Что такое аудит качества

Периодически в системе качества предприятия могут возникать несоответствия. Выявить их можно при помощи объективных доказательств, собранных при аудиторской проверке. Но что же именно представляет собой аудит качества?

Эффективность системы менеджмента качества можно определить посредством специальной проверки. Таковая определяет, работает ли система качества в компании либо требуется ее усовершенствование.

Содержание

• Важные моменты
• Особенности проведения проверки качества
• Программа гарантии обеспечения качества внутреннего аудита

То есть речь идет о проведении аудита. Какие нюансы сопровождают данный процесс? Что такое аудит качества?

Важные моменты ↑

К важнейшим задачам системы качества относится внутреннее обследование качества и рассмотрение полученных итогов. Подобная проверка это проявление контрольной функции, а, по сути, представляет собой аудит.

При этом система контроля над основными результатами включает в себя аудит финансов, материальных запасов и качества. Но первых два варианта относятся к сфере управления экономикой.

Аудит качества осуществляется по трем направлениям. Проверке может подвергаться:

Продукт или услуга	Оценивается качество проверяемого объекта. Разбирает соответствие качества потребительским запросам, технологической и контрольной документации, технической специфике
Процессы производства	Проверяется соответствие качества производственных процессов предписаниям, инструкциям, специфике производства
Система качества	Производится обширная оценка действенности всей системы качества

Основные термины

Под аудитом качества подразумевается документированный процесс приобретения аудиторских доказательств для использования оных при объективной оценке уровня реализации согласованных аудиторских критериев.

Примерно такое определение приводится в «Руководящих указаниях по аудиту систем менеджмента» — ИСО 19011:2011.

К этому определению можно добавить несколько важных разъяснений:

Аудит является систематической процедурой	Потому осуществлять его следует с намеченной периодичностью. При этом периодичность внутреннего аудита определяется самой организацией. Внешний аудит регулируется заказчиком или органом по сертификации
Понятие независимости означает	Что аудиторы беспристрастно относятся к итогам проверки. То есть проверяющие не должны получать какую-то выгоду от результатов
Аудит качества это процедура документированная	Следственно, все процессы аудита должны сопровождаться документальным оформлением
Аудиторская проверка реализуется по согласованным критериям аудита	В качестве таких критериев употребляются внешние стандарты (например, ИСО 9001:2008) либо внутренние (регламенты, схемы работ, процедуры и т.д.)

Участниками аудита качества, вне зависимости от его вида, являются:

Заказчик	Лицо либо организация, инициировавшие проведение аудита. Это, по обыкновению, руководство аудируемого субъекта. Но могут в качестве таковых выступать потенциальные партнеры или государственные структуры
Аудитор	Лицо, компетентное в реализации аудита. Внешний аудитор должен обладать должной квалификацией, отвечающей стандартам ИСО 19011:2011. Компетентность внутреннего аудитора определяется самой организацией исходя из проверки надлежащих знаний
Технический эксперт	Специалист, предоставляющий аудитору опыт или специфические знания. Если для проверки некоторых аспектов из-за специфичности вопроса у аудитора недостаточно познаний, то привлекается надлежащий технический эксперт
Проверяемая сторона	Иной могут являться сотрудники организации, в том числе и руководство, а также внутренние аудиторы

Назначение процедуры

Аудит качества требуется для составления целостного представления о работе системы качества на предприятии за обусловленный временной интервал.

Целевое предназначение такой проверки заключено в сборе «наблюдений», позволяющих обнаружить несоответствия в продукции, производственных процессах или системе качества.

Основополагающими задачами аудита качества считаются:

• установление эффективности Системы Менеджмента Качества;
• получение сведений о действенности СМК;
• определение степени соответствия требованиям стандартов (ISO 9000) и процедурам СМК;
• проверка качества продукции;
• оценивание влияния видоизменений на СМК;
• определение потенциала улучшения СМК.

То есть основное назначение процедуры это найти необходимые сведения, которые дозволят объективно оценить систему качества, продукты и процессы на предмет несоответствий.

Аудит качества это для оценки фактического состояния деятельности наиболее целесообразный инструмент.

Правовое регулирование

Аудит качества не регламентирован на федеральном либо международном уровне. Непреложные нормы законодательства, регулирующие порядок и правила подобного аудита, попросту не предусмотрены.

Обусловлено это добровольностью сертификации систем качества. Поэтому субъектам, проводящим независимый аудит качества, не требуется наличие специальных лицензий или иной разрешительной документации на осуществление деятельности такого рода.

Тем более подобные документы не нужны для внутренних аудиторов. Но отсутствие правовых нормативов, не обозначает, что не предусмотрено никаких правил.

Осуществление аудита систем менеджмента качества регламентируется специальными стандартами аудита.

В качестве образца таковой выступает стандарт международного типа ИСО 19011:2011 «Руководящие указания …». Применяться он может как при аудите внешнем, так и при внутреннем. Также отдельные правила разрабатываются органами по сертификации.

Соблюдать их обязаны аудиторы, которые аккредитованы системой сертификации. Для внутреннего аудита предприятие может самостоятельно разрабатывать требования по выполнению аудита качества.

Особенности проведения проверки качества ↑

В процессе выполнения аудита качества аудитор использует контрольный перечень. Но главное значение имеет личный опыт проверяющего и его квалификационный уровень.

Контрольный перечень аудитора являет собой специальный «вопросник». В нем формируются основные тезисы вопросов. При аудите качества одним из существенных методов считается опрос и от полученных ответов зависит эффективность проверки.

Но осуществление беседы на основании типовых вопросов ведет к формалистическому исполнению и риску некритического отношения.

Потому аудитор при подготовке контрольного перечня устанавливает только направления, по которым требуется получить сведения, а сами вопросы можно использовать по мере необходимости.

Исходя из аудиторской практики, можно отметить, что:

Формулировка вопросов для беседы должна быть ясной и четкой	Вопросы обязаны быть целенаправленны и исключать двусмысленные ответы
Следует сторониться «закрытых» вопросов	На какие можно ответить «да/нет», поскольку ответы такого рода не информативны
Не желательно наличие вопросов	С подвохом
Любые намеки на личные характеристики	В вопросах не приемлемы
Вопросы о технических деталях	Должны касаться только области аудита и не больше
Правильные вопросы вынуждают ответчика использовать собственные знания	А не стандартную информацию, уже наличествующую у аудитора
Вопросы это не догма	А инструкция к действию

Что касается квалификации и личного опыта, то аудитор обязан четко понимать цели аудита, концепцию осуществления проверки, область потенциальных коммуникативных партнеров, перечень воздействующих факторов.

Решающую роль при исполнении аудита качества имеет способность аудитора к общению. Он обязан уметь вести беседу и в ее процессе получать нужные сведения.

То есть направление аудита определяется особыми познаниями аудитора, а ведение процесса зависит от личностных качеств аудитора и его коммуникабельности.

Кто руководит процедурой

При внутреннем аудите руководит процедурой руководитель системы качества. При подготовке к аудиторской процедуре руководством предприятия совместно с руководителем аудита согласовываются проверочные процессы, обследуемые элементы системы качеств и организационные единицы.

Тематика и объемность аудита устанавливается руководством предприятия, исходя из информационных потребностей. Указанию подлежат стандарты и нормативы, с какими нужно сопоставить систему качества.

Внешний аудит качества производится по требованию заказчика для подтверждения обеспеченности качества и соответствия законодательным нормам относительно качества.

Проводиться он может по настоянию органа, сертифицировавшего систему качества. Специальные требования к надежности продукции закреплены законодательно. Для проверки соответствия аудит инициируется органами исполнительной власти.

Итогом обследования должно стать предоставление акта проведенного аудита от независимых специалистов. Может руководить внешним аудитом заказчик продукции или организация, представляющая интересы заказчика.

Причем инициатива вполне может исходить сразу с обеих сторон. Порядок проведения и оплаты аудита при этом оговаривается в контракте.

Порядок действий

Процесс осуществления аудита качества состоит из трех основных этапов:

1. Предварительное изучение документальной базы.
2. Проверка на месте.
3. Составление итогового отчета.

При обследовании документальной базы в полном объеме изучается системная документация, касающаяся обеспечения должного качества. Анализируются результаты предыдущих аудитов.

Причем особое значение придается вскрытым отклонениям, выправляющим действиям и степени исполнения таковых.

Проверка на месте состоит из общего обследования мер по обеспечению качества на основе отдельных документов и полной ревизии по выборочной схеме.

Обыкновенно проверка на месте состоит из:

Вводной беседы с персоналом	Объясняются задачи и цели проверки. Также на данной стадии определяются элементы для подробного анализа
Бесед с отдельными работниками	Беседа проводится на рабочем месте. При этом устанавливаются объекты для выборочной проверки. Вопросы подбираются на основании контрольного перечня с использованием поясняющих вопросов. Важно, чтобы аудитор при беседе собственными словами изложил ответ опрашиваемого, что исключает вероятность неправильной трактовки ответа
Выборочных проверок	На этой стадии проверяются сведения, полученные в процессах бесед и исследования документов
Заключительной беседы	В процессе формулируются основные результаты проверки с аргументированием оценок отклонений. Такая беседа становится базой для составления отчета об отклонениях

Смысл имеет отсутствие ранних выводов. Оценка выносится только по завершении проверки на месте, а в ходе заключительной беседы формулируются пояснения к обнаруженным отклонениям от стандартов.

Выборочная проверка является следствием опроса. Аудитор определяет объемность и наличие надлежащих правил и положений, а также уровень их соблюдения.

Кроме документов проверяться может и иной элемент, относящийся к качественному критерию, например:

• партия материала.;
• определенный чертеж;
• измерительный прибор, применяемый при производстве.

При подготовке отчета необходимо отобразить все стадии аудита. В отчете описываются обнаруженные отклонения, способы их ликвидации и рекомендуемый срок следующего аудита.

Приложениями к отчету становятся контрольный перечень, перечень отклонений и протоколы аудита. Для аудитора важно различать отклонения «систематические» и «случайные».

В спорной ситуации надлежит расширить выборочную проверку и провести дополнительные исследования. Значимость имеют отклонения, серьезно влияющие на обеспечение качества.

Упоминать в отчете незначительные отклонения нужно только в случае, когда не удается устранить их непосредственно на месте вместе с ответственными работниками.

Что касается документального сопровождения всего процесса аудита, то до начала процедуры разрабатываются:

• план проверки;
• программа аудита;
• контрольный перечень вопросов.

В процессе аудиторской проверки готовятся:

• протоколы аудиторских бесед;
• протоколы отклонений;
• аудиторский отчет.

По поводу системы менеджмента качества

Система менеджмента качества представляет собой систему, созданную организацией для реализации политики и достижения назначенных целей в области качества.

СМК это совокупность комплексных мер, которые направлены на управление качеством продукции либо услуги. Аудит СМК предполагает получение документальных свидетельств о степени соответствия определенным стандартам.

Итогом такого аудита становится обнаружение причин, которые обусловили возникновение несоответствий в СМК. При аудите системы менеджмента качества определяется:

Как на предприятии внедрена СМК	И какова эффективность ее применения
Какие ключевые направления	Способны улучшить систему
Как результаты периодического аудита могут повлиять	На принятие стратегических решений, касающихся бизнес-процессов

Возникающие проблемы

Стандарты ИСО серии 9000 рассматривают аудит качества как одну из форм проверки качества. Но отечественная нормативная терминология нередко синонимизирует термины «аудит качества» и «контроль качества».

В этом проявляется определенная необоснованность, так как аудит качества это только одна из разновидностей проверки качества. Отличительная особенность аудита качества в его сугубо аналитическом характере.

Его целью не является выявление нарушителей учрежденных требований и определение меры наказания для них. Задача аудита качества исключительно в поиске существенных несоответствий и отклонений.

Аудит качества следует различать с понятиями контроля качества, инспекции качества и надзора за качеством.

При контроле качества проводятся измерения, экспертизы, проверки, оценки характеристик объектов для сравнения результатов с учрежденными требованиями на предмет соответствия.

Надзор за качеством предполагает непрерывное наблюдение за выполнением определенных требований. Инспекция по качеству это деятельность, предполагающая надзор за качеством в пределах конкретного задания.

Производственная проверка контроля качества

Общее определение контроля качества подразумевает сумму мер, обеспечивающих стабильный уровень качества выпускаемой продукции или предоставляемой услуги.

В более узкой трактовке это сравнение фактических характеристик продукта с заданными. При этом определяется степень соответствия или несоответствия.

При производственной проверке контроля качества изучению подлежит плановая и систематическая производственная деятельность, реализуемая с целью гарантированного подтверждения производимой продукции установленным стандартам.

В итоге констатируется способность применяемого контроля качества выполнить поставленные перед ним задачи.

Программа гарантии обеспечения качества внутреннего аудита ↑

Стремление к постоянному совершенствованию качества внутреннего аудита подтверждается наличием Программы гарантии и повышения качества (ПГПК).

В нее включается проверка на соответствие каждому из Международных профессиональных стандартов внутреннего аудита.

Наличие ПГПК позволяет аудиторам по окончании проверки воспользоваться формулировкой «в соответствии с Международными стандартами …» при формировании аудиторского отчета.

Наличие ПГПК обеспечивает уверенность заинтересованных лиц в том, что аудит проводится с применением экономичных, качественных и эффективных методов.

Для самого аудитора ПГПК важна тем, что позволяет определить соответствие осуществляемой им деятельности Международным стандартам.

ПГПК включает в себя и мероприятия по ознакомлению участников аудита с обзором деятельности, касающейся внутреннего аудита.

Это способствует расширению представления о значимости внутреннего аудита, его основных функциях и влиянии на деятельность аудируемого субъекта.

Содержание ПГПК определено в Практическом указании 1300-1. В Программе устанавливаются внешние и внутренние оценки качества, а также нюансы предоставления услуг по внутреннему аудиту внешним аудитором.

Аудит качества, помимо того, что он позволяет повысить качество продукции, является и инструментом контроля высшего уровня.

С его помощью можно проверить целесообразность, качество и эффективность всех мероприятий, касающихся контроля качества и выявить «слабые места».

Это в свою очередь способствует разработке корректирующих мероприятий и повышению эффективности деятельности предприятия в целом.