Рубрика: Особенности составления актов

Особенности составления актов

Акт является документом, подтверждающим установленные факты или определенные события. Формируется бланк несколькими уполномоченными лицами с соблюдением утвержденных правил. В чем особенности создания актов?

Содержание

Ситуации, требующие детального документирования, могут возникать в различных сферах деятельности. Это и обуславливает огромное разнообразие видов актов. Они могут отличаться как назначением, так и содержанием. Каковы особенности формирования актов?

Общие аспекты ↑

В широком понимании понятием «актов» характеризуется обобщающее название документов, обладающих правовым значением и оформленных в определенном порядке.

Специфика актов в том, что применяться они могут в самых разных системах документации – проектно-конструкторской, финансово-бухгалтерской, организационно-распорядительной и т.д.

Понятие «акт» широко применяется и в области права. Здесь документ с таким названием используется при обозначении действий, решений или документов юридического значения.

В данной области «акт» это не обозначение разновидности документа, а родовое понятие касательно группы документов.

Если рассматривать акт с точки зрения хозяйственного использования, то для экономических субъектов данный документ становится подтверждением.

Посредством акта фиксируется определенное событие на конкретный момент времени. Это необходимо для обеспечения достоверности учета. Также наличие акта важно и в иных случаях, например, при определении объема обязательств сторон или установлении ответственного лица.

Что это такое

Акт это документ, составленный группой лиц для подтверждения четко установленного факта. При этом комиссия, формирующая акт, может быть как постоянно действующей, так и созванной для конкретного события.

Составляются акты при обследованиях и ревизиях, инвентаризации, передаче ценностей и документов, сдаче объекта в эксплуатацию или аренду, проведении испытаний оборудования и т.д. Что содержит в себе стандартный акт?

Независимо от своего предназначения акт состоит из трех основополагающих частей:

  • заголовок;
  • основная часть;
  • заключение.

В заголовочной части отображаются идентифицирующие сведения, а именно реквизиты организации-составителя, название акта, дата и место его составления.

Когда документ составляется для передачи в иные организации, обязательно указывается юридический адрес организации, сформировавшей внешний документ.

Основная часть акта включает в себя заголовок и текстовую часть. В заголовке отображается, о чем именно свидетельствует документ. Сам текст делится на введение, констатирующую часть и вывод.

Во введении отражается период проведения работ по проверке или обследованию, состав комиссии, цели и задачи. Здесь же указывается основание для создания акта.

Если присутствуют сторонние или привлеченные лица, во введении их перечисляют с указанием Ф.И.О. и должностей. Далее оформляется констатация установленных фактов.

Приводятся используемые методы, их результаты. Данные могут оформляться списком, таблицей или посредством приложений к акту. По итогам поверки комиссия делает вывод.

При необходимости здесь же могут отображаться рекомендации или иные комментарии комиссии, составившей акт. «Мы нижеподписавшиеся составили настоящий акт с целью … и определили …, потому считаем …», как пример вывода комиссии.

Завершает акт итоговое оформление. Все члены комиссии и участвовавшие в процедуре лица должны проставить свои подписи в знак достоверности акта.

Если кто-то из ответственных лиц не согласен с актом, он вправе написать о своем несогласии с актом или его частью перед своей подписью. Подробное обоснование несогласия также прилагается к акту.

Любой акт составляется в количестве экземпляров по числу заинтересованных лиц. В самом документе обязательно указывается, сколько экземпляров составлено и где сохраняется каждый из них.

Некоторые акты применяются только во внутреннем документообороте и имеют силу только как приложения к иной документации.

Другие акты получают юридическую силу после утверждения их руководящими лицами и могут выступать в роли самостоятельного документа. Отдельные акты требуют заверения печатью, например, по финансовым и материальным вопросам.

Назначение документа

В организационно-распорядительной системе документации акт являет собой документ, которым комиссия подтверждает проведение проверки определенного факта или события.

Чаще всего акт формируется с целью объективной фиксации фактов – аварии, хищения, состояния объекта и подобное. Иногда акт составляет уполномоченное лицо, например, инспектор или ревизор.

Оформляют акты при испытании оборудования, передаче дел, приеме объектов в эксплуатации, уничтожении какого-либо имущества и т.д. Оформленный акт становится основанием для последующих действий.

В зависимости от заключения комиссии устанавливается, что именно следует предпринять организации относительно объекта проверки.

Поскольку применяют акт для документирования самых разных событий, то единого бланка не существует. В каждой конкретной ситуации оформление акта имеет свои особенности.

Для некоторых разновидностей акта существуют унифицированные формы, определенные нормативными правовыми актами или методическими документами и не подлежащие изменению.

Действующая нормативная база

Правильное оформление актов экономическим субъектом крайне важно как для бухгалтерского учета, так и для налогового. В бухучете большинство актов выполняет роль первичных документов.

Ими подтверждается выполнение определенных мероприятий, и констатируются отдельные факты хозяйственной деятельности. На основании актов вносятся записи в бухгалтерские документы, и корректируется учет.

Поэтому малейшее нарушение при оформлении актов грозит признанием их недействительности, а значит и определением ошибочности учета.

В бухгалтерской сфере оформление актов как разновидности первичной документации требует соблюдения определенных правил. В частности документ должен составляться на утвержденном в организации типовом бланке и содержать необходимые реквизиты.

Перечень обязательных реквизитов приведен в ФЗ №402. Организация вправе применять как унифицированные формы актов, так и разработанные самостоятельно.

Главное это соблюдение требований к оформлению и утверждение используемого шаблона документа в учетной политике или распоряжении руководителя.

Относительно составления актов и налогового учета законодательство РФ еще более строго. Определенные виды актов позволяют учесть отдельные расходы при налогообложении, получить вычет НДС и прочее.

В некоторых случаях неправильно оформленный акт может рассматриваться налоговыми органами как попытка сокрытия доходов или уклонения от налогов. Для организации это чревато не только доначислением налогов, но и штрафными санкциями.

Как правильно составить акт ↑

При всем разнообразии актов существует ряд общих правил, которых надлежит придерживаться при оформлении:

Составляются акты коллегиально Обязательно присутствие не менее двух составителей. Формировать акт может комиссия, назначенная приказом руководителя или иным органом управления (надзора). Если акт составляет уполномоченный представитель, обязательно присутствие ответственных лиц
Главной задачей акта является определение фактического состояния и отображения его в акте Если перед составлением акта проводились дополнительные мероприятия (испытания, экспертизы, проверки), то акт формируется на основе их результатов
Составляется акт на типовом бланке организации Либо с применением унифицированной формы
Обязательные реквизиты Включают в себя наименование организации, название документа, перечень составителей и их подписи
Дата акта это дата его составления Но если проверка проводилась в течение нескольких дней, то в тексте акта указывается начало и завершение процесса
Акт состоит из двух основных частей Вводной и констатирующей, но отдельные виды актов должны содержать еще и заключение комиссии
Если содержание акта касается деятельности ответственного лица Обязательно ознакомление его с актом под роспись
Каждая заинтересованная сторона Должна получить надлежаще оформленный и заверенный оригинал акта

Какие бывают виды

Перечислить все виды актов практически невозможно, поскольку составляться такой документ может по любому факту, требующему документированию.

Среди наиболее часто используемых разновидностей можно отметить акты:

Приема-передачи Выполненных работ, материалов, оборудования, ТМЦ, документов
Приема-сдачи Документации, дел
Обследования Условий труда, противопожарной безопасности, технического готовности, состояния техники безопасности
Инвентаризации, ревизии
Испытаний Технологий, систем, образцов
Расследования Несчастных случаев, аварий

Нужно учитывать, что для отдельных актов предусмотрены унифицированные формы. Хотя с 2013 года использование унифицированных форм не является обязательным, но применение собственного шаблона чревато игнорированием указания важных сведений.

Потому многие субъекты не торопятся отказываться от типовых форм.

Выяснив наличие утвержденной формы акта, нужно также иметь в виду, что для некоторых видов актов имеется специально утвержденные инструкции и правила, нарушение каких грозит признанием недействительности акта.

Основания для формирования

Обязательное требование к любому виду акта это наличие основания для его формирования. Таковое непременно указывается в заголовочной части акта и позволяет достоверно отнести документ к определенному факту или событию.

Что может становиться основанием:

Договор Составление акта нередко становится одним из обязательных условий соглашения о поставке, купле-продаже, передаче объекта в эксплуатацию (аренда, лизинг и прочее). При этом акт становится неотъемлемой частью договора, подтверждающим выполнение определенных условий. В акте отображается номер и дата договора, его название, составители
Распорядительный документ В качестве такового выступает распоряжение или приказ руководителя. В акте указываются реквизиты распорядительного документа (номер, дата). В самом же распорядительном документе отображается причина составления акта (сдача дел или передача документов при смене ответственного лица, уточнение недостачи/излишка, проверка состояния объекта и т.д.)
Нормативный документ (внешний или внутренний) Порой составление акта является обязательным вследствие законодательных норм или утвержденных положений учетной политики. При этом в акте указывается номер и дата конкретного норматива

Необходимые данные

Рассматривая содержание любого акта нужно различать необходимые данные и дополнительные. К необходимым относятся сведения, которыми располагает абсолютно любой вид акта:

  • название документа;
  • номер акта (если такой документ составляется не впервые и периодически);
  • дата и место составления;
  • реквизиты составителя;
  • состав комиссии;
  • ответственные лица;
  • заголовок текста (с упоминанием объекта проверки);
  • текстовая часть (результаты, заключение);
  • подписи комиссии и ответственных лиц;
  • гриф утверждения (при необходимости).

К числу дополнительных данных относятся рекомендации членов комиссии. При необходимости могут составляться дополнительные приложения или прилагаться отдельные документы, их наличие непременно указывается в акте.

Возникающие нюансы ↑

Под нюансами оформления акта следует понимать перечень мероприятий, предшествующих составлению документа и его конечное предназначение.

Так при проведении испытания оборудования предварительно проводятся пробные пусковые работы, осматриваются основные составляющие объекта и прочее.

По итогам процедур составляются промежуточные акты, и уже на их основании составляется итоговый акт. Если проводится освидетельствование сооружения, то обязательной проверке подлежат все предусмотренные нормативами характеристики.

В случае, когда проводится проверка материально-ответственного лица, обязательным является его присутствие при составлении акта. Практически для каждого вида акта существуют свои нюансы, и учитывать их нужно в обязательном порядке.

При освидетельствовании ответственных конструкций

Проверка ответственных конструкций является обязательной на промежуточных этапах монтажа. Зачастую такие конструкции оказываются скрытыми последующими работами.

Поэтому определить их состояние по завершении выполнения всего комплекса работ не представляется возможным. По мере окончания возведения ответственных конструкций специальная комиссия выполняет проверку их качества и пригодности к последующей эксплуатации.

По итогам проверки составляет акт промежуточной приемки ответственных конструкций. Форма его приведена в приложении №7 к СНиП 3.01.01-85.

В процессе проверки ответственных конструкций проводятся различные мероприятия, позволяющие достоверно определить состояние проверяемого объекта.

Для этого выполняются такие работы как:

  • геологическое и геодезическое наблюдение;
  • лабораторные исследования физических свойств;
  • проверка специальной обработки и т.д.

Все выполняемые проверочные работы оформляются в соответствии с нормативными требованиями. На основании полученных результатов и составляется акт.

Лишь после того как качество ответственных конструкций будет подтверждено актом, исполнитель вправе перейти к следующему этапу работ.

Контрольного замера расхода топлива

Большинство организаций в своем распоряжении имеют транспортные средства. Таковые являются имуществом субъекта и отображаются в учетной документации.

Подлежит строгому учету и весь расходный материал, применяемый при обслуживании автомобилей, в том числе и топливо. Количество используемого топлива определяется в соответствии с установленными в организации нормами исходя из особенностей деятельности.

Для сверки показателей истинного расхода топлива и расчетных данных проводится кот рольный замер расхода топлива, оформляемый актом.

Составляют акт установки расхода топлива компетентные сотрудники организации, из которых формируется комиссия.

В комиссионный состав могут входить водитель авто, экономист отдела по учету затрат на содержание транспортных средств, инженер или механик по автомобильным средствам организации. Для каждой отдельной машины формируется индивидуальный акт.

Составляют акт контрольного замера расхода топлива в свободной форме, отображая в нем следующие данные:

  • дата проверки и состав комиссии;
  • тип авто, его марку и регистрационный номер;
  • общий пробег и пробег маршрута;
  • общий объем топливного бака;
  • объем топлива на начала проверки и по ее завершении;
  • показания спидометра на начало и конец процедуры;
  • фактический расход топлива;
  • расчет конечного показателя топливных затрат на сто километров пробега автомобиля;
  • подписи комиссии.

Контроль замера топлива может проводиться при поступлении нового ТС, когда транспортные нормы неизвестны. При этом проверка позволяет установить нормы расхода.

Также проводится проверка, когда установленная норма не соответствует действительному расходу. В качестве образца типовую форма и пример акта контрольного замера расхода топлива можно скачать здесь.

По поводу опрессовки

Опрессовка это гидравлическое испытание. Его суть в проверке герметичности системы. Специалистами создается высокой давление в отопительной системе, максимально приближенное к предельному показателю.

Таким образом создается ситуация, когда происходит гидравлический удар. По итогам оценивается состояние готовности системы к возможным аварийным ситуациям.

Процесс проверки подтверждается документально. Комиссия составляет акт опрессовки системы. Проводиться опрессовка может перед началом отопительного сезона или по его завершении.

Также проведение гидроиспытаний необходимо при выявлении неисправностей для обнаружения конкретного поврежденного участка. Сразу после проведения опрессовки составляется акт, в котором указывается:

  • дата и время проведения испытаний;
  • показатели относительно опрессовочного давления;
  • временной период выдержки повышенного давления;
  • итоги испытаний.

Составляется акт в свободной форме. Бланк акта опрессовки можно скачать здесь.

При уничтожении печати

Уничтожение печатей подразумевает их полное физическое разрушение. Форма и печатающая поверхность должна быть уничтожена с невозможностью последующего восстановления или использования.

К примеру, печати из резины, каучука или полимеров разрезаются на мельчайшие кусочки, а затем сжигаются. Металлические изделия перепиливаются несколькими перекрестными линиями.

По завершении уничтожения печатей составляется акт с указанием:

  • времени и места уничтожения;
  • состава комиссии;
  • основания процедуры;
  • перечня уничтоженных печатей;
  • способа уничтожения;
  • заключения комиссии о невозможности последующего восстановления и использования;
  • подписей всех членов комиссии.

В качестве примера акт об уничтожении печатей. На основании акта заносится отметка в специальный журнал учета печатей об уничтожении.

О расторжении договора оказания услуг

При оказании услуг между субъектами документальным оформлением взаимоотношений становится договор. В нем оговариваются условия сотрудничества, но не всегда стороны их соблюдают. По этой причине договор может быть расторгнут.

Для признания договора недействительным необходимо документальное подтверждение его расторжения. Таковым становится акт о расторжении договора оказания услуг или как его чаще называют соглашение о расторжении.

Составляется такой документ, когда стороны мирно урегулировали возникшие проблемы и решили разорвать договор по согласованию сторон.

Соглашение составляется в произвольной форме. В нем указывается:

  • названия участвующих сторон;
  • дата и место составления;
  • реквизиты основного договора;
  • суть соглашения (расторгнуть договор полностью или в отдельной его части).

Важно! Если изначальный договор был заверен нотариально, то заверение нотариусом необходимо и для составленного акта (соглашения).

Если договор заключен по сделке, требующей госрегистрации, то и акт надлежит зарегистрировать в уполномоченных госорганах.

Каждый из видов актов имеет свои особенности, какие должны учитываться наряду с общими требованиями. От того насколько правильно составлен акт напрямую зависит законность последующих действий субъекта, основанных на содержании акта.

Особенности акта проверки финансово-хозяйственной деятельности

Одним из показателей правильного функционирования организации является распоряжение финансами и ведение хозяйствования. При проверке таковых составляется акт финансово-хозяйственной деятельности. В чем его особенности? Контроль хозяйственной деятельности и распоряжения финансами обладает важнейшим значением, как для...

Особенности акта технического осмотра оборудования

В статье будет идти речь об акте технического осмотра. Что это за документ, для каких целей предназначен, и как правильно его заполнить – далее. СодержаниеОбщие аспекты Акт технического осмотра оборудования с заключением о его состоянии Оборудование, которое используется на предприятиях, подлежит проверке с целью...

Как составить акт проверки работы вентиляции

Сегодня существуют определенные требования, предъявляемые к процедуре проверки системы вентиляции. Для реализации процедуры необходимо будет составить достаточно обширный перечень самых разных документов. Одним из обязательных является акт проверки. Формат его определяется задачами для решения которых он составлен....

Что такое акт проверки сохранности оружия и патронов в 2020 году

Граждане РФ, имеющие в своем распоряжении оружие, обязаны обеспечить надлежащие условия его сохранности. Таковые проверяются полномочными лицами. Как в 2020 году выглядит акт о обследовании условий сохранения оружия и патронов? В России лицензия на оружие выдается лишь после контроля знания правил по обращению с...

Как выглядит образец ответа на акт проверки

Нередко предприниматели считают, что возражать на акт проверки бессмысленно. Тем не менее, можно обойтись и без дорогого юриста, достаточно правильно обосновать свою позицию. Как составить образец ответа на акт проверки? Проверяя деятельность экономического субъекта, контролирующие органы составляют акт...

Как заполнить бланк акта проверки жилищных условий

Обследование условий проживания проводится по запросу органов опеки или для получения господдержки. В любом случае осмотр документируется по законодательно установленной форме. Как заполняется акт проверки жилищных условий? СодержаниеЧто нужно знать Порядок составления документа Особенности процедуры Контроль над...

Как формируется акт о расхождении при приемке товара

Торговая деятельность на сегодняшний день регламентируется специальным законодательством. Для формирования отчетности необходимо будет в обязательном порядке составлять специализированную документацию. Обычно все хозяйственные операции с товаром, вне зависимости от его типа, документируются. Причем касается это как...

Как составляется акт проверки пожарных объектов

Пожарная опасность – серьезный факто, требующий пристального внимания. Именно поэтому одним из обязательных документов, которые составляются на предприятиях различного типа, является акт проверки пожарной опасности. Такой акт имеет большое количество различных нюансов, позволяет решить множество различных задач. Процесс...

Как выглядит образец акта технического состояния здания

Техническое состояние здания для его эксплуатации должно соответствовать определенным требованиям. В противном случае использование его попросту недопустимо. Именно с целью подтвердить факт соответствия таким требованиям формируется специальный акт технического состояния. Данный документ имеет большое количество...

Особенности формы акта технической готовности электромонтажных работ

Работы различного рода в обязательном порядке должны соответствующим образом отражаться в бухгалтерской и иной отчетности. При этом следует помнить о некоторых важных моментах. В первую очередь о необходимости соблюдения определенной формы отчетности. Сегодня отдельные виды строительных работ требуют составления особой...

Как формируется акт технического состояния автомобиля

Любой транспорт нуждается в периодическом контроле технического состояния. Выявленные недостатки фиксируются документально и устраняются в надлежащий срок. Как составляется акт технического состояния автомобиля? Технически исправным признается автомобиль, полностью укомплектованный, обладающий хорошим внешним видом и...

Формирование акта технического состояния оборудования

Хозяйственные операции любого юридического лица, ведущего коммерческую или не иную деятельность, должны отражаться соответствующим образом в бухгалтерской отчетности. Именно поэтому требуется составлять определенного типа документы. Ссылки на них будут обязательно размещаться в соответствующих столбцах таблиц...

Особенности формирования акта приема-передачи оборудования

Процесс приема или передачи любого оборудования требует документального оформления. Факт перемещения фиксируется надлежащим актом. Какими особенностями отличается создание акта приема-передачи оборудования? При принятии либо передаче оборудования обязательно составляется акт приема-передачи. Данный документ является...

Заполнение акта приема-передачи помещения

Сегодня существует множество различных документов, связанных с оформлением договора аренды, а также передачей помещения в пользование третьего лица по иным причинам. Существует большое количество самых разных нюансов, связанных с составление подобных документов. Одним из обязательных является акт приема-передачи. Он не...

Как выглядит образец акта приема-передачи документов

Ведение делопроизводства не обходится без передачи документов. Причины могут быть разными, но документирование процесса обязательно. Что собой представляет образец акта при приеме-передаче документации? СодержаниеОбщие аспекты Как составить образец акта приема-передачи документов Особенности в зависимости от вида...

Как составить бланк акта приема-передачи имущества

Передача имущества – процедура, которая должна быть оформлена в соответствии с определенными законодательными нормами. Причем процесс данный может быть осуществлен как физическими лицами, так и юридическими. В соответствии с законодательными нормами требуется соответствующим образом отражать информацию по поводу...

Что такое передаточный документ

Передача имущества, прав или обязанностей законна, если подтверждена документально. Заключенного договора не всегда достаточно. Подтверждаться должен сам факт перехода права собственности. Что же такое передаточный документ? Зачастую заключение договора о продаже имущества или переходе прав или обязанностей...

Особенности акта сдачи-приемки строительных работ

Сфера строительства сегодня подразумевает достаточно строгую отчетность. В соответствии с действующими законодательными нормами все хозяйственные операции в обязательном порядке должны быть отражены в бухгалтерской отчетности. Для формирования такой отчетности требуется наличие соответствующих документов,...

Как выглядит акт приема-передачи квартиры в 2020 году

Покупка квартиры вовсе не означает, что жилье стало достоянием покупателя. Нужно еще и право собственности зарегистрировать и оформить приемопередаточный акт. Как в 2020 году оформляется акт приема-передачи квартиры? Покупатели жилья на первичном рынке в большинстве своем знают о необходимости приема квартиры по акту. С этим...

Как составить акт приема-передачи денежных средств

Акт приема-передачи денежных средств представляет собой документ, который удостоверяет факт перемещения материальных ценностей. СодержаниеЧто нужно знать Порядок заполнения бланка акта приема-передачи денежных средств В некоторых случаях он является необходимым дополнением к сделке, например, купли-продажи (ст. 454 ГК РФ)....

Особенности составления акта приема-передачи гаража в 2020 году

В статье будет идти речь об акте приема-передачи гаража. Каким образом выглядит документ, в каких целях создается, и как его заполнить – далее. СодержаниеОсновные сведения Заполнение акта приема-передачи гаража В процессе продажи гаража его владелец с покупателем оформляют договор. В дополнение к нему составляется акт...

Как составляется акт приема-передачи автомобиля в 2020 году

Акт приема-передачи автомобиля – это документ, который свидетельствует о факте совершения передачи или приема ТС от одной стороны к другой. СодержаниеОбщие аспекты Как заполнить бланк акта приема-передачи транспортного средства в 2020 году Он выступает в качестве дополнения к соглашению о купле-продаже машины (ст. 454 ГК РФ)...

Особенности составления акта недостачи товара при приемке

Существует множество особенностей работы розничных и оптовых торговых сетей. Бухгалтерская отчетность в данном сфере деятельности достаточно сложна. Как и во всех других необходимо в обязательном порядке вести соответствующим образом документацию. Именно на неё необходимо ссылаться при составлении отчетности. При...

Особенности акта приема-передачи товара на хранение

В соответствии с законодательными нормами процедура торговли должна осуществляться с документальным сопровождением. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода затруднений. При этом нужно помнить о множестве нюансов. Основным документом, который нужно во всех без исключения случаях при приеме и...

Как составить акт возврата товара

Если необходимо вернуть товар продавцу (поставщику), важную роль играет правильное документальное сопровождение процедуры. Возвращаться может как некачественный товар, так и качественный. Как оформляется акт возврата товара? Вернуть товар поставщику или продавцу может понадобиться по разным причинам. СодержаниеЧто нужно...

Страница 2 из 41234
 Рубрики

Бухгалтерия Онлайн © 2022 - Все права защищены. / Карта сайта

Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном использовании материалов необходима ссылка на ресурс.



Наверх