Рубрика: Что такое первичные документы

Что такое первичные документы

Первичные документы представляю основу бухучета. Основополагающая роль принадлежит им при создании налоговой и финансовой отчетности. Но какая документация считаются первичной?

В процессе бухгалтерского учета именно первичные документы выступают причиной принятия к учету хозяйственных операций. В первичной документации фиксируется сам факт хозоперации.

Содержание

Но практически любая предпринимательская деятельность сопровождается немалым количеством различной документации. Резонным становится вопрос, первичные документы это какие документы?

Базовые сведения ↑

Под первичным учетом подразумевается начальный этап обобщения отдельных операций хозяйствования, каковые характеризуют основные процессы деятельности организации.

Объектами учета признаются:

  • заготовка исходного сырья для производственного процесса;
  • закупка материальных ресурсов и их последующее расходование;
  • траты на осуществление производственной деятельности;
  • движение производимой продукции и незавершившегося производства;
  • объем готовой продукции;
  • отгрузка и продажа продукции;
  • расчетные операции с поставщиками, заказчиками и покупателями;
  • отчетность перед банками, учредителями и финансовыми структурами;
  • прочее.

Все эти операции сопровождаются документальным оформлением. Информация о хозяйственных процессах и сопутствующих нюансах отображается в первичной документации.

Основные понятия

Под определением первичного документа подразумевается документ, охватывающий исходные сведения результатов какой-либо деятельности.

Первичным документом называется письменное доказательство реализации операции хозяйствования. Составляется данный документ на момент свершения операции либо сразу же по ее завершении.

То есть первичными считаются бухгалтерские документы, подтверждающие факт хозяйственной операции. Всякая информация, присутствующая в первичных документах, требуется для отображения в бухгалтерском учете.

Для ее накапливания и систематизации применяются учетные регистры. В них содержатся данные обо всех осуществленных в организации хозяйственных операциях.

По истечении определенного периода сведения из учетных регистров в сгруппированном виде перемещаются в бухгалтерскую отчетность.

Основными видами первичных документов считаются:

Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции. В отдельных случаях бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности.

Исходя от вида операций, первичная документация делится на бумаги учета основных средств, оплаты труда, кассовых операций, денежных средств и прочее.

Отдельного внимания заслуживает счет-фактура. По сути, данный документ вряд ли первичен, поскольку не обрисовывает конкретную хозяйственную операцию, являясь приложением к первичному документу.

Потребность в счет-фактуре возникает в процессе получения вычета по НДС. Однако одновременно потребуется предъявить накладную или акт.

В то же время Налоговый Кодекс упоминает счет-фактуру в непосредственной связи с документами первичными.

Здесь речь идет о ст. 120 НК — грубейшим нарушением правил по учету доходов/расходов считается отсутствие сопутствующих первичных документов, счетов-фактур.

Потому вполне обоснованно считать счета-фактуры частью первичной документации.

Каковы их функции

Основополагающим предназначением первичного документа признается подтверждение юридической силы осуществленной хозяйственной операции.

При этом за проведение операций устанавливается ответственность для некоторых исполнителей за реализованные операции.

В первичном документе хранятся все необходимые сведения о конкретной хозяйственной операции, и фактом существования документа подтверждается исполнение действия.

То есть в первичных документах сохраняются данные обо всех хозяйственных действиях организации. Первичная документация хранится для обеспечения личных нужд предприятия, а также для предоставления контролирующим структурам.

Именно на основе первичных документов осуществляется бухгалтерский учет. Исходя из имеющихся в документах данных, создается финансовая и налоговая отчетность.

Действующая нормативная база

Основные правила о первичных учетных документах определены в ФЗ №402 от 6.12.11 «О бухгалтерском учете».

Так в гл.2 ст.9 п.1 ФЗ №402 сказано, что составлять первичные документы надобно в строгом соответствии законодательным требованиям с наличием всех учрежденных реквизитов.

В противном случае документы не будут иметь юридической силы. Здесь же говорится о том, что любой факт хозяйственной деятельности должно оформлять первичной документацией.

Что касается форм первичной документации, то они могут быть как унифицированными, так и ратифицированными внутри организации.

Так положение 88 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 в редакции от 3.05.2003) утверждает унифицированные формы первичной документации, касающейся учета кассовых операций и итогов инвентаризации.

Согласно данному нормативу вся соответствующая информация должна фиксироваться при использовании установленных стандартов.

Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 №173н «Об утверждении форм первичных учетных документов…» определены формы первичной документации для государственных и муниципальных структур, а также учрежден перечень употребляемых данными субъектами регистров бухучета.

С 1.01.2013 формы первичной документации из альбома унифицированных бланков не считаются обязательными.

Но в то же время обязательны к использованию формы, применяемые как первичные учетные документы по постановлению уполномоченных органов на основании федеральных законов (информация Министерства финансов РФ №ПЗ-10/2012).

Но хотя применение некоторых унифицированных форм не считается обязательным, ничто не препятствует их применению.

Решение по этому поводу принимается руководителем субъекта экономической деятельности. Именно он утверждает формы для первичных документов по представлению лица, ответственного за ведение бухучета.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н «Об утверждении форм первичных документов для госсектора» учреждены:

  • список и вид унифицированных форм первичных учетных документов;
  • перечень и формы регистров бухгалтерского учета;
  • методика применения форм и формирования регистров бухучета.

С 2015 года данный приказ применяется при формировании учетной политики субъекта учета.

Особенности формирования ↑

Составление первичной документации бухгалтерского учета осуществляется непосредственно в ходе хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании.

При этом важно соблюдение основных правил формирования документа:

Оформляются первичные документы Как правило, на готовых бланках. Однако не запрещено использование и других законодательно разрешенных способов
Допускается использование штампа, факсимиле
Для заполнения применяются Черные или синие чернила
Запрещается наличие в документе необоснованных исправлений Либо каких-либо подчисток
Исправлять допущенные ошибки можно лишь корректурным способом То есть, зачеркнув неверную информацию и надписав правильную. При этом ставится пометка «исправлено», проставляется текущая дата и ставится подпись ответственного лица

Помимо первичных документов на бумажных носителях, можно применять и электронные. Информация при этом формируется в виде электронных данных, но обязательно следует сладить за наличием всех необходимых реквизитов.

Электронная первичная документация создается при помощи электронных средств, которые также способствуют их передаче, хранению и преобразованию в визуальный формат.

Закон не запрещает использовать электронные первичные документы при ведении деятельности. Но обязательным требованием является наличие на документах электронной цифровой подписи.

Обязательные реквизиты

Приказом Минфина РФ №34н от 29.07.1998 учрежден подробный список обязательных реквизитов, каковыми должен обладать всякий первичный документ.

К таковым относятся:

  • наименование используемой формы (документа);
  • код, соответствующий форме;
  • дата формирования документа;
  • название организации, которой принадлежит авторство составления;
  • суть осуществленной хозяйственной операции;
  • измерители хозоперации (в денежном и натуральном изложении);
  • полное название должности сотрудника, ответственного за проведение операции и верность оформления процесса;
  • личные подписи ответственных сотрудников и расшифровка оных.

Утвержденные в официальном порядке бланки содержат все необходимые реквизиты.

Кодом формы именуется семизначный номер отдельного документа соответствующий стандартам Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД).

На бланке код располагается в верхнем правом углу. Если хозоперация оформляется с применением не стандартного бланка, а при помощи независимо разработанной формы, то «код» прописывать не обязательно.

Но учетная политика организации может предусматривать свою кодировку форм, утвержденных внутри организации. Все прочие реквизиты должны наличествовать в непреложном порядке.

ФЗ «О бухгалтерском учете» не ставит ограничений по включению в первичные документы каких-то дополнительных реквизитов.

При желании организация может дополнять первичный документ нужной информацией, руководствуясь локальными особенностями ведения хозяйственной деятельности, потребностями управления, технологиями обработки информации и прочим.

Классификация первичных документов

Вся первичная документация делится на внешнюю и внутреннюю. К внешним относятся документы, поступающие от госорганов, банков, налоговой инспекции, поставщиков, покупателей и пр. по большей части они составляются по типовым формам.

Внутренними признаются документы, создаваемые в самой организации. Внутреннюю первичную документацию поделить можно на:

Распорядительную Охватывает указания, распоряжения касательно выполнения хозопераций
Исполнительную (оправдательную) Подтверждает факт свершения хозоперации
Комбинированную Является исполнительной и распорядительной одновременно
Бухгалтерского оформления Готовится при отсутствии стандартных шаблонов для записи хозоперации, при обрабатывании и обобщении распорядительно-исполнительной документации

Бухгалтерская документация в свою очередь разделяется на разовую и накопительную. При оформлении всякой отдельной операции применяются разовые документы.

Создание накопительной документации происходит по истечении определенного временного периода при накоплении сходных хозяйственных операций.

Классифицировать первичную документацию возможно по стадийности бизнеса. Практически любая сделка делится на три этапа:

Обсуждение и утверждение условий договорных отношений Следствием становятся:

  • договора;
  • счета на оплату
Осуществление оплаты по осуществленной сделке Как итог:

  • выписки с расчетных счетов при безналичной оплате;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности – при оплате наличной
Получение услуги либо товара Этому этапу сопутствуют:

Но вне зависимости от вариативности сделок выделяются обязательные первичные документы, сопровождающие любую сделку:

  • договора;
  • счета;
  • бланки строгой отчетности, товарный, кассовый чек;
  • накладные;
  • акты оказанных услуг/выполненных работ.

Оформление по банку

Оформляя первичную документацию по банку нужно учитывать Порядок ведения кассовых операций в РФ, ратифицированный решением Совета Директоров Банка России №40 от 22.09.1993.

В соответствии с п.19 данного положения не допустимо присутствие исправлений, помарок и подчисток либо применения корректирующих средств в банковской документации, приходных/расходных кассовых ордерах, прилагаемых квитанциях и документах, их замещающих.

В случае выявления погрешности банковские и кассовые документы не могут приниматься к исполнению. Требуется их повторное составление с учетом основных требований.

Важно, что неверно оформленные или попорченные кассовые документы не подлежат уничтожению. Их необходимо перечеркнуть, а затем приложить к кассовому отчету (реестру, ведомости) за день их выписки.

Возникающие нюансы ↑

В процессе составления и оформления первичных документов возникает немало различных нюансов. Среди основных можно отметить следующие:

Подписывает первичный документ лицо из специально утвержденного списка Перечень лиц, располагающих правом на подпись первичных документов, определяется руководителем организации при согласовании с главбухом. Если документы касаются операций финансового характера, то подписывает их руководитель и ответственное должностное лицо. Факсимильным способом воспроизводить подпись руководителя в процессе оформления первичных документов запрещено
Составлять первичный документ следует на момент свершения Хозяйственной операции или сразу по ее завершению. Составленный спустя некоторое время документ законным не признается
Исправлять банковские и кассовые документы запрещено В прочие первичные документы допускается внесение исправлений, но только при наличии подтверждающих подписей ответственных лиц и указании даты внесения поправки
Необходимо тщательно проверять правильность оформления первичных документов Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет однозначно признать документ официальным подтверждением. Даже если налогоплательщик сумеет доказать законность документа посредством сопутствующей документации, ему придется потратить немало времени на дискуссионные споры и возможно, судебные тяжбы
Обязательным требованием является оформление первичных документов На государственном языке в национальной валюте. При наличии документов на иностранном языке необходимо осуществить их перевод на русский язык

Что такое двусторонний документ

В некоторых случаях при оформлении первичной документации допускается использование двустороннего первичного документа. Таковым выступает форма универсального передаточного документа (УПД).

Видео: первичные документы

Бланк УПД это функционирующая форма счета-фактуры, каковая дополнена непременными показателями первичной документации.

Статус «1» у УПД позволяет данным документом заместить не только счет-фактуру, но и акт либо накладную.

При этом УПД одновременно применяется при расчетах по НДС и при признании расходов в процессе налогообложения прибыли. УПД, обладающий статусом «2» замещает лишь акт или накладную.

В УПД объединены элементы счета-фактуры и первичного документа о подтверждении свершения хозоперации. В законодательстве не имеется запрета на оформление счетов-фактур или накладных с двух сторон одного бумажного носителя.

Нужно ли ставить печать

К числу обязательных реквизитов первичных документов печать не относится. Упоминание о ней не содержится в ст.9 ч.2 ФЗ №402.

Следовательно, ставить печать необходимо, если организация использует собственную разработку документа, который предусматривает наличие печати.

Но в то же время обязательно нужно заверять печатью те документы, для которых наличие печати предусмотрено в законодательном порядке. Например, к таковым относятся счета-фактуры и платежные поручения.

Также необходимость наличия печати может обуславливаться учетной политикой организации либо соглашением сторон.

Кто несет ответственность за их сохранность

Ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязует организации сохранять первичную документацию, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность на протяжении установленного срока.

Согласно стандартам государственной организации архивного дела данный срок не может быть меньше пяти лет. В процессе хранения надлежит обеспечивать защиту от несанкционированных правок.

Любые исправления должны быть аргументированы и подобающим образом удостоверены. Содержание регистров бухучета и бухгалтерской отчетности представляет собой коммерческую тайну.

За разглашение ее, имеющие доступ к информации лица несут ответственность в соответствии с нормами законодательства РФ. Первоначально хранятся первичные учетные документы в закрытых шкафах под началом главбуха организации.

Должным образом обработанные документы передаются на хранение в архив. Непосредственно за их сохранность несет ответственность собственник предприятия.

Наличие первичных учетных документов это неотъемлемая составляющая деятельности любой организации.

Без них практически невозможно нормальное существование предприятия. Потому столь важно знать и соблюдать порядок составления и оформления первичных документов.

Типовые формы первичных учетных документов

Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций. Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством. СодержаниеВажные аспекты Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? Каков их срок хранения Вы...

Как выглядит образец приказ на право подписи первичных документов в 2017 году

Различные хозяйственные операции ИП, а также юр. лиц в обязательном порядке должны подтверждаться всевозможными первичными документами. Они обязательно составляются в полном соответствии со специальными унифицированными форматами, которые отражаются в законодательных актах. А также внутренней учетной документации...

Как выглядит образец графика документооборота первичных учетных документов

На данный момент ведение различной коммерческой, иной деятельности индивидуальных предпринимателей, юридических лиц должно сопровождаться формированием специальной документации. В первую очередь это касается именно первичных учетных документов. Они необходимо для формирования отчетности, а также решения различного...

Когда составляется первичный учетный документ

В процессе осуществления предпринимательской деятельности оформляется различная учетная документация. СодержаниеНеобходимые сведения Порядок оформления первичных документов Возникающие нюансы Поэтому следует разобраться, какими нормативными актами нужно руководствоваться, чтобы избежать проблем при составлении...

Кто имеет право подписи первичных документов

Все документы, сопутствующие оформлению хозяйственных операций, должны подписываться первыми лицами. Без этого они признаются недействительными. Кому принадлежит право подписи первичной документации? Любой документ признается действительным только при надлежащем оформлении. При этом в зависимости от типа документации...

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Статья затронет основные моменты, касающиеся обработки бухгалтерских документов. Какие документы являются первичными, каким образом необходимо их обрабатывать и что для этого необходимо – далее. СодержаниеОсновные моменты Как осуществляется обработка первичных бухгалтерских документов на предприятии Когда в...

Как правильно внести исправления в первичных документах

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся исправлений в первичных документах. Как правильно заполнять документацию, исправления допускаются или нет, что делать в случае ошибки и как ее исправить – далее. СодержаниеВажные аспекты Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах Как они должны быть...

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в 2017 году

Каждый бухгалтер должен знать, что относится к первичным документам бухучета. Выясним, какие бланки действительны в 2017 году, какие нормативные акты регулируют их использование. Рассмотрим, какая существует классификация первичной документации, основные правила заполнения бланков. При осуществлении всех хозяйственных...

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в России

Сегодня одним из обязательных условий ведения коммерческой деятельности на территории РФ является формирование соответствующим образом бухгалтерской и иной отчетности. При этом для ведения отчетности такого рода необходимо будет составлять специальные документы. Формат их установлен на законодательном уровне. При этом...

Порядок заполнения первичных документов по кассе в 2017 году

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся заполнения первичной документации по кассе. Что это за тип документов, как правильно их оформлять, какие функции выполняют – далее. Финансовая операции должна подтверждаться документами. Оформлять их необходимо правильно, соответствуя требованиям и правилам, установленным...

 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх