Рубрика: Особенности составления актов

Особенности составления актов

Акт является документом, подтверждающим установленные факты или определенные события. Формируется бланк несколькими уполномоченными лицами с соблюдением утвержденных правил. В чем особенности создания актов?

Содержание

Ситуации, требующие детального документирования, могут возникать в различных сферах деятельности. Это и обуславливает огромное разнообразие видов актов. Они могут отличаться как назначением, так и содержанием. Каковы особенности формирования актов?

Общие аспекты ↑

В широком понимании понятием «актов» характеризуется обобщающее название документов, обладающих правовым значением и оформленных в определенном порядке.

Специфика актов в том, что применяться они могут в самых разных системах документации – проектно-конструкторской, финансово-бухгалтерской, организационно-распорядительной и т.д.

Понятие «акт» широко применяется и в области права. Здесь документ с таким названием используется при обозначении действий, решений или документов юридического значения.

В данной области «акт» это не обозначение разновидности документа, а родовое понятие касательно группы документов.

Если рассматривать акт с точки зрения хозяйственного использования, то для экономических субъектов данный документ становится подтверждением.

Посредством акта фиксируется определенное событие на конкретный момент времени. Это необходимо для обеспечения достоверности учета. Также наличие акта важно и в иных случаях, например, при определении объема обязательств сторон или установлении ответственного лица.

Что это такое

Акт это документ, составленный группой лиц для подтверждения четко установленного факта. При этом комиссия, формирующая акт, может быть как постоянно действующей, так и созванной для конкретного события.

Составляются акты при обследованиях и ревизиях, инвентаризации, передаче ценностей и документов, сдаче объекта в эксплуатацию или аренду, проведении испытаний оборудования и т.д. Что содержит в себе стандартный акт?

Независимо от своего предназначения акт состоит из трех основополагающих частей:

  • заголовок;
  • основная часть;
  • заключение.

В заголовочной части отображаются идентифицирующие сведения, а именно реквизиты организации-составителя, название акта, дата и место его составления.

Когда документ составляется для передачи в иные организации, обязательно указывается юридический адрес организации, сформировавшей внешний документ.

Основная часть акта включает в себя заголовок и текстовую часть. В заголовке отображается, о чем именно свидетельствует документ. Сам текст делится на введение, констатирующую часть и вывод.

Во введении отражается период проведения работ по проверке или обследованию, состав комиссии, цели и задачи. Здесь же указывается основание для создания акта.

Если присутствуют сторонние или привлеченные лица, во введении их перечисляют с указанием Ф.И.О. и должностей. Далее оформляется констатация установленных фактов.

Приводятся используемые методы, их результаты. Данные могут оформляться списком, таблицей или посредством приложений к акту. По итогам поверки комиссия делает вывод.

При необходимости здесь же могут отображаться рекомендации или иные комментарии комиссии, составившей акт. «Мы нижеподписавшиеся составили настоящий акт с целью … и определили …, потому считаем …», как пример вывода комиссии.

Завершает акт итоговое оформление. Все члены комиссии и участвовавшие в процедуре лица должны проставить свои подписи в знак достоверности акта.

Если кто-то из ответственных лиц не согласен с актом, он вправе написать о своем несогласии с актом или его частью перед своей подписью. Подробное обоснование несогласия также прилагается к акту.

Любой акт составляется в количестве экземпляров по числу заинтересованных лиц. В самом документе обязательно указывается, сколько экземпляров составлено и где сохраняется каждый из них.

Некоторые акты применяются только во внутреннем документообороте и имеют силу только как приложения к иной документации.

Другие акты получают юридическую силу после утверждения их руководящими лицами и могут выступать в роли самостоятельного документа. Отдельные акты требуют заверения печатью, например, по финансовым и материальным вопросам.

Назначение документа

В организационно-распорядительной системе документации акт являет собой документ, которым комиссия подтверждает проведение проверки определенного факта или события.

Чаще всего акт формируется с целью объективной фиксации фактов – аварии, хищения, состояния объекта и подобное. Иногда акт составляет уполномоченное лицо, например, инспектор или ревизор.

Оформляют акты при испытании оборудования, передаче дел, приеме объектов в эксплуатации, уничтожении какого-либо имущества и т.д. Оформленный акт становится основанием для последующих действий.

В зависимости от заключения комиссии устанавливается, что именно следует предпринять организации относительно объекта проверки.

Поскольку применяют акт для документирования самых разных событий, то единого бланка не существует. В каждой конкретной ситуации оформление акта имеет свои особенности.

Для некоторых разновидностей акта существуют унифицированные формы, определенные нормативными правовыми актами или методическими документами и не подлежащие изменению.

Действующая нормативная база

Правильное оформление актов экономическим субъектом крайне важно как для бухгалтерского учета, так и для налогового. В бухучете большинство актов выполняет роль первичных документов.

Ими подтверждается выполнение определенных мероприятий, и констатируются отдельные факты хозяйственной деятельности. На основании актов вносятся записи в бухгалтерские документы, и корректируется учет.

Поэтому малейшее нарушение при оформлении актов грозит признанием их недействительности, а значит и определением ошибочности учета.

В бухгалтерской сфере оформление актов как разновидности первичной документации требует соблюдения определенных правил. В частности документ должен составляться на утвержденном в организации типовом бланке и содержать необходимые реквизиты.

Перечень обязательных реквизитов приведен в ФЗ №402. Организация вправе применять как унифицированные формы актов, так и разработанные самостоятельно.

Главное это соблюдение требований к оформлению и утверждение используемого шаблона документа в учетной политике или распоряжении руководителя.

Относительно составления актов и налогового учета законодательство РФ еще более строго. Определенные виды актов позволяют учесть отдельные расходы при налогообложении, получить вычет НДС и прочее.

В некоторых случаях неправильно оформленный акт может рассматриваться налоговыми органами как попытка сокрытия доходов или уклонения от налогов. Для организации это чревато не только доначислением налогов, но и штрафными санкциями.

Как правильно составить акт ↑

При всем разнообразии актов существует ряд общих правил, которых надлежит придерживаться при оформлении:

Составляются акты коллегиально Обязательно присутствие не менее двух составителей. Формировать акт может комиссия, назначенная приказом руководителя или иным органом управления (надзора). Если акт составляет уполномоченный представитель, обязательно присутствие ответственных лиц
Главной задачей акта является определение фактического состояния и отображения его в акте Если перед составлением акта проводились дополнительные мероприятия (испытания, экспертизы, проверки), то акт формируется на основе их результатов
Составляется акт на типовом бланке организации Либо с применением унифицированной формы
Обязательные реквизиты Включают в себя наименование организации, название документа, перечень составителей и их подписи
Дата акта это дата его составления Но если проверка проводилась в течение нескольких дней, то в тексте акта указывается начало и завершение процесса
Акт состоит из двух основных частей Вводной и констатирующей, но отдельные виды актов должны содержать еще и заключение комиссии
Если содержание акта касается деятельности ответственного лица Обязательно ознакомление его с актом под роспись
Каждая заинтересованная сторона Должна получить надлежаще оформленный и заверенный оригинал акта

Какие бывают виды

Перечислить все виды актов практически невозможно, поскольку составляться такой документ может по любому факту, требующему документированию.

Среди наиболее часто используемых разновидностей можно отметить акты:

Приема-передачи Выполненных работ, материалов, оборудования, ТМЦ, документов
Приема-сдачи Документации, дел
Обследования Условий труда, противопожарной безопасности, технического готовности, состояния техники безопасности
Инвентаризации, ревизии -
Испытаний Технологий, систем, образцов
Расследования Несчастных случаев, аварий

Нужно учитывать, что для отдельных актов предусмотрены унифицированные формы. Хотя с 2013 года использование унифицированных форм не является обязательным, но применение собственного шаблона чревато игнорированием указания важных сведений.

Потому многие субъекты не торопятся отказываться от типовых форм.

Выяснив наличие утвержденной формы акта, нужно также иметь в виду, что для некоторых видов актов имеется специально утвержденные инструкции и правила, нарушение каких грозит признанием недействительности акта.

Основания для формирования

Обязательное требование к любому виду акта это наличие основания для его формирования. Таковое непременно указывается в заголовочной части акта и позволяет достоверно отнести документ к определенному факту или событию.

Что может становиться основанием:

Договор Составление акта нередко становится одним из обязательных условий соглашения о поставке, купле-продаже, передаче объекта в эксплуатацию (аренда, лизинг и прочее). При этом акт становится неотъемлемой частью договора, подтверждающим выполнение определенных условий. В акте отображается номер и дата договора, его название, составители
Распорядительный документ В качестве такового выступает распоряжение или приказ руководителя. В акте указываются реквизиты распорядительного документа (номер, дата). В самом же распорядительном документе отображается причина составления акта (сдача дел или передача документов при смене ответственного лица, уточнение недостачи/излишка, проверка состояния объекта и т.д.)
Нормативный документ (внешний или внутренний) Порой составление акта является обязательным вследствие законодательных норм или утвержденных положений учетной политики. При этом в акте указывается номер и дата конкретного норматива

Необходимые данные

Рассматривая содержание любого акта нужно различать необходимые данные и дополнительные. К необходимым относятся сведения, которыми располагает абсолютно любой вид акта:

  • название документа;
  • номер акта (если такой документ составляется не впервые и периодически);
  • дата и место составления;
  • реквизиты составителя;
  • состав комиссии;
  • ответственные лица;
  • заголовок текста (с упоминанием объекта проверки);
  • текстовая часть (результаты, заключение);
  • подписи комиссии и ответственных лиц;
  • гриф утверждения (при необходимости).

К числу дополнительных данных относятся рекомендации членов комиссии. При необходимости могут составляться дополнительные приложения или прилагаться отдельные документы, их наличие непременно указывается в акте.

Возникающие нюансы ↑

Под нюансами оформления акта следует понимать перечень мероприятий, предшествующих составлению документа и его конечное предназначение.

Так при проведении испытания оборудования предварительно проводятся пробные пусковые работы, осматриваются основные составляющие объекта и прочее.

По итогам процедур составляются промежуточные акты, и уже на их основании составляется итоговый акт. Если проводится освидетельствование сооружения, то обязательной проверке подлежат все предусмотренные нормативами характеристики.

В случае, когда проводится проверка материально-ответственного лица, обязательным является его присутствие при составлении акта. Практически для каждого вида акта существуют свои нюансы, и учитывать их нужно в обязательном порядке.

При освидетельствовании ответственных конструкций

Проверка ответственных конструкций является обязательной на промежуточных этапах монтажа. Зачастую такие конструкции оказываются скрытыми последующими работами.

Поэтому определить их состояние по завершении выполнения всего комплекса работ не представляется возможным. По мере окончания возведения ответственных конструкций специальная комиссия выполняет проверку их качества и пригодности к последующей эксплуатации.

По итогам проверки составляет акт промежуточной приемки ответственных конструкций. Форма его приведена в приложении №7 к СНиП 3.01.01-85.

В процессе проверки ответственных конструкций проводятся различные мероприятия, позволяющие достоверно определить состояние проверяемого объекта.

Для этого выполняются такие работы как:

  • геологическое и геодезическое наблюдение;
  • лабораторные исследования физических свойств;
  • проверка специальной обработки и т.д.

Все выполняемые проверочные работы оформляются в соответствии с нормативными требованиями. На основании полученных результатов и составляется акт.

Лишь после того как качество ответственных конструкций будет подтверждено актом, исполнитель вправе перейти к следующему этапу работ.

Контрольного замера расхода топлива

Большинство организаций в своем распоряжении имеют транспортные средства. Таковые являются имуществом субъекта и отображаются в учетной документации.

Подлежит строгому учету и весь расходный материал, применяемый при обслуживании автомобилей, в том числе и топливо. Количество используемого топлива определяется в соответствии с установленными в организации нормами исходя из особенностей деятельности.

Для сверки показателей истинного расхода топлива и расчетных данных проводится кот рольный замер расхода топлива, оформляемый актом.

Составляют акт установки расхода топлива компетентные сотрудники организации, из которых формируется комиссия.

В комиссионный состав могут входить водитель авто, экономист отдела по учету затрат на содержание транспортных средств, инженер или механик по автомобильным средствам организации. Для каждой отдельной машины формируется индивидуальный акт.

Составляют акт контрольного замера расхода топлива в свободной форме, отображая в нем следующие данные:

  • дата проверки и состав комиссии;
  • тип авто, его марку и регистрационный номер;
  • общий пробег и пробег маршрута;
  • общий объем топливного бака;
  • объем топлива на начала проверки и по ее завершении;
  • показания спидометра на начало и конец процедуры;
  • фактический расход топлива;
  • расчет конечного показателя топливных затрат на сто километров пробега автомобиля;
  • подписи комиссии.

Контроль замера топлива может проводиться при поступлении нового ТС, когда транспортные нормы неизвестны. При этом проверка позволяет установить нормы расхода.

Также проводится проверка, когда установленная норма не соответствует действительному расходу. В качестве образца типовую форма и пример акта контрольного замера расхода топлива можно скачать здесь.

По поводу опрессовки

Опрессовка это гидравлическое испытание. Его суть в проверке герметичности системы. Специалистами создается высокой давление в отопительной системе, максимально приближенное к предельному показателю.

Таким образом создается ситуация, когда происходит гидравлический удар. По итогам оценивается состояние готовности системы к возможным аварийным ситуациям.

Процесс проверки подтверждается документально. Комиссия составляет акт опрессовки системы. Проводиться опрессовка может перед началом отопительного сезона или по его завершении.

Также проведение гидроиспытаний необходимо при выявлении неисправностей для обнаружения конкретного поврежденного участка. Сразу после проведения опрессовки составляется акт, в котором указывается:

  • дата и время проведения испытаний;
  • показатели относительно опрессовочного давления;
  • временной период выдержки повышенного давления;
  • итоги испытаний.

Составляется акт в свободной форме. Бланк акта опрессовки можно скачать здесь.

При уничтожении печати

Уничтожение печатей подразумевает их полное физическое разрушение. Форма и печатающая поверхность должна быть уничтожена с невозможностью последующего восстановления или использования.

К примеру, печати из резины, каучука или полимеров разрезаются на мельчайшие кусочки, а затем сжигаются. Металлические изделия перепиливаются несколькими перекрестными линиями.

По завершении уничтожения печатей составляется акт с указанием:

  • времени и места уничтожения;
  • состава комиссии;
  • основания процедуры;
  • перечня уничтоженных печатей;
  • способа уничтожения;
  • заключения комиссии о невозможности последующего восстановления и использования;
  • подписей всех членов комиссии.

В качестве примера акт об уничтожении печатей. На основании акта заносится отметка в специальный журнал учета печатей об уничтожении.

О расторжении договора оказания услуг

При оказании услуг между субъектами документальным оформлением взаимоотношений становится договор. В нем оговариваются условия сотрудничества, но не всегда стороны их соблюдают. По этой причине договор может быть расторгнут.

Для признания договора недействительным необходимо документальное подтверждение его расторжения. Таковым становится акт о расторжении договора оказания услуг или как его чаще называют соглашение о расторжении.

Составляется такой документ, когда стороны мирно урегулировали возникшие проблемы и решили разорвать договор по согласованию сторон.

Соглашение составляется в произвольной форме. В нем указывается:

  • названия участвующих сторон;
  • дата и место составления;
  • реквизиты основного договора;
  • суть соглашения (расторгнуть договор полностью или в отдельной его части).

Важно! Если изначальный договор был заверен нотариально, то заверение нотариусом необходимо и для составленного акта (соглашения).

Если договор заключен по сделке, требующей госрегистрации, то и акт надлежит зарегистрировать в уполномоченных госорганах.

Каждый из видов актов имеет свои особенности, какие должны учитываться наряду с общими требованиями. От того насколько правильно составлен акт напрямую зависит законность последующих действий субъекта, основанных на содержании акта.

Как формируется акт комплексного опробования

Перед вводом оборудования в эксплуатацию, его необходимо проверить. Чтобы избежать возникновения возможных разногласий, действие оформляется документально. СодержаниеЧто нужно знать Как заполнить акт о проведении комплексного опробования Оно позволяет зафиксировать все обнаруженные во время проверки неисправности....

Особенности договора купли-продажи доли в 2016 году

Есть определенные особенности, которые стоит учесть при подготовке договора купли-продажи доли. Определим, какие законодательные нормы применяются при составлении данного документа в 2016 году. Соглашение о покупке/продаже доли считается заключенным в тот момент, когда подписи сторон поставлены. С того самого момента...

Что такое акт разграничения в 2016 году

В соответствии с действующими законодательными нормами необходимо соответствующим образом осуществлять оформление определенных документов. В том числе раздела границ. Данный вопрос разрешается путем составления акта разграничения. Формирование его закреплено законодательными нормами, определенными...

Особенности составления акта изъятия

В рамках различных проверок может требоваться изъятие определенных ценностей. При этом требуется документально зафиксировать перечень изымаемых предметов и участвующих в процессе лиц. Каковы нюансы формирования акта изъятия? Изъятие может осуществляться в отношении любого ценного объекта. Основанием, как правило,...

Особенности международных актов

Помимо внутригосударственного законодательства также существует также международное. Формируются подобные законодательные нормы специальными организациями, в которые входят представители таких государств. Причем решения, принятые определенными надгосударственными структурами, являются юридически обязательными....

Особенности формирования акта медицинского освидетельствования

В статье будут раскрыты основные моменты, касающиеся акта медицинского освидетельствования. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно его оформить – далее. Для подтверждения соответствия физического состояния профессиональным требованиям проводится медицинское освидетельствование. СодержаниеЧто нужно...

Особенности акта ввода в эксплуатацию

Приобретенное организацией имущество принимается к учету. Но прежде надобно обследовать его соответствие нормативам. Проверку осуществляет комиссия посредством составления акта. Каковы особенности акта ввода в эксплуатацию? Любое основное средство, будь то помещение, оборудование, мебель или иное, должно быть зачислено...

Как формируется акт утилизации объектов

При необходимости физического уничтожения каких-либо документов или ценностей необходимо подтвердить непригодность объекта к использованию. Но не менее важно задокументировать процесс. Как составить акт утилизации объектов? Обыкновенно перед принятием решения об уничтожении какой-либо вещи проводится проверка полезных...

Как создать акт о несчастном случае

Законодатель обязует работодателя организовать своевременное расследование несчастных случаев на производстве (ст. 228 ТК РФ). Невыполнение данного требования служит основанием для привлечения его к ответственности. Важнейшую роль среди прочих материалов расследования играет акт о несчастном случае на производстве....

Порядок составления коммерческого акта

На данный момент процесс перевозки грузов различного типа должен соответствующим образом оформляться документально. Причем существует достаточно обширный перечень бумаг наличие которых строго обязательно в соответствии с определенными законодательными нормами. На данный момент одним из обязательных таких актов...

Как формируется акт оказанных услуг

Хозяйственная деятельность любого типа в обязательном порядке должны быть соответствующим образом документирована. Осуществляется подобное в форме бухгалтерской отчетности. Причем распространяется это как юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей. В соответствии с законодательными нормами они обязаны...

Как формируется акт ревизии

Контроль над деятельностью любого предприятия включает в себя проведение ревизионных проверок. Документальным оформлением таковых выступает акт. Каковы особенности формирования акта ревизии? Ведение хозяйственной деятельности неизбежно требует контроля. Особого внимания требует финансовая сторона. СодержаниеОсновные...

Как составить акт об отсутствии на рабочем месте в 2016 году

Отсутствие на рабочем месте – одно из грубых нарушений дисциплины на предприятии. За несоблюдение правил предусмотрена ответственность. Однако работодатель должен доказать, что сотрудника не было в компании в положенное время и подтвердить факт документально. СодержаниеОбщие сведения Акт об отсутствии работника на...

Как составлятся акт обследования объекта

Необходимость проведения комплексного обследования объекта весьма часто возникает в процессе предпринимательской деятельности. Очень важно правильно оформить результаты проверки. Как составить акт обследования объекта? В случае перепланировки, капитального ремонта или оценки какого-либо объекта первое, что надлежит...

Как формируется акт рекламации

В соответствии с законодательными нормами в подтверждение предоставления услуг составляется специальный акт приемки. Но иногда случается, что по каким-то причинам качество услуг не устраивает заказчика. В такой ситуации ему необходимо будет сформулировать в документальной форме рекламацию. Такой акт в дальнейшем может...

Что такое юридический акт

В законодательстве Российской Федерации существуют различные виды актов. На данный момент наибольшую силу имеют именно юридические акты. Документы подобного типа имеют установленный опять же на законодательном уровне форма, должны составляться в точном соответствии с ним. Обычно такие акты составляют различного рода...

Что такое локальные акты

Одной из серьезных задач, поставленных перед работодателем государством, является ведение определенных документов, связанных с нанятыми на работу работниками. Существуют определенные локальные акты, включающие в себя некоторые нормы трудового права. Документы такого типа должны обязательно составляться в соответствии с...

Как правильно оформить закупочный акт

Сегодня для ведения хозяйственной деятельности, вне зависимости от сферы осуществления различных операций, необходимо будет в обязательно порядке составлять специальные документы. К таковым относится закупочный акт, а также множество различных других. Но именно закупочный акт необходимо составлять в первую очередь. Так...

Какой срок хранения акта общей формы

Транспортировка грузов различного типа сегодня – одна из самых выгодных сфер бизнеса. Потому она достаточно жестко регламентируется на законодательном уровне. Существует целый ряд различного рода документов, связанных с процессом отправки груза, его погрузки, отгрузки и приема. Со всеми нюансами стоит разобраться. Так как...

Как формируется бланк акта согласования

Необходимость согласовать документы или отдельные моменты с заказчиками и партнерами возникает у 99 % организаций. Итогом становится принятие обоюдного решения по определенному вопросу. Как формируют акт согласования? Практика современного ведения бизнеса показывает, что реальной целью согласования является не только...

Порядок составления акта пусконаладочных работ

Завершение пусконаладочных работ, предусмотренных договором, подтверждается актом. Подписывают документ обе взаимодействующие стороны. Как составляется акт пусконаладочных работ? Окончание монтажа сложного технического оборудования завершается проведением пусковых испытаний. СодержаниеЧто нужно знать Образец акта...

Что такое обвинительный акт в 2016 году

Итогом предварительной стадии расследования по делу становится обвинительный акт. В нем обоснован вывод о целесообразности разрешения вопроса по существу в судебном порядке. Что в 2016 году являет собой обвинительный акт? В акте обвинения дознаватель, руководствуясь наличествующими материалами по конкретному делу, выносит...

Как заполняется бланк акта входного контроля

В статье будут раскрыты основные моменты, касающиеся акта входного контроля. Что представляет собой документ, для каких целей предназначен, и как правильно его оформить – далее. СодержаниеОсновные моменты Образец акта входного контроля оборудования и материалов Особенности при формировании документа В строительном...

Особенности формирования акта несоответствия

Сегодня процедура приема и отправки товара обязательно должна отражаться документально. При этом существует специальный формат акта для отражения подробной информации по этому поводу. Иногда случается, что товар, груз, который был отправлен получателю, доходит с какими-либо повреждениями или же количество не соответствует...

Особенности акта допуска на производство работ

Многие компании используют услуги сторонних организаций для выполнения тех или иных работ на своем оборудовании. Такие фирмы именуются подрядчиками. СодержаниеЧто нужно знать Форма акта-допуска на производство работ Во избежание спорных моментов рекомендуется очень ответственно подходить к оформлению взаимоотношений....

Страница 1 из 41234
 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх