Рубрика: Особенности заполнения формы акта сверки

Особенности заполнения формы акта сверки

К формированию акта сверки взаимных расчетов нет единых требований. Но существуют определенные нюансы оформления. Какие особенности нужно учесть при заполнении акта сверки?

Содержание

Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов?

Общие моменты ↑

В акте сверки по взаимным расчетам отображается состояние расчетов меж контрагентами в определенном периоде. Законодательно не установлено обязанности составления данного документа.

Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета.

Кроме того именно акт сверки расчетов выступает признанием задолженности со стороны контрагента. При этом на день подписания данного документа прерывается срок исковой давности, и отсчет его начинается заново.

Требования к заполнению акта сверки носят исключительно рекомендательный характер. Каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму акта. Но для того чтобы данный документ обладал юридической силой необходимо соблюдать некоторые аспекты.

Прежде всего, акт должен содержать сведения, позволяющие точно идентифицировать стороны сделки, свершенные операции, период сверки и показатели хозяйствования.

Для этого целесообразно наличие в акте таких реквизитов как:

  • название документа;
  • наименования сторон и их реквизиты;
  • период сверки;
  • проверяемые операции;
  • показатели расчетов;
  • ссылки на первичную документацию;
  • ответственные лица.

Важной особенностью является соблюдение требований, относящихся к первичной документации. Это касается наличия в документе обязательных реквизитов, упомянутых в ФЗ №402.

Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет.

Что это такое

Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны.

Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации.

Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация?

Составляет акт сверки любая из партнерствующих организаций, пожелавшая проверить точность расчетов. При этом выявляется задолженность в пользу поставщика или покупателя либо отсутствие оной.

Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета.

Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки.

Для чего он нужен

Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве.

Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Кроме того существуют основания и помимо долгого партнерства, например:

  • возможность получения отсрочки платежа в будущем;
  • широкий ассортимент продукции;
  • высокая стоимость товаров;
  • проведение ежегодной инвентаризации;
  • проверка расчетов для предоставления отчета вышестоящему руководству.

Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде.

Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной инвентаризации, что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год.

Соблюсти актуальность актов сверки не сложно. Достаточно начать составление таких актов с самого начала сотрудничества, а затем составлять его за каждый период от даты подписания последнего акта.

Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью.

Правовое регулирование

Упоминание об акте сверки взаиморасчетов присутствует в Письме Минфина №07-05-04/2 от 18.02.2005.

В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена.

Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей учетной политике.

Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации.

Перечень таковых содержится в ФЗ №402 (ранее ФЗ №129). Но, по мнению ФНС, акт сверки не является первичным документом, поскольку не оказывает влияние на финансовое состояние партнеров, а всего лишь констатирует уже свершенные факты.

В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций.

В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель.

Проведение актов сверки с поставщиками и покупателями ↑

Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.

При сверке расчетов с контрагентами, поставщиками и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета.

Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами.

То есть при сверке расчетов проверить нужно:

Выполнение обязательств по товарам оплаченным Но находящимся в пути
Выполнение обязательств по поставкам Неотфактурованным
Обоснованность и верность сумм По дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе и задолженности, по какой истек срок исковой давности

Осуществляют сверку на основании договоров, счетов, накладных, счетов-фактур и иной первичной документации. Данные документов сравниваются с данными, отраженными на бухгалтерских счетах.

При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. В документе указываются следующие данные:

  • период сверки;
  • названия сторон;
  • реквизиты договора;
  • ответственные за подписание лица;
  • данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
  • сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
  • подписи сторон.

Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.

При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки.

Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки.

При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.

Что такое сальдо конечное

Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту.

Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток.

При этом используются такие показатели как:

Входящее сальдо (начальное) Это остаток по счету на начало выбранного периода, рассчитанный исходя из предыдущих операций
Дебетовый и кредитовый обороты в определенном периоде Вычисляются на основании операций в соответствующем периоде
Сальдо за период Являет собой суммарный итог операций в избранном периоде
Исходящее сальдо (конечное) Выражает остаток по счету на окончание периода. Представляет сумму начального сальдо и оборотов за период

Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны.

Универсальная формула нахождения конечного сальдо выглядит так:
saldo-konechnoe
Если начальное сальдо находится дебетовой части счета, то знак его положительный и отрицательный при нахождении показателя в кредитовой части.

Дебет и кредит

Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом.

При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация – Дт62 Кт90.

По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено.

При кредитовом сальдо наоборот – покупатель заплатил больше, чем получил продукции. В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление – Дт41, 19 Кт60.

То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, оказание услуг и т.д., а по кредиту показывается поступление платы.

В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты.

При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым заявлением в суд. Доказательством становятся первичные документы и данные учета.

В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником.

Видео: акт сверки с поставщиком

Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации.

Образец сопроводительного письма

При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо.

В нем надлежит указать такие данные:

  • период сверки;
  • срок подписания акта;
  • вариант отправки;
  • способ подтверждения разногласий.

Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом:

«Организация ___ направляет Вам, организации ___, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ. Просим Вас подписать один экземпляр акта в ___ дневный срок и вернуть его нам посредством почтового отправления (на электронный адрес, курьером и т.д.). При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы (накладные, счета-фактуры, акты и прочее). При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным»

Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств.

Составление протокола разногласий

При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. Протокол разногласия может являться частью самого акта.

При заполнении акта инициатор сверки в нижней части акта делает запись «По данным ___ задолженность ___ составляет ___ рублей на ДД.ММ.ГГГГ.».

Если контрагент согласен, то он просто ставит свою подпись. В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога.

Далее можно вписать заголовок «Разногласия» и указать, какие именно данные не отображены партнером с указанием на соответствующие документы.

Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода.

Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру. При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных.

Пример заполнения

Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.

В нем указываются следующие данные:

  • период сверки;
  • выявленные расхождения;
  • данные с учетом исправлений;
  • ссылки на подтверждающие документы (копии прилагаются);
  • итоговый результат учета.

Следует заметить, что обязанность подписания акта сверки контрагентом законодательно не закреплена. Партнер может отказаться от сверки расчетов.

Поэтому факт применения акта сверки в процессе сотрудничества следует обговорить на начальном этапе, закрепив условие в договоре.

Также следует оговорить сроки подписания акта. В этом случае отказ и несвоевременное подписание акта становятся нарушением условий договора.

Особенности составления акта сверки с налоговой инспекцией в 2016 году

Возникновение задолженности перед ФНС обуславливают разные причины. Не всегда виноват плательщик. Во избежание неприятных сюрпризов не следует игнорировать процесс сверки. Как в 2016 году выгляди акт сверки с налоговыми органами? Точно знать состояние собственных расчетов с бюджетом крайне важно. Например, экстренно...

Как можно заполнить акт сверки онлайн

Практически неотъемлемой частью сотрудничества двух организаций является акт сверки взаиморасчетов. С его помощью выявляются задолженности и предотвращаются ошибки учета. Можно ли акт сверки заполнить онлайн и как это сделать? Акт сверки по взаимным расчетам составляется в двух экземплярах, которые надлежит передать...

Как формируется образец акт сверки с ПФР в 2016 году

Обязанностью страхователя является уплата взносов в ПФР. Периодически требуется сверять с фондом данные во избежание недоимок. Как в 2016 году выглядит образец акта сверки с Пенсионным Фондом и на каком основании он создается? Уверенность страхователя в верности расчетов с ПФР и отсутствии недоимок обеспечивается...

Кто подписывает акт сверки с обеих сторон

В статье будут раскрыты главные моменты, касающиеся акта сверки. Что представляет собой документ, каково его назначение, и кто обязан его составлять – далее. СодержаниеОбщие аспекты Кто может подписывать акт сверки Часто задаваемые вопросы Акт сверки является бухгалтерским документом, который контролирует процесс...

Как можно запросить акт сверки с ФСС

Сегодня все без исключения работодатели должны делать определенные отчисления в специальные фонды. Одним из таких государственных внебюджетных фондов является Фонд социального страхования. Для проведения оплаты взносов в данное учреждение необходимо будет формировать специальную отчетную документацию. Наличие...

Как сделать можно акт сверки в 1С

Финансовая отчетность составляется всеми без исключения коммерческими предприятия, предпринимателями, а также в некоторых случаях и физическими лицами. Именно поэтому важно заранее ознакомиться со всеми нюансами её формирования. Существует определенный перечень специальных актов, которые документально подтверждают...

Как правильно заполнить образец акта сверки

Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки. Актуальным и правильным сей документ признается лишь при надлежащем оформлении. Как акт сверки взаиморасчетов заполнить верно? Акт сверки взаиморасчетов не относится к числу первичных документов. Однако становится дополнительным...

 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх