Рубрика: Особенности работы с накладными

Особенности работы с накладными

Покупка, продажа или возврат товаров, выполнение работ или предоставление услуг – все эти операции сопровождаются первичной документацией. К таковой причисляются разные виды накладных. Каковы нюансы применения накладных?

Содержание

Накладная это первичный документ бухгалтерского учета, на основании которого выполняется отгрузка товаров и доставка их покупателю, а также отображение операции в учете. Каков порядок применения накладных и в чем особенности работы с такими документами?

Общие моменты ↑

В зависимости от особенностей сделки перечень сопровождающих документов может меняться. Но, как правило, документальное сопровождение таково:

  • оформляется договор меж продавцом и покупателем;
  • выставляется счет для оплаты;
  • выдается подтверждающий оплату документ;
  • при отгрузке товаров покупателю выдается накладная;
  • в случае претензий у покупателя к качеству товара и необходимости возврата оформляется возвратная накладная.

Важно, что юридическую силу документы обретают только в случае реального исполнения хозяйственной операции, то есть товар отгружен, оплата получена. Учет хозопераций осуществляется на основании накладной.

В соответствии с указанными в ней сведениями продавец списывает реализованные ТМЦ. Покупатель на основании накладной приходует приобретенные ценности.

Необходимые термины

Накладной именуется первичный учетный документ, подтверждающий факт передачи товара от продавца к покупателю. Такой документ необходим в качестве сопроводительного при транспортировке грузов. Накладная это основание списания/оприходования ценностей.

Но термин «накладная» это общее понятие и в зависимости от вида осуществляемых операций накладные могут классифицироваться. В частности накладные бывают приходными, расходными, возвратными и т.д.

Среди наиболее часто применяемых форм накладных отметить следует такие:

Приходная накладная Используется для отображения в учете поступления ТМЦ. Унифицированного бланка для приходной накладной не предусмотрено. В основном документ создается на базе формы ТОРГ-12. Приходной накладная именуется, поскольку покупатель на ее основании приходует ценности
Расходная накладная На основании данного документа происходит отпуск ценностей и списывание их с учета продавца. Оформляется продажа также с применением ТОРГ-12
Возвратная накладная Требуется при возврате продавцу товара ненадлежащего качества. При этом может быть заявлена претензия на возврат стоимости товара и понесенных расходов. Как правило, документ составляется в свободной форме. За основу могут приниматься формы ТОРГ-12, ТОРГ-2, ТОРГ-3
Требование-накладная Составляется по форме М-11. Применяется для подтверждения движения ТМЦ меж ответственными лицами и структурными подразделениями
Налоговая накладная Являет собой отчетный налоговый документ, который подтверждает возникновение у налогоплательщика налоговой обязанности по причине продажи товаров и одновременно удостоверяет право на налоговый кредит у покупателя

Исходя из способа, вида и формы передачи ценностей, различаются такие виды накладных как:

Товарные Применимы при оформлении операций по приему и отпуску ТМЦ со складов
Транспортные Используются при транспортировке грузов, регулируя отношения меж отправителем, перевозчиком и получателем груза. Транспортные накладные в свою очередь различаются в зависимости от вида транспорта и нормативов, касающихся перевозки грузов. Например, транспортная накладная может быть авиационной, железнодорожной, автотранспортной

Назначение документа

Предназначением любой накладной является подтверждение выполнения операции, отображенной в ее содержании. То есть накладной удостоверяется факт продажи и передачи ТМЦ.

В бухгалтерском учете накладная становится основанием для списывания и оприходования ценностей. Обусловлено это тем, что документ содержит подобные сведения не только об участниках сделки, но и о характеристиках товара.

Так к непременным реквизитам любой накладной относятся следующие данные:

  • наименования всех участвующих в операции сторон (продавца, покупателя, грузоперевозчика, плательщика);
  • реквизиты сторон;
  • содержание хозяйственной операции;
  • вид передаваемого товара;
  • основные характеристики ценностей;
  • количественные и стоимостные показатели сделки;
  • перечень ответственных лиц и их подписи;
  • список сопутствующих документов.

Особенности накладных в том, что в зависимости от вида операции перечень реквизитов может дополняться, при этом обязательные реквизиты остаются в неизменном порядке.

Действующая нормативная база

В соответствии с бухгалтерским законодательством все хозяйственные операции должны оформляться документально. Только на основании первичных документов они могут фиксироваться в учете.

При этом могут использоваться унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата №132, или самостоятельно разработанные шаблоны при сохранении обязательных данных.

ФЗ №402 определяет обязательные реквизиты, какими должен обладать любой первичный документ. При не соблюдении данной нормы первичный документ приниматься к учету не может.

В Методических рекомендациях, принятых Письмом Роскомторга №1-794/32-5 от 10.07.1996 и касающихся оформления операций учета, приема, отпуска и хранения товаров в организациях сказано, что перемещение товаров от поставщика к получателю должно оформляться товаросопроводительными документами.

К таковым относятся накладные. Здесь же говорится о том, что накладная может быть как приходной, так и расходной. Оформлять ее надлежит материально ответственному за ТМЦ лицу в момент передачи ценностей.

Возникающие нюансы ↑

При составлении накладной создается столько экземпляров, сколько в сделке участвует сторон. В основном создается два аналогичных документа – для продавца и покупателя, для подтверждения в учете продажи и приобретения.

Покупателю накладная также необходима для получения в последующем вычета по НДС.

Несмотря на то, что с 2013 года использование унифицированных форм не обязательно и возможно применение самостоятельно разработанных шаблонов, используемый документ требует утверждения.

Готовый документ может признаваться недействительным при несоответствии его утвержденному образцу. Шаблон накладной должен выглядеть следующим образом:

Указываются обязательные реквизиты Названия организаций-участников, их адреса, контактные данные и банковские реквизиты
Прописываются коды ОКПО и ОКДП поставщика
Отмечается основание осуществления операции Указываются номер договора поставки и дата его создания
Пишется номер накладной И дата ее составления
Вносятся данные о передаваемых товарах Информация указывается в виде таблицы, содержащей сведения о виде и названии ТМЦ, их количестве, цене, общей стоимости, единицах измерения, НДС и т.д.
Указывается число приложенных К накладной документов и итоги сделки
Ставятся подписи Ответственных лиц и печати

При заполнении накладной недопустимо наличие исправлений или ошибок. Такую накладную необходимо переделать. Обязательные реквизиты должны вноситься в соответствии с законодательными требованиями.

Если прием товаров осуществляется на основании доверенности, то ее реквизиты отображаются в накладной, а сама доверенность остается у продавца.

Утвержденная форма бланка

Терминов «приходная накладная» и расходная накладная» официально не предусмотрено. Законодателем утверждено несколько форм, которые могут применяться для передачи и оприходования ТМЦ.

К таковым относятся формы ТОРГ-12, ТОРГ-13, ТОРГ-14. В зависимости от вида и направления деятельности организация вправе использовать унифицированную форму или несколько видоизменить таковую.

В любом случае в учетной политике субъекта утверждается, какие именно формы должны применяться в определенных случаях.

Если новые формы принимаются в процессе деятельности, то утвердить таковые можно отдельным приказом руководителя. Допускается утверждение нескольких форм накладных, используемых в зависимости от вида осуществляемой операции.

На внутреннее перемещение

При внутреннем перемещении ТМЦ в организации может использоваться простая форма расходной накладной.

Такой бланк содержит:

  • название товара;
  • стоимость и количество;
  • названия структурных подразделений или должности и фамилии ответственных лиц.

Накладную составляют в двух экземплярах. Один экземпляр сохраняется у сотрудника, отпустившего товар. Второй передается принявшему ТМЦ лицу.

Оба документа впоследствии передаются в бухгалтерию для отображения операции в учете. При использовании унифицированных форм может применяться форма ТОРГ-13.

Она предназначена для учета движения ценностей внутри организации или меж ответственными лицами. При заполнении формы в качестве основания выступает письменное распоряжение руководителя организации.

Из особенностей оформления данного вида накладной стоит отметить такие:

Стоимость товаров указывается по учетным ценам Транспортные расходы, НДС и прочее не учитываются, поскольку попросту отсутствуют
Накладную составляет материально-ответственное лицо Осуществляющее отпуск ТМЦ
Стандартная накладная на внутреннее перемещение Как правило, не содержит данных о местонахождении сторон. Если организация желает указать адреса структурных подразделений, форму можно дополнить

Объектов основных средств

Основными средствами признаются объекты, используемые организацией в производстве более двенадцати месяцев. Такое имущество может использоваться годами и, следовательно, возможно неоднократное его перемещение.

Объекты основных средств перемещаются на основании утвержденной накладной на внутреннее перемещение. При первичном приеме ОС в организации составляется акт приема-передачи.

При внутреннем перемещении накладную можно дополнить графами для отображения текущего состояния объектов. Таким образом исключается взыскание с ответственного лица ущерба, причиненного не по его вине.

Видео: как заполнять ТТН и ТН

Создается накладная на внутреннее перемещение ОС в двух экземплярах. При этом один их них за подписью сдатчика и получателя передается в бухгалтерию.

Другой экземпляр сохраняется сдатчиком до внесения инвентарный список ОС отметки о выбытии объекта у сдатчика и принятии к учету получателем.

Материалов

Материально-производственными запасами признаются сырьевые материалы, готовая продукция, товары, используемые в управленческих целях.

Процесс движения МПЗ состоит из трех этапов – поступления в организацию, расходования и выбытия. Под внутренним перемещением материалов подразумевается процесс расходования, то есть отпуск в производство.

Если в организации учреждены лимиты на отпуск материалов, то внутренне перемещение осуществляется при использовании лимитно-заборной карты формы М-8.

При отсутствии лимитов применяется требование-накладная, для которой предусмотрена унифицированная форма М-11. При этом для учета движения МПЗ, находящихся на складском хранении применяется карточка учета материалов формы М-17.

На отпуск материалов на сторону

При продаже организацией товарно-материальных ценностей сторонней организации используется типовая форма ТОРГ-12. Составляют ее также в двух экземплярах.

Но при этом документ может содержать до пяти подписей ответственных лиц:

Со стороны продавца Руководителя, бухгалтера, ответственного за отпуск лица. В крупных организациях подпись в накладной может ставить один человек, но при наличии у него права подписи накладных за руководителя и главбуха
Со стороны покупателя Получившего груз представителя грузополучателя, уполномоченного доверенностью или Уставом
Со стороны грузоперевозчика Представителя транспортной компании или компании-получателя, фактически принявшего груз

Накладная ТОРГ-12 может составляться в электронной форме. При этом в ней указывается информация о товарно-транспортной накладной, на основании которой происходит доставка груза от продавца к покупателю.

Электронный документ составляется в единственном экземпляре, заверяется электронной подписью. Далее накладная онлайн пересылается на электронный адрес получателя.

Особенностью привлечения для перевозки грузов сторонних организаций считается то, что крупные компанию предлагают получателям возможность отслеживания грузов. Например, компания-грузоперевозчик «Деловые линии».

Поиск груза по накладной осуществляется в соответствии с номером накладной, соответсвующей определенной грузоперевозке. В личном кабинете грузополучатель может отследить, где именно на данный момент находится его груз и когда следует ожидать доставки.

Пример накладной

При заполнении любой накладной следует учитывать такие нюансы:

Дата отгрузки и дата составления накладной должны совпадать Потому документ должно создавать в процессе операции или сразу по ее завершении
Указывая информацию о сторонах Нужно обязательно указывать точный юридический адрес, контакты и банковские реквизиты
При отправке товара со склада структурного подразделения Необходимо указать его фактический адрес
Обязательно указание реквизитов документа Выступающего основанием поставки
Должны точно приводится Качественные, количественные и стоимостные характеристики товаров
Обязательно наличие подписей ответственных лиц Расшифровками и печатей организаций

Как сделать А5

По умолчанию распечатанные формы накладных имеют формат А4. Но некоторые формы более целесообразно печатать в ином формате, в частности более удобным может быть бланк А5.

Этим обеспечивается удобство применения документа и экономия бумаги. Но не всем известен такой способ печати. Для распечатки накладной формата А5 в программе 1С необходимо:

Выбрать нужный документ и нажать кнопку «Печать» В открывшемся окне понадобится выбрать форму печатного документа
Форма выбирается двойным нажатием Про левой кнопки мыши
Открывшуюся форму можно подредактировать Выбрать команду «Таблица – Вид — Только просмотр». Готовая форма может сохраняться на диске «Файл – Сохранить как»
При печати документа большого размера программа 1С Автоматически поделит документ на страницы
Если требуется изменить формат документа То сделать это можно в параметрах печати. Здесь устанавливается модель принтера, тип бумаги, масштаб документа, численность копий. Далее можно нажать кнопку «Ок» и распечатать бланк в формате А5, указанном в параметрах печати

Еще проще печать накладных в формате А5 осуществляется с применением программы Word. В Word 2007 размер листа задается по следующему пути – «Разметка страницы»→»Параметры страницы»→»Размер».

Для Word 2003 нужно зайти в «Параметры страницы», выбрать закладку «Размер бумаги», выбрать нужный размер и нажать кнопку «Ок».

Любые виды используемых накладных признаются первичной документацией. Поэтому сохранять их следует не менее пяти лет. Электронные накладные сохраняются в компьютере организации либо на специально выделенном сервере в течение такого же времени.

Оформление транспортной накладной в 2016 году

По закону на все хозяйственные операции должна оформляться оправдательная документация. Несоблюдение положения чревато привлечением к административной ответственности. СодержаниеНеобходимые сведения Как заполнить транспортную накладную Международная транспортная накладная К таким бумагам относится...

Как правильно заполнить товарно-транспортную накладную в 2016 году

Статья раскроет основные вопросы, касающиеся товарно-транспортной накладной. Что это за документ, какова его роль, и каким образом правильно составить – далее. Во время осуществления грузовой перевозки необходимо оформить специальный документ – накладную. Она гарантирует факт погрузки товара и его получение...

Как выглядит образец заполнения ТОРГ-12 в 2016 году

Всякая хозоперация сопровождается оправдательным документом. Это документ первичного характера и на нем основан учет. Товарная накладная удостоверяет факт продажи товаров. Как в 2016 году выглядит форма ТОРГ-12 при заполнении? К документации, при помощи которой организация оформляет и фиксирует переход прав собственности на...

Особенности заполнения формы товарной накладной в 2016 году

При продаже товара сторонней организации надобно подтвердить реализацию документом учета торговых операций. К подобным документам причисляют товарную накладную. Как верно заполнять форму этой накладной в 2016 году? Любые выполняемые организацией коммерческие операции должны сопровождаться оправдательными документами....

Как правильно заполнить железнодорожную накладную

В процессе транспортировки грузов посредством железнодорожного транспорта применяются специальные документы. К таковым причисляется железнодорожная накладная. Как правильно заполняется такая накладная? СодержаниеОсновные моменты Правила заполнения железнодорожной транспортной накладной Подтверждением принятия...

Как правильно составить расходную накладную

Расходную накладную активно применяют в сфере торговли. При этом документ может иметь различные формы, что зависит от вида хозоперации. Как составить расходную накладную правильно? В процессе деятельности организацией осуществляется много различных операций хозяйствования. Каждая из них должна оформляться надлежащей...

Особенности возвратной накладной

Сегодня обычно все без исключения, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязательно поставляют товары или же услуги иным юридическим, физическим лицам. Именно поэтому необходимо формировать целый ряд различного рода документов специального формата, установленного законодательно или же произвольного. Одним из...

Какие существуют виды накладных

Деятельность коммерческих и муниципальных учреждений в обязательном порядке должна быть упорядочена, оформляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Существует множество бумаг, оформление которых строго обязательно. Одним из таких документов строгой отчетности является накладная. Она включает в себя...

Особенности оформления приходной накладной

Получение товаров любой организацией требует документального оформления. Используются для этого самые разные типовые формы. Среди наиболее популярных – приходная накладная. Каковы особенности ее оформления? Госкомстатом РФ разработан целый ряд стандартных форм первичной документации для оприходования...

Как правильно заполнить накладную по форме МХ-18

Посредством такой типовой формы как бланк МХ-18 фиксируется процесс передачи готовой продукции к местам ее сохранения. На основании документа операция отображается в бухучете. Как оформить накладную МХ-18 правильно? Прежде чем производимая предприятием продукция будет пригодна к реализации она проходит несколько...

Особенности оформления накладной М-15

В процессе передачи различных ценностей внутри компании или иным организациям применяются формы накладных на отпуск товаров на сторону. Одной из таковых является форма М-15. Каковы нюансы ее оформления? Отпуская ценности в пределах своей организации либо реализуя товары сторонней компании необходимо оформить накладную на...

Как составить требование-накладную М-11

Организации важно следить за внутренним движением материальных ценностей. Проводить расходные и приходные операции по ТМЦ, а также определять, кто ответственен за сохранность ценностей, помогает требование-накладная М-11. Факт передвижения материальных ценностей внутри организации должен подтверждаться документально....

 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх