Рубрика: Особенности формирования акта проверки

Особенности формирования акта проверки

Некоторые факты хозяйственной деятельности требуют тщательной проверки. Полученные результаты документально фиксируются. Какие особенности сопровождают формирование акта проверки?

Процесс проверки какого-либо факта или события в деятельности экономического субъекта должен подтверждаться документально.

Содержание

Для этого составляется специальный акт. При его формировании нужно соблюдать определенные правила. Каковы особенности формирования акта проверки?

Важные моменты ↑

Для любого предприятия одним из важнейших факторов успешной деятельности является тщательный контроль. Проверяться должны результаты выполненных работ. Подлежит обследованию используемое оборудование.

Периодически оценивается состояние имеющегося имущества. Проверки проводятся специалистами соответствующего объекту проверки профиля. Но одного лишь осмотра и вердикта эксперта недостаточно.

Все результаты проверочных процедур должны документироваться. Только так можно использовать их в дальнейшей деятельности. Для фиксации итогов проверок составляются акты.

Акт проверки содержит достоверную информацию о текущем состоянии проверяемого объекта. Составлением актов проверки занимаются специально создаваемые комиссии.

В состав таковых включают представителей заинтересованных лиц, а также специалистов, способных с профессиональной точки зрения оценить состояние проверяемого объекта и выявить даже мельчайшие недостатки.

Зачастую акт проверки содержит не только перечень дефектов, но и рекомендации по их устранению.

Что это такое

Актом именуется документ, который подтверждает установленные события или факты. Акт проверки составляется при обследовании состояния какого-либо объекта или результата выполненных работ.

Порядок составления любого проверочного акта можно представить стандартной схемой:

  1. Формируется комиссия для проверки.
  2. Осуществляется поверка объекта.
  3. Выявляются недостатки.
  4. Выносится решение специалистов относительно текущего состояния объекта проверки.
  5. Составляется акт.

Что касается непосредственного содержания акта проверки, то представить его можно следующим образом:

Вводная часть Здесь отображаются реквизиты самого акта. Указывается наименование и реквизиты организации, где осуществляется проверка. Отображается состав проверочной комиссии. Идентифицируется объект проверки
Основное содержание В этой части прописываются текущие характеристики проверяемого объекта. Приводится перечень обнаруженных недостатков и несоответствий
Заключение В итоговой части акта резюмируется реальное состояние объекта проверки. Здесь же приводятся рекомендации специалистов по устранению недостатков, если это возможно

Назначение документа

Причина составления акта проверки может быть разной:

  • инвентаризация;
  • передача ценностей;
  • передача дел;
  • проведение испытаний оборудования или новых изделий;
  • сдача в эксплуатацию готового объекта и т.д.

Главным предназначением любого акта проверки является подтверждение результата осуществленной проверки. Например, при обследовании законченного объекта акт проверки становится основанием для ввода его в эксплуатацию.

Акт проверки произведенной продукции позволяет убедиться в соответствии ее характеристик качественным стандартам. Проверка оборудования необходима для получения уверенности в безопасном использовании его.

Действующая нормативная база

Государственные стандарты делопроизводства особого внимания актам проверки не уделяют. Относительно составления актов даются лишь общие рекомендации.

Во многом это обусловлено тем, что видов актов существует огромное множество и просто невозможно подробно описать каждый из них, создав унифицированную форму для каждого.

Если говорить именно о законодательной базе создания акта проверки, то следует учитывать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В частности извлечение из этого норматива таково:

Составляет акт Комиссия из нескольких человек
Акт подтверждает Установленные события или факты
Текст документа состоит Из вводной и констатирующей (основной) частей
Вводная часть содержит сведения О распорядительном документе-основании, дате составления и номере документа, составе комиссии
Основная часть Содержит факты, выводы и заключение
Количество экземпляров акта Определяется численностью заинтересованных лиц либо действующими нормативами

Иногда формы актов могут приводиться в нормативных документах, регламентирующих определенный вид деятельности. Некоторые из них имеют унифицированную форму.

В то же время с 2013 года, с момента принятия ФЗ №402, применение унифицированных форм носит рекомендательный характер.

Таким образом, если для определенной ситуации существует утвержденная форма акта проверки, субъект может, но не обязан, ее использовать.

При отсутствии унифицированного бланка для акта проверки в определенной ситуации организация вправе самостоятельно разработать форму акта. Таковая утверждается в составе учетной политике или отдельным распорядительным документом.

При разработке собственной формы нужно учитывать требования относительно формирования первичной документации. К первичной документации акт проверки относится условно, в зависимости от того что является объектом проверки.

Тем не менее, акт проверки должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ФЗ №402. Несоблюдение правил составления акта не позволяет признать его действительность.

Как написать образец акта проверки ↑

Формируя акт проверки, важно учесть все нюансы составления данного документа. В противном случае признать юридическую силу документа вряд ли будет возможно.

Прежде всего, содержание вводной части акта должно составляться так, чтобы можно было достоверно идентифицировать организацию, участников проверки и проверяемый объект.

Отсутствие идентифицирующей информации или двусмысленность толкования ведут к признанию ничтожности документа. Следующий важный момент в определении недостатков объекта. Просто указать в акте, что объект неисправен, подлежит ремонту или списанию, нельзя.

Нужно подробно описать обнаруженные дефекты. Вывод должен содержать сведения о том, почему выявленная неисправность не позволяет признать состояние объекта проверки соответствующим норме.

Не меньшее значение имеет утверждение документа. Каждый из членов комиссии должен поставить свою подпись в конце акта. При несогласии с каким-то из выводов общей комиссии обязательно прописывается «С выводом не согласен, поскольку …».

Если объект проверки является предметом материальной ответственности отдельного сотрудника, то его присутствие при проверке и подпись в акте обязательны.

Окончательное утверждение акта проверки осуществляет руководитель, только после этого можно считать его юридическим документом.

Порядок формирования

Юридическая сила акта проверки обусловлена следующими реквизитами:

  • название организации (где происходит проверка);
  • наименование документа (акт);
  • дата события (проверки);
  • место составления акта;
  • текст документа;
  • подписи ответственных лиц.

Если какой-то факт или событие проверяется не в первый раз, то обязательно акт присваивается регистрационный номер. При этом каждый вид актов отдельно регистрируют.

Если акт проверки становится основанием для каких-либо последующих действий, то обязательно наличия грифа утверждения должностным лицом.

Когда акт составляется на основании организационно-распорядительного документа, то обязательно в акте приводится ссылка на документ-основание.

Указываются реквизиты данного документа – номер, дата и место составления, название. Иногда к акту прилагаются дополнительные документы. В этом случае в тексте акта приводится перечень приложений.

При наличии материально ответственного лица относительно предмета проверки обязательным условием является ознакомление его с актом и проставление визы.

Готовый акт должен подписываться всеми лицами, участвовавшими в проверке. Лишь после этого ставится утверждающая подпись должностного лица.

Сколько дней дается на подписание

Нормативных сроков подписания актов проверки в большинстве случаев не предусмотрено. Более того материально-ответственное лицо вправе отказаться от подписания акта проверки, при несогласии с итогами проверки.

Хотя отказ от подписи не повлияет на окончательное решение по проверке. Более того отсутствие подписи МОЛ может указывать на недобросовестность оного.

Потому обычно ставится отметка «С актом (частью акта) не согласен» и проставляется подпись. Что касается подписей ответственных лиц, то они ставятся непосредственно после составления акта.

Наличие подписей подтверждает, что проверка завершена, и текст акта можно считать окончательным. После подписания акта членами комиссии внесение коррективов в документ категорически запрещено.

Срок утверждения акта проверки должностным лицом обычно оговаривается в документе, ставшем основанием для проведения проверки. Также сроки утверждения документов могут оговариваться в учетной политике организации.

Пример заполнения

Единую форму акта проверки создать невозможно, хотя бы потому, что проверка каждого объекта имеет свои особенности. Но учитывая стандарты делопроизводства, утвержденные законодательно, можно составить универсальный шаблон.

Впоследствии его можно несколько видоизменять, добавляя недостающие пункты. Использовать такой шаблон можно при любой проверке, для которой не предусмотрено утвержденной формы акта.

Итак, универсальный шаблон акта проверки можно представить такой схемой составления:

Название организации В левом верхнем углу
Гриф утверждения с указанием должности, подписи с расшифровкой, даты утверждения В правом верхнем углу
Акт и его номер По середине документа
Место составления Под названием
Заголовок к тексту -
Основание составления Ссылка на распорядительный документ о проведении проверки
Состав комиссии с указанием Ф.И.О. и должностей членов комиссии
Текст документа Методы проверки, выявленные недостатки, заключение о текущем состоянии объекта проверки
Перечень приложений -
Подписи членов комиссии С расшифровкой
Подпись материально-ответственного лица -

Возникающие нюансы ↑

Нюансы составления актов проверки обусловлены видом проверяемого объекта. В отдельных случаях процесс проверки регламентируется нормативными актами. В других порядок проверки определяется руководством организации.

И в том, и в другом случае проверка может проводиться только утвержденной комиссией. Состав комиссии утверждает руководитель, при этом состоять комиссии должна из не менее, чем трех человек.

Проводится проверка по месту нахождения объекта. Комиссия вправе затребовать любые документы, которые относятся к проверяемому объекту, целям и задачам проверки.

В некоторых случаях к проверке могут привлекаться квалифицированные специалисты, способные оценить фактическое состояние объекта. При этом проверка каждого отдельного объекта осуществляется с учетом основных особенностей рассматриваемого предмета.

Состояния охраны труда

Акт о проверке состояния охраны труда составляет комиссия, которая непосредственно и проводит проверку. При этом периодичность проверки соответствует ежеквартальным планам, утверждаемым должностным лицом, в подчинении которого находится комиссия.

Зачастую к проверке привлекаются представители Госпожнадзора, Гостехнадзора и иных надзорных инстанций. Что проверяет комиссия:

Наличие приказов, инструкций, указаний, правил Касающихся правил техники безопасности и производственной санитарии
Знание и соблюдение Должностными лицами положений документов по охране труда
Наличие приказов о назначении Ответственных лиц за соблюдением правил техники безопасности
Знание ответственными лицами Функциональных обязанностей и фактическое их выполнение
Организацию подготовки и обучения персонала По вопросам безопасного выполнения обязанностей и соблюдению правил техники безопасности
Обеспеченность персонала Индивидуальными средствами защиты и иными спецпредметами
Состояние рабочих мест -
Организацию технического надзора За исполнением требований СНиП и иных нормативов относительно охраны труда

Весь процесс проверки поэтапно фиксируется в акте. В заключение приводится вывод комиссии о текущем состоянии охраны труда на предприятии.

При выявлении нарушений даются рекомендации по устранению несоответствий и нарушений. Основное предназначение проверки — развитие информатизации относительно охраны труда.

Трубопроводов на прочность и герметичность

При проверке трубопроводов на прочность и герметичность надлежит руководствоваться СНиП 3.05.04-85 в редакции от 25.05.1990. Здесь приведен порядок проведения проверки.

В частности проверка проводится в следующей последовательности:

Проверяется прочность трубопровода При этом до определенного значения повышается давление воды и поддерживается в течение некоторого времени. Затем трубопровод осматривается на наличие дефектов. В случае выявления дефектов, таковые устраняются, и вновь проводится испытание на прочность
Проверяется герметичность трубопровода Замеряется начальный уровень воды в трубопроводе. Давление в трубопроводе повышается до установленного значение и по истечении определенного времени замеряется уровень воды. На этом основании определяется степень герметичности трубопровода
Полученные показатели фиксируются в акте И выносится заключение комиссии о степени прочности и герметичности трубопровода

На герметичность и прочность могут проверяться различные виды трубопроводных системы, например проверка гидрантов.

Акт составляется по стандартной схеме – испытания, проверка соответствия стандартам, вывод. Пример акта о проверке трубопровода на прочность и герметичность можно скачать здесь.

Проверка огнетушителей

Как такового акта о проверке огнетушителей не существует. Для этой цели предусмотрен журнал специальной формы. Он так и именуется «Журнал учета огнетушителей».

Таковой заключает в себе эксплуатационный паспорт огнетушителя. Этот паспорт, по сути, и выступает актом проверки огнетушителей, поскольку содержит всестороннюю информацию об объекте.

Требования относительно периодичности проверки огнетушителей и иной важной информации содержатся в «Своде правил 9.13130.2009», изданном Министерством чрезвычайных ситуаций РФ.

Вести журнал обязан сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за контроль над средствами пожаротушения. Журнал содержит сведения об огнетушителе, проведенных проверках, перезарядке и обслуживании.

При проверке огнетушителя проверяются:

  • рабочие параметры;
  • наличие соответствующей пломбы;
  • комплектность объекта;
  • исправность узлов;
  • целостность и отсутствие внешних повреждений;
  • техническое состояние.

О результатах проверки изделий

Говоря о проверке изделий, следует учитывать нюансы относительно вида проверяемого объекта. Так при проверке готовой продукции акт составляется в произвольной форме.

При этом проверка заключается в сопоставлении характеристик готового изделия и параметров, предусмотренных технической документацией. Проверяется качество изделия, свойства и иные существенные показатели.

В некоторых отраслях проверка определенных изделий предполагает использование унифицированных форм. Например, в строительстве используется акт о результатах проверки изделий по форме 3.3 ВСН 012-88.

В данном документе фиксируется:

  • наименование строительной организации;
  • название строительного объекта;
  • вид проверяемого изделия;
  • реквизиты техдокументации, которой должно соответствовать изделие;
  • состав комиссии и присутствующих лиц;
  • метод проверки;
  • параметры изделия и их соответствие;
  • перечень сопроводительной документации;
  • подписи комиссии и иных ответственных лиц.

Контур заземления

В процессе проверки заземления проводится визуальное освидетельствование и замерение переходных составляющих элементов заземляющего устройства.

Акт, составляемый по результатам обследования, именуется протоколом измерения сопротивления заземления (по форме ЭЛ-8).

В протокол вносятся следующие данные:

  • предназначение обследуемого элемента;
  • место проведения измерения;
  • расстояние меж электродами;
  • вид, характер и удельное сопротивление грунта;
  • категория электроустановки;
  • результаты измерений.

Кроме того в протоколе отображаются сведения, предусмотренные ГОСТ Р 50571.16-2007.

В частности, данные об электроизмерительной лаборатории, сведения о заказчике, вид испытаний, ссылка на нормативный документ с нормами испытаний.

Результаты измерений отображаются в виде таблицы. Далее по результатам проверки создается заключение о соответствии устройства заземления нормативам, и ставятся подписи ответственных лиц.

В качестве примера бланк протокола измерения сопротивления контура заземления образец скачайте здесь.

Проверки ревизионной комиссии ТСЖ

Ревизионная комиссия в ТСЖ выбирается общим собранием членов. Основной ее функцией является контроль над финансовой деятельностью ТСЖ и деятельностью органов управления. Проверки ревизионной комиссии фиксируются актом, который именуется отчетом.

В отчет ревизионной комиссии включаются такие данные как:

  • общие сведения об организации и органах управления;
  • анализ доходов;
  • обоснованность начисления платежей за услуги ЖКХ собственникам;
  • проверка операций с денежными средствами, ТМЦ и прочими финансовыми активами;
  • проверка расчетов с поставщиками, подрядчиками, подотчетными лицами;
  • анализ работы с должниками;
  • проверка расчетов с собственниками;
  • контроль работы правления;
  • соблюдение сметы и т.д.;
  • проверка сдачи отчетности;
  • выводы;
  • рекомендации.

Как пример отчет проверки ревизионной комиссии ТСЖ:

Проверка приборов и средств автоматизации

При составлении акта проверки приборов и средств автоматизации перед монтажом используется форма акта, приведенная в качестве приложения СТО НОСТРОЙ №2.15.9-2011 от 05.12.2011.

Здесь указывается название объекта, реквизиты проекта, название проверяемого объекта. Далее приводятся технические характеристики предмета проверки.

В итоговой части документа отображается соответствие/несоответствие проверяемого прибора параметрам проекта. Если системы автоматизации имеют сварные швы, то их качество проверяется также на предмет соответствия СНиП 3.05.05-84.

Для бюджетных учреждений образования

При проверке деятельности бюджетных образовательных учреждений основным регламентом является Административный регламент исполнения Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки государственного надзора в области образования.

Утвержден таковой Приказом Министерства образования и науки РФ №367 от 02.05.2012. Проверка осуществляется представителями Рособрнадзора.

Предметом проверки становится соблюдение законодательных норм и соответствие сотрудников занимаемым должностям. Кроме того бюджетные учреждения образования проверяются на предмет ведения финансово-хозяйственной деятельности.

К примеру, может составляться акт проверки муниципальной программы по финансированию бюджетных образовательных учреждений. Проверке подлежат расходы учреждением, исполнение утвержденной сметы и прочие факты хозяйствования.

Как пример, акт плановой проверки финансово-хозяйственной деятельности бюджетного образовательного учреждения, можно скачать здесь.

Любой готовый акт проверки заверяется подписями заинтересованных лиц, присутствовавших при проверке и всех членов комиссии. Затем акт проверки утверждается руководителем.

Составленный акт становится основанием для планирования дальнейших действий относительно проверенного объекта.

Как составляется акт проверки пожарных объектов

Пожарная опасность – серьезный факто, требующий пристального внимания. Именно поэтому одним из обязательных документов, которые составляются на предприятиях различного типа, является акт проверки пожарной опасности. Такой акт имеет большое количество различных нюансов, позволяет решить множество различных задач. Процесс...

 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх