучшей ситуации оказываются те сотрудники, которые не успели использовать в полном объеме свой ежегодный отпуск.

В этой ситуации они:

1. Пишут заявление не о предоставлении отгула, а о праве на неиспользованный отпуск с указанием точного числа дней.
2. После оформления приказа дело будет передано в бухгалтерию, где сотруднику начислят отпускные и выплатят их за 3 дня до его освобождения от обязанностей.

Этот случай – единственная возможность получить отгул при условии сохранения среднего заработка. При этом в заявлении работник все равно должен указать причину необходимости ему отпуска в данные период года.

Как оплачиваются отгулы ↑

Существуют три варианта оплаты отгулов работникам предприятия, которые определяются порядком и причинами их оформления, в частности:

Если сотрудник получает право на отгул в счет не использованного ежегодного основного или дополнительного отпуска	То он получает компенсацию за каждый день отсутствия на рабочем месте в размере среднедневного заработка
Если отгулы работника обусловлены простоями на предприятии	То работодатель обязан оплатить ему 2/3 среднего заработка за каждый день
При получении отгула в форме отпуска без содержания сотрудник не получит никакой денежной компенсации	Хотя его отсутствие на рабочем месте будет законным

Таким образом, любой сотрудник при возникновении определенных обстоятельств имеет право просить своего нанимателя о выделении ему отгулов в счет ежегодного отпуска или без содержания.

Для этого ему потребуется написать заявление на имя директора компании с обязательным указанием причин, побудивших его пропустить работу в определенные дни.

В зависимости от характера оформления отгулов они могут оплачиваться или оставаться без денежной компенсации.