Рубрика: Характеристика операций выдачи денежных средств подотчет

Характеристика операций выдачи денежных средств подотчет

Когда и как выдаются денежные средства подотчет? Характеристика операций подобного рода – это та информация, которую должно знать руководство каждой компании.

Если вы отправляете работников в командировку, собираетесь выдать средства для выполнения поручения, есть необходимость в оформлении выданных средств под отчет такого лица.

Содержание

Но не все знают, как такие операции должны проводиться, что стоит учитывать. Обратимся к законодательным положениям.

Необходимые сведения ↑

Наверняка вы слышали выражение «сумма под отчет». Что же это такое и когда она может выдаваться?

Что это такое?

Руководителям компаний необходимо выдавать денежные средства работникам:

  • на командировку;
  • на представительские затраты;
  • на закупку канцелярии;
  • хозпринадлежностей;
  • покупку ГСМ и т. д.

На такие расходы выдаются деньги подотчет. Правила выдачи наличности подотчет установлены на базе действующих нормативных документов.

Цель – упорядочить выдачу денежных средств работникам из кассы фирмы. Это предусмотрено локальными актами, что должны исполняться в обязательном порядке.

Ответственность соответствующего сотрудника

Разберемся, какая ожидает ответственность работника, получившего подотчетные средства, если имеется долг. Существует 2 варианта.

1 Вариант

Признается полученная и невозвращенная подотчетная сумма. Работник налогового органа начислит налог на доход физического лица и страховые взносы.

Актуальные судебные решения – Постановление ФАС СЗО от 4 июня 2007 № Ф04-3478/2007 (34785-А46-43), ФАС ЗСО от 14 ноября 2005 № Ф04-8038/2005 (16759-А27-25).

Есть также мнение, что полученные средства являются подотчетными, и права собственности на них не переходит. Деньги такого плана считаются прибылью работника, пока есть возможность вернуть их в кассу добровольно.

2 Вариант

Налоговики могут оформить нарушения правил ведения кассовых операций. Об ответственности говорится в ст. 15.1 КоАП. Сумма штрафа составляет 4 – 5 тыс. для должностного лица, 40 – 50 тыс. – для ООО.

Действующая нормативная база

Правила ведения кассовых операций с банкнотой и монетой российского банка в пределах страны корректировался несколько раз. Новый порядок утвержден 11 марта 2014 № 3210-У.

Упрощен порядок ведения кассовых операций ИП, юрлицами. Получатели средств из бюджета должны руководствоваться вышеуказанным нормативным документом.

Его зарегистрировали 23 мая 2014 года (№ 32404), опубликовали в «Вестника БР» № 46 (1524) от 28 мая 2014.

Подотчетные операции рассматриваются в Порядке ведения кассовых операция РФ (решение директорского совета Банка РФ от 22 сентября 1993 № 40).

Особенности проведения операций ↑

Средства выдаются под отчет или путем возмещения перерасходованных сумм по авансовым отчетам из кассы. Сумма не должна превышать лимит по бюджетным обязательствам по решению руководства.

Условие – подотчетное лицо должно представить отчет по полученному авансу. Передавать подотчетные средства одно лицо другому не может.

Назначение платежа:

  • аванс на хозяйственно-операционные затраты;
  • аванс на оплату командировки;
  • возмещение затрат, понесенных в командировке.

На хозяйственно-операционные затраты лицо может получить средства под отчет в крайнем случае:

  • когда нельзя произвести оплату безналичными;
  • если задержанные средства влияют на непрерывное ведение хоздеятельности;
  • если нужно провести расчеты, находясь за пределами компании (на стажировке, в командировке).

В качестве суммы возмещения затрат, понесенных из дохода работника, подотчетные средства выдаются, если отсутствовала возможность выдать деньги на такие расходы:

  • если осуществляется ликвидация последствий аварийной ситуации;
  • для предотвращения аварийных ситуаций;
  • если лицо отправляется в срочную командировку;
  • при иных экстренных обстоятельствах, если можно признать целесообразность затрат.

Можно получить подотчетные деньги на период до 3 дней с момента выдачи. Выдаются средства после подготовки разрешения руководства или другого должностного лица в письменном виде.

Аванс выдается уполномоченным лицам для перечисления денежного довольствия, заработка, иных выплат, если нет возможности их обеспечить безналичными.

Основание для перечисления работникам перерасхода по авансовой отчетности или передачи в кассу неиспользованных авансов – авансовая отчетность, что утверждается руководством предприятия.

Для этого нужен расходный кассовый ордер, подготовленный на базе документации и отчетностей.

Выдаются деньги по расходным кассовым ордерам или заявкам на кассовые расходы на лицевые счета в банковских учреждениях, что открыты для внесения заработанных средств по заявлению сотрудников.

Подотчетное лицо должно отчитаться по использованным средствам по форме ОКУД 0504049.

Прилагаются документы, что подтвердят затраты, в такой срок:

О затратах по служебной командировке В течение 3 дней после того, как лицо вернется из командировки
О затратах на перечисление денежных довольствий, зарплаты, иных сумм персоналу В течение 3 дней после получения авансовых сумм
Об иных затратах В течение 3 дней после окончания сроков, на которые выдавались подотчетные деньги

Сроки выдачи денег под отчет могут быть различными. К примеру, от 3 до 300 дней. Ограничения устанавливает руководитель. Но стоит помнить, что новые суммы не могут выдаваться. Пока лицо не отчитается по выданным деньгам.

Нельзя включать в авансовые отчеты затраты по первичной документации, что оформлены в соответствии с правилами 3 раздела.

Бухгалтер проверит авансовые отчеты с представленной документацией, и определит:

  • законны ли произведенные затраты;
  • по назначению ли использованы средства;
  • правильно ли оформлены документы, которые являются обоснованием произведенных затрат;
  • есть ли отметка об оприходованной материальной ценности;
  • правильно ли подсчитаны итоги.

Когда проверка отчета завершится, он будет визирован должностными лицами и передан на утверждение руководству.

Если авансовый отчет не будет представлен, невозвращенные подотчетные средства будут удерживаться в соответствии с положениями законодательства.

Правила выдачи:

  1. Работнику необходимо написать заявление.
  2. Руководством отражается сумма, сроки на заявлении. Необходимо подписаться и поставить дату.
  3. Бухгалтером выписываются расходно-кассовые ордера, выдаются деньги.
  4. После того, как окончатся установленные сроки, представляется авансовый отчет.

Размер подотчетных средств ничем не ограничивается. В пункте 1 Указания центрального банка России от 20 июня 2007 № 1843- У говорится, что сумма по одному договору не может превысить 100 000.

Подотчетные деньги можно перечислить на счет, куда перечисляется зарплата. Но стоит делать отметку о назначении (на командировку, на хозяйственные нужды).

Как списать деньги?

Представим пошаговую инструкцию, как списать подотчет директора или работника:

  1. Выдаются деньги подотчетным лицам в соответствии с расходным кассовым ордером при представлении удостоверения личности.
  2. Расходные кассовые ордера регистрируются в книге по учету приходно-кассовых ордеров.
  3. Делают проводку Дт 71 Кт 50.
  4. Средства списываются на базе поданного отчета по авансу в единственном варианте. Используется проводка Дт 41 Кт 71, а при покупке материальных ценностей – Дт 10, представительские затраты и суммы на командировку – Дт 26
  5. Проверяется, по назначению ли использованы средства. Если сотрудник брал средства для оплаты услуг поставщика или подрядчика – Дт 60.
  6. Неиспользованные суммы принимаются в кассу на базе приходного кассового ордера.
  7. Делают проводку Дт 50 Кт 71. Если деньги не возвращены своевременно – Дт 94 Кт 71.

Дальше списание осуществляется с заработка при использовании проводки Дт 70 Кт 94. в том случае, когда недостача не может возмещаться, остатки средств списывают на Дт 91.2

Подотчет наоборот

При аудите кассовых операций могут быть выявляться нарушения по учету операции с подотчетным лицом. Неприятные последствия могут быть при расчетах с работниками, что имеют затраты за свои средства, а потом получают от компании компенсации.

На многих предприятиях подотчетное лицо не является таковым. По факту деньги не выдаются под отчет. Производится оплата ценностей из личных средств.

А после подачи авансовых отчетов производится компенсация затрат. Такая операция не может называться подотчетом, ведь нет операции, по которой стоит отчитаться. Здесь имеет место кредитование компании.

То есть, осуществляется подотчет «наоборот». Но такие операции не запрещаются законом. Но считается, что это будет противоречить нормам Трудового кодекса.

Инспекторы считают, что подотчет «наоборот» — это займы или купля-продажа (составляется акт приема товара на подотчет продавцу), так как осуществляется кредитование компании работником.

При этом могут возникнуть трудности с уплатой налога на прибыль (если документы оформляются на компанию).

Если же документация оформляется на работника, то считается, что он приобретает ценность для личного пользования, а затем ее перепродает фирме. В таком случае возникнет необходимость уплатить НДФЛ.

Придется также сдавать декларацию по итогам года, даже если будет иметь место налоговый вычет по имуществу (ст. 220 НК).

Избегайте проведения операций подотчет «наоборот». Если же это не удается, проверьте, чтобы все документы были оформлены без ошибок. В документах должны отражаться реквизиты фирмы.

Осуществление возврата

К примеру, не было в срок возвращено неиспользованные суммы, что выдавались подотчет. Иных нарушений не зафиксировано. Какая ответственность ожидает руководителя и бухгалтера?

Нарушитель в такой ситуации – подотчетное лицо. Обычно устанавливается срок возврата – 3 дня после того, как выполнено поручения. В приказе фирмы должны отражаться правила удержания сумм, что не возвращены.

Если такое правило нарушено, то подотчетные средства будут включены в совокупную годовую прибыль сотрудника осуществляется налогообложение.

Если возврат не осуществлен, должностные лицо должны будут ответить по закону. Может также возвращаться вся выданная сумма в день выдачи. Лицо должно представить отчет независимо от того, использовались ли средства.

Если такого отчета не будет, компания получит штраф. Если работник не отчитался по расходам, но возникает необходимость в выдаче новой подотчетной сумме, оформляются приходные кассовые ордера на возврат неизрасходованной суммы и расходные ордера на новые суммы.

Это можно сделать в один день. Тогда сверхлимитные остатки не образуются

Возникающие нюансы ↑

Есть некоторые правила выдачи подотчетных сумм, о которых не все знают, и из-за этого возникают проблемы. Разберемся, на что стоит обратить внимание.

Возможна ли выдача денег не сотруднику?

С сотрудником, что принят на работу, руководство заключает договор о том, какая материальная ответственность ожидает такое лицо.

Либо включается соответствующее положение в трудовой договор, либо составляется приложение к нему.

Если человек не трудоустроен в компании, а работает в соответствии с гражданско-правовым договором, такие соглашения о материальной ответственности не заключаются.

То есть, подотчетные средства могут выдаваться только тем лицам, что работают в организации.

Что делать при умершем сотруднике?

В ст. 1112 ГК говорится, что не может входить в состав наследства обязанность должника – она прекращается при наступлении смерти, если выполнение не может осуществляться без участия такого гражданина (ст. 418 ГК).

Обязанность представить отчет по подотчетным деньгам – обязанность, что связана с личностью умершего человека.

А значит, не может удерживаться дебиторская задолженность. Нельзя также требовать родственников умершего требовать возвратить средства.

Задолженность умершего будет считаться нереальной к взиманию (Письмо Министерства финансов РФ от 24 февраля 2009 № 03-02-07/1-87).

Долг списывается после того, как истечет срок давности по искам (3 года). Но списание – это не аннулирование. Она отражается на счете 04.

Есть и другая позиция, согласно которой у работодателя есть право обратиться к близким умершего работника и потребовать возврата подотчетных средств.

Можно ли переквалифицировать в займ?

Как уже говорилось выше, подотчетные средства учредителю будут переквалифицированы в займы при подотчете «наоборот», если лицо оформит документы на компанию.

Какие правила при этом стоит учитывать? Проще проводить удержание невозвращенных средств из заработка. Так у руководства не возникнет дополнительного обязательства.

А при переквалификации в договора беспроцентных займов руководитель получит материальную выгоду (экономятся проценты), что является объектом обложения налогом на доход физлица.

Применимы правила, прописанные в Налоговом кодексе – в подпункте 2 п. 2 ст. 212 НК.

Выдать подотчетные средства работнику вы имеете право. Но вот при этом стоит придерживаться определенного порядка.

Ведь при наличии ошибок в составленной документации или неправильном отражении кассовой операции вас ожидает ответственность. Учитывайте рекомендации, описанные выше, и тогда не возникнет неприятных последствий.

Как выглядит образец заявления на подотчет в 2016 году

Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры? Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию. Споры о...

Какие проводки отражают операции по авансовому отчету

Сегодня на предприятиях, где выдаются деньги на руки лицам для погашения каких-либо расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, в обязательном порядке должен формироваться специальный приказ о подотчетных лицах. При этом денежные средства из кассы какой-либо организации в большинстве случаев выдаются именно...

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица. По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании...

Произведение выдачи денег подотчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2016 году

Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями. Но следует помнить, что данная процедура имеет достаточно большое количество самых разных нюансов. В первую очередь...

Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2016 году

Перед командировкой работник должен приобрести билеты, забронировать гостиницу, произвести другие расходы. Для этого ему выписываются под аванс деньги из кассы фирмы. По возвращении из служебной поездки работник обязан отчитаться в бухгалтерии по осуществленным расходам. СодержаниеЧто нужно знать Как оформить авансовый...

Порядок оформления авансового учета в 2016 году

При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета. Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2016 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур. Обязанность подотчетного работника –...

Что такое задолженность подотчетных лиц

Нередко возникают ситуации, при которых сотруднику требуется свершать какие-либо денежные траты, напрямую связанные с его рабочими обязанностями. Именно поэтому предусматривается специальный приказ, на основании которого из кассы или же безналичным путем выдаются средства на погашение данных расходов. При этом следует...

Как выглядит образец приказа о подотчетных лицах (положение) в 2016 году

Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах. Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован...

Как выглядит образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет

Сегодня большинство различного рода денежных операций реализуется безналичным путем – при помощи банковских, почтовых и иных переводов. Но в некоторых случаях необходимо осуществить выдачу денег из кассы именно наличными. Данная денежная операция, как и все другие, должны в обязательном порядке отражаться в бухгалтерском...

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2016 году

Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2016 году. Какие могут быть основания для этого, а также что о подотчетных средствах говорит законодательство. Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или...

Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами в 2016 году

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются. СодержаниеОбщие моменты Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами Часто задаваемые вопросы Поэтому возникает необходимость разобраться, что...

Порядок расторжения договора подряда

При расторжении договора подряда составившим его лицам стоит опираться на установленные законодательством России или самим соглашением правила. На что же нужно обратить внимание при возникновении обстоятельств, при которых сделка может быть прекращена? В каком случае расторжение контракта возможно, какие документы...

 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх