Рубрика: Особенности составления дефектного акта

Особенности составления дефектного акта

В процессе использования или осмотра оборудования могут обнаружиться дефекты. Это значит, нужен ремонт или списание средств. Документальным основанием становится надлежащий акт.

Каковы особенности создания дефектного акта? Списание оборудования и основных средств в производстве или осуществление ремонта требует документального обоснования.

Содержание

Необходимо указать причины неисправности или невозможности использования, то есть дефекты объекта. Для этого создается дефектный акт. Каковы особенности его составления?

Базовые аспекты ↑

Дефектный акт составляется при осмотре повреждений и неисправностей объекта. Документ становится основанием полного или восстановительного ремонта либо списания.

Составлением акта занимается специальная комиссия, утвержденная приказом руководителя. Члены комиссии осматривают объект и заносят полученные в процессе осмотра данные в бланк документа.

На основании заполненного дефектного акта принимается решение о дальнейшей судьбе имущества.

Отсутствие дефектного акта зачастую становится причиной непризнания налоговыми органами расходов на ремонт оборудования или объектов основных средств.

Это становится причиной доначисления налогов и применения штрафных санкций. При создании дефектного акта важно учесть три обязательных аспекта, которые должны отображаться в обязательном порядке:

Четкая идентификация объекта По штрих-коду, инвентарному номеру, маркировочному номеру, в зависимости от способа учета в организации
Выявленные дефекты Обнаруженные и потенциальные при отсутствии ремонта
Действия Которые необходимо выполнить

Если ранее акт дефектации организацией не применялся, то вводить его в документооборот желательно постепенно. Например, на начальной стадии можно использовать такие акты в цехах, где наличествуют наиболее большие затраты на ремонт оборудования.

При этом не стоит использовать дефектный акт абсолютно для всего имеющегося оборудования. Для малоценного имущества можно применять менее трудоемкие и временно-затратные способы ремонта и списывания.

Что это такое

Актом именуется документ, который подтверждает какой-либо осуществленный факт. Дефектный акт является подтверждением выявления дефектов. В нем же содержатся рекомендации по устранению неисправностей.

Составляется акт на основании заключения комиссии экспертов. Внешне акт представляет собой таблицу, в которой указаны проблемные участки проверяемого объекта. Хотя форма акта может разрабатываться организацией самостоятельно.

В дефектном акте не отображается стоимость грядущих расходов. Основная цель документа это подтверждение фактического состояния объекта и обоснование последующих действий для приведения ОС или оборудования в рабочее состояние.

На основании дефектного акта составляется смета на ремонт, отчет о целесообразности восстановления объекта, приказ на проведение ремонтных работ, распоряжение о списании с учета.

Назначение документа

Составляется дефектный акт при:

  • плановом осмотре имущества;
  • осмотре объекта вследствие возникновения сбоев в работе;
  • осмотре при приеме из ремонта;
  • осмотре после монтажа;
  • поступлении оборудования или ОС;
  • вводе в эксплуатацию.

Составление дефектного акта обязательно, когда объект находится на гарантии или сервисном обслуживании. На основании акта списываются средства, затраченные на ремонт или восстановление.

В случае, когда объект не подлежит восстановлению, дефектный акт становится основанием для списания с учета.

Действующая нормативная база

Дефектный акт причисляется к первичной документации. На основании акта происходят операции, касающиеся ремонта или списания.

По этой причине при создании дефектного акта следует учитывать требования ФЗ №402 об обязательных реквизитах первичной документации.

Унифицированной формы дефектного акта не предусмотрено. Каждый хозяйствующий субъект самостоятельно разрабатывает и утверждает в учетной политике необходимый шаблон документа.

Можно руководствоваться унифицированными формами схожих документов. Помимо обязательных реквизитов в дефектном акте должны наличествовать данные касательно идентификации объекта, основания осмотра, условий использования.

Дефектный акт содержит рекомендации по устранению неисправностей. Но помимо того он может дополняться различными приложениями, подробно описывающими тот или иной дефект либо рекомендованное действие.

Для составления акта назначается специальная комиссия. В нее включают специалистов, способных верно оценить состояние объекта.

Так бланк «Акт дефектовки пропановых баллонов» заполнять должен исключительно представитель предприятия-наполнителя или наполнительной службы после проведения технического осмотра.

Заполняется акт в процессе дефектовки. Хранится документ не менее пяти лет – в составе документов на списание либо в бухгалтерии вместе с документами, касающимися ремонта активов.

Возникающие нюансы ↑

Правильно составленный дефектный акт отвечает интересам предприятия, а значит, способствует улучшению результатов ее работы. Потому выявление дефектов осуществляется группой компетентных сотрудников, способных правильно оценить состояние объекта.

В комиссию для выявления дефектов включают:

Представителей подразделения Какое эксплуатирует объект осмотра – подписывают акт. Они инициируют ремонт, первыми выявляют нарушение работоспособности и наиболее заинтересованы в устранении дефектов
Представителей ремонтной службы Заполняют акт. Их задачей становится восстановление объекта и следовательно, они могут детально проверить объект и установить объем необходимых работ
Лиц, осуществляющих приемку оборудования Или ОС из ремонта – контролируют процесс
Специалистов по экономическим вопросам и учету Анализируют затраты, формируют отчетность

В дефектном акте должны наличествовать реквизиты первичной документации. К таковым относятся:

  • название документа;
  • дата составления;
  • название организации, составившей документ;
  • содержание описываемого в документе факта;
  • натуральные и/или денежные измерители с указанием единиц измерения;
  • указание должностных лиц, ответственных за оформление документа;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой.

Утвержденный бланк

С 2013 года унифицированные формы первичной документации не обязательны к применению. Утвержденные шаблоны носят рекомендательный характер.

Однако закон не воспрещает использовать типовые формы в их изначальном виде. Так можно составлять дефектный акт, используя унифицированную форму ОС-16.

Данный акт применяется при оформлении дефектов, обнаруженных при монтаже, испытании, наладке оборудования, плановом его осмотре. Эта форма активно используется в самых разных отраслях для фиксирования дефектов оборудования.

Форма ОС-16 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №7 от 21.01.2003. Полное название документа звучит как «Акт о выявленных дефектах оборудования».

Но содержание этой формы никак не универсально и в некоторых случаях использование ОС-16 неприемлемо. Например, нельзя использовать подобный документ при выявлении дефектов объектов недвижимого имущества.

В таком случае организация утверждает собственную форму акта, учитывая требования по оформлению со стороны законодательства.

На замену дверей

По обыкновению дефекты имущественных объектов выявляются в процессе монтажа или эксплуатации. Составление дефектного акта на замену дверей может иметь различные последствия, что зависит от периода осмотра.

Здесь следует рассмотреть различные виды дефектов. Таковые могут быть:

Эксплуатационными Когда неисправности возникают вследствие использования в рабочих процессах
Конструктивными Если наличие дефектов обусловлено неправильной конструкцией

Если дефект дверей обнаружен в процессе планового осмотра, то в акте отображаются обнаруженные неисправности. Затем приводятся рекомендации специалистов по поводу целесообразности замены отдельных элементов.

Если ремонт дверей обойдется дороже, чем полная замена, то на основании дефектного акта дверь списывается. На этом же основании приобретаются новые двери. Другое дело, когда дефект обнаружен при монтаже недавно приобретенных дверей.

В этом случае рассматривать ситуацию следует в контексте закона «О защите прав потребителей». Согласно этому нормативу поставщик обязан в течение гарантийного срока заменить товар в случае обнаружения брака.

То есть дефектный акт, в рамках гарантийного периода, предъявляется непосредственному продавцу, который на основании документа должен осуществить замену дверей или устранить выявленные дефекты, оплата исходит от сервиса.

На списание

Дефектный акт может выступать основанием списания объекта. В этом случае значение имеет характер процесса дефектовки.

Оный может быть:

Внешним Оценивается внешнее состояние объекта, выявляются внешние повреждения, нарушения функциональности
Поузловым Осматриваются отдельные составляющие комплексы оборудования, выявляются неисправные и работающие с нарушениями
Подетальным Оборудование разбирается полностью и детали сравниваются по параметрам с изначальными размерами согласно условиям технической эксплуатации

На основании осмотра специалисты, входящие в состав комиссии, определяют возможность восстановления объекта в целом, в том числе и посредством замены отдельных деталей.

Исходя из рекомендаций экспертов, составляется смета ремонта. Таковая становится основой отчета о целесообразности восстановления объекта.

При экономической невыгодности проведения ремонтных работ объект списывается. Также комиссия может сразу при осмотре прийти к выводу о необходимости списания объекта, что отобразит в своих рекомендациях.

Основных средств

Дефектный акт на списывание основных средств составляет комиссия, утвержденная приказом руководителя. Обязательно в состав комиссии включается специалист, способный оценить технические характеристики объекта.

При отсутствии такового в штате компании для оценки технического состояния может привлекаться сторонний эксперт.

Что надлежит указать в акте:

  1. Наименование акта.
  2. Дата составления и дата утверждения документа руководителем.
  3. Наименование предприятия, составившего документ.
  4. Название объекта ОС и его инвентарный номер.
  5. Перечень дефектов, выявленных при осмотре.
  6. Описание дефектов, причисленных к неустранимым, с точки зрения морального или физического износа.
  7. Технические параметры дефектов с указанием использованных единиц измерения.
  8. Должности членов комиссии и их подписи с расшифровкой.

Наглядно ознакомиться с примером заполнения дефектного акта на списывание основных средств можно рассмотрев заполненный образец документа.

Важно! Дефектный акт представляет собой первичный документ, предоставляющий техническое заключение по списываемым ОС, стоимостные показатели в нем не отображаются.

Мебели

Дефектный акт мебели, являющейся имуществом организации, целесообразно составлять в процессе инвентаризации имущества. Таковая в обязательном порядке осуществляется в преддверии составления годовой бухгалтерской отчетности.

При этом осуществляется плановый осмотр имеющейся мебели, и выявляются дефекты. Для часто используемой мебели, например в общественных учреждения, можно утвердить более частую инвентаризацию имущества.

При списании мебели следует учитывать сумму амортизационного износа. То есть при определении целесообразности ремонта в расчет принимается не начальная стоимость объекта, а сумма неамортизированной стоимости.

В дефектном акте следует указать первоначальную стоимость предмета мебели и сумму начисленной по нему амортизации. Если затраты на ремонт превышают остаточную стоимость, мебель подлежит к списанию.

Если в бюджетной организации

В бюджетной организации стопроцентное начисление амортизации не является поводом для списывания имущества. Самортизированные объекты могут находиться в состоянии, пригодном для эксплуатации.

Поэтому списать имущество на основании дефектного акта можно лишь, когда выводы экспертной комиссии сводятся к невозможности использования объекта.

Отдельного внимания заслуживают дефектные акты бюджетных организаций, на основании которых осуществляется ремонт основных средств. Для отдельных отраслей предусмотрены унифицированные формы документов.

При отсутствии утвержденного бланка может использоваться самостоятельно разработанный документ. Главным условием является наличие в акте обязательных реквизитов, перечисленных в п.7 Инструкции к Единому плану счетов №157н.

При ремонте нового оборудования и выявлении дефектовки работ его при монтаже, используется дефектный акт по форме ОС-16.

Если основное средство передается на ремонт в специальное подразделение, то составляется накладная на внутренне перемещение по форме ОС-2.

В случае привлечения подрядчиков надлежит заключать с исполнителями договор подряда с оформлением акта приема-передачи ОС в ремонт. При приеме объекта из ремонта составляется акт приема-сдачи отремонтированного ОС по форме ОС-3.

При проведении подрядчиком ремонтных работ здания, какие признаны строительно-монтажными, к акту ОС-3 дополнительно прилагается акт приемки формы КС-2 и справка о стоимости исполненных работ формы КС-3.

Образец дефектной ведомости

Дефектная ведомость хотя и имеет сходства с дефектным актом, но все же обладает и отличиями. Данный документ создается по факту осмотра объекта, нуждающегося в модернизации либо ремонте.

Также ведомость составляют при принятии на ремонт имущества, находящегося на гарантии или сервисном обслуживании. Функции дефектной ведомости:

  • замена объекта;
  • составная часть общей сметы;
  • доказательство осуществленного осмотра и присутствие дефектов.

Составляется дефектная ведомость как дополнение к дефектному акту. В отличие от дефектного акта в ведомости наличие обязательных реквизитов не обязательно, поскольку данный документ относится к внутренней документации.

Образец дефектной ведомости выглядит так:

  • название документа;
  • выявленные дефекты;
  • перечень деталей, требующих замены;
  • подписи составивших лиц.

На основании ведомости составляется дефектный акт. Непосредственно к дефектной ведомости может прилагаться смета на ремонт.

Форма акта дефектации двигателя

Структура акта дефектации двигателя выглядит примерно так:

  1. Название документа (акт дефектации двигателя, акт технического состояния).
  2. Дата и место составления.
  3. Состав комиссии с указанием должностей и фамилий.
  4. Данные владельца объекта.
  5. Данные привлеченных независимых экспертов.
  6. Сведения об осматриваемом объекте (номер двигателя, регистрационный номер авто, иные идентифицирующие данные).
  7. Результаты дефектовки (выявленные дефекты двигателя).
  8. Время начала и окончания осмотра.
  9. Использованные для осмотра технические приспособления.
  10. Условия осуществления осмотра.
  11. Рекомендации участников осмотра.
  12. Прилагаемые документы (фото, смета и т.д.).
  13. Подписи сторон.

Как и любой первичный документ, дефектный акт составляется в процессе осмотра объекта. Если это невозможно, то сразу же после завершения осмотра имущества.

Что такое акт дефектации оборудования

Вышедшая из строя техника не может эксплуатироваться по назначению. Подтвердить это нужно документально. Уполномоченное лицо определяет причину неисправности и составляет акт дефектации оборудования. Что это за документ? Оборудование может выйти из строя по вине ответственного материально лица либо по не зависящим от...

Что такое дефектный акт в строительстве

Строительные работы в коммерческой деятельности всегда являются актуальными. Существует множество дополнительной сопроводительной документации составление которой строго обязательно. Многие из них являются документами строгой отчетности, являются обязательными при составлении отчетности различного типа. Именно таким...

Как составляется акт дефектовки автомобиля

Любой транспорт или его части со временем приходят в негодность. В некоторых случаях для обоснования ремонта или списания авто необходимо подтверждение. Таковым становится акт дефектовки авто. Как составить его правильно? Необходимость ремонта или модернизации объекта должна подтверждаться документально. Особенно...

Особенности формирования дефектного акта на текущий ремонт

Всевозможные хозяйственные операции в зависимости от различного рода нюансов должны соответствующим образом отражаться в бухгалтерской отчетности. Причем касается это всех без исключения моментов. Ремонтные работы также являются хозяйственными операциями. Но при этом нередко случается, что выполняются подобные...

Как формируется образец дефектного акта

Непригодность товаров и объектов становится основанием для создания акта с описанием дефектов. Руководствуясь данным документом, повреждения устраняются или объекты списывают с учета. Как формируют дефектный акт? В расходы любой организации периодически включается ремонт оборудования или основных средств либо их...

 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх