Рубрика: Особенности отчетности в электронном виде

Особенности отчетности в электронном виде

Новым форматом в современном делопроизводстве является сдача отчетности в электронном формате. Теперь нет необходимости собирать массу бумажных документов, обрабатывать их и хранить. Каковы нюансы электронной сдачи отчетов?

С 2014 года многие хозяйствующие субъекты обязаны отчитываться перед контролирующими органами исключительно в электронной форме.

Содержание

Но все чаще электронный документооборот предпочитают и те, для кого это не является обязанностью. Чем это обусловлено? Каковы особенности электронной отчетности?

Что нужно знать ↑

Все плательщики НДС, начиная с 2014 года, обязаны сдавать отчетность в налоговую инспекцию в электронном виде.

С 2015 года организации, располагающие штатом от двадцати пяти человек, отчитываются о своих страховых взносах электронно.

Что касается бухгалтерской отчетности, то ее по-прежнему можно сдавать в бумажной форме, хотя все чаще сдаются электронные отчеты.

Процедура сдачи отчетности в электронном формате более удобна. Но это не значит, что достаточно иметь специализированное ПО или посетить сайт контролирующего органа, чтобы сдать отчеты онлайн.

Перед тем как начать передачу отчетности по ТКС необходимо выполнить несколько важных условий:

Заключить договор с контролирующим органом об электронном документообороте При отсутствии такого договора отчетность принята не будет
Получить электронную подпись Таковая защищает документы от несанкционированного доступа, а кроме того придает юридическую силу электронным документам

Основные понятия

Электронной отчетностью именуются отчеты, предоставляемые хозяйствующими субъектами контролирующим органам в электронном формате при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Для определенных организаций, устанавливаемых по определенным законодательным условиям, сдача электронной отчетности обязательна. Электронная отчетность являет собой один из видов электронного документооборота.

Данная технология широко используется при внешнем и внутреннем обмене документами. Ее применение основано на свойствах электронной подписи, которая является аналогом личной подписи или печати на бумажных документах.

При внутреннем документообороте электронная подпись выступает как инструмент визирования и утверждения документов в пределах внутренних управленческих процессов.

Электронная подпись во внешнем документообороте это наиболее важное условие обмена документами. Только при ее наличии документ признается подлинным.

Документ с такой подписью долгое время сохраняет свою легитимность и может длительно храниться в цифровом архиве.

Электронная подпись представляет собой особый реквизит, позволяющий подтвердить отсутствие в документе искажений и установить принадлежность подписи конкретному владельцу.

Создается такой реквизит путем криптографического преобразования информации. Неотъемлемой частью электронной подписи является сертификат.

Данный документ удостоверяет принадлежность ключа проверки (открытого ключа) электронной подписи владельцу сертификата. Выдача сертификатов осуществляется специальными удостоверяющими центрами.

Владельцем сертификата может выступать физическое лицо, на чье имя оформлен данный документ. Каждый обладатель сертификата обладает открытым ключом электронной подписи и закрытым.

Посредством закрытого ключа генерируется электронная подпись, которой подписываются документы. При помощи открытого ключа проверяется подлинность подписи.

Электронная отчетность для контролирующих органов основана на применении сертификата электронной подписи. Отчеты создаются в электронном формате и подписываются электронной подписью.

При этом особого значения не имеет способ отправки отчетности. Отправитель может воспользоваться специальным программным обеспечением, применяемыми для учета бухгалтерскими программами или порталами контролирующих органов.

Каково ее назначение

Основным предназначением электронного документооборота с контролирующими органами можно назвать упрощение процедуры сдачи отчетности и сведение к минимуму возможных ошибок.

В сравнении с бумажными документами электронная отчетность обладает такими преимуществами как:

Быстрота доставки Сданные электронные отчеты поступают адресату в считанные минуты. При этом полностью исключен человеческий фактор, и можно быть уверенным, что отчетность не затеряется и не запоздает
Уменьшение издержек на подготовку отчетности и ее сдачу Нет необходимости тратить время на посещение различных инстанций и сдачу бумажных отчетов
Исключение ошибочных отчетов Готовый отчет можно проверить на наличие ошибок перед сдачей. Перед принятием электронные отчеты проходят многоступенчатую систему проверки контролирующими органами в кратчайшие сроки. При обнаружении ошибок отчет возвращается на доработку с указанием причин. И все это в сжатые сроки, что позволяет исправить ошибки своевременно и сдать отчетность, не нарушая сроков
Увеличение времени на отправку отчетности Сдать электронные отчеты можно в любое удобное время в течение двадцати четырех часов
Использование электронных способов обработки документов Значительно ускоряет процессы документооборота

Таким образом, назначением электронной отчетности является упрощение документооборота меж хозяйствующими субъектами и контролирующими органами, сведение к минимуму ошибок и уменьшение расходов на подготовку отчетности.

Действующая нормативная база

Согласно действующему федеральному законодательству основной законодательный акт, регулирующий отношения, возникающие на основе информационных технологий и обеспечении защиты информации, это ФЗ №149 от 27.07.2006 «Об информации …».

В ст.11 данного норматива сказано, что подписанное электронной подписью электронное сообщение признается электронным документом, который равнозначен бумажному аналогу за личной подписью отправителя.

При этом установлено, что обмен сообщениями, подписанными электронной подписью, считается электронным документооборотом при соблюдении порядка, утвержденного соглашением сторон, нормативными актами или федеральными законами.

Другой значимый правовой акт это ФЗ №63 от 6.04.2011 «Об электронной подписи». Здесь определены понятия электронной подписи как реквизита электронного документа, сертификата ключа подписи и идентификации владельца.

Здесь же разъясняется понятие «электронного документа». Важную роль играет и ФЗ №152 от 27.07.2006 «О персональных данных».

С помощью этого норматива регулируются отношения, касающиеся обработки персональных данных, в том числе и при использовании автоматизированных систем.

Возникающие нюансы ↑

В зависимости от применяемого режима налогообложения варьируется список электронной документации, подлежащей сдаче.

На данное время отчитываться электронно обязаны все плательщики НДС, то есть все организации, работающих на основании ОСНО.

Что касается нюансов, то сдавать отчетность в электронном формате обязаны все организации, чей штат сотрудников превышает двадцать пять человек.

При этом, исходя из режима налогообложения, сдается:

При УСН Декларация по единому налогу УСН, отчетность в ФСС и ПФР (при наличии наемных работников)
При ОСНО Налоговая и бухгалтерская отчетность, отчеты во внебюджетные фонды
При ЕНВД Декларация по ЕНВД, бухгалтерская отчетность, отчеты в ФСС и ПФР

Организации с количеством работников меньше двадцати пяти человек отчетность во внебюджетные фонды могут предоставлять как в электронном формате, так и в бумажном.

Статистическая отчетность в электронном виде

В трехмесячный срок после завершения отчетного периода необходимо предоставить бухотчетность в органы статистики.

Состав бухгалтерской отчетности включает в себя:

Бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и приложения Для коммерческих организаций
Баланс, отчет о целевом использовании полученных средств и приложения Для некоммерческих организаций
Баланс и отчет о прибылях и убытках в упрощенной форме Для субъектов малого предпринимательства

Субъекты хозяйственной деятельности, подлежащие обязательному аудиту, также предоставляют аудиторское заключение о бухотчетности.

Таковое сдается вместе с основной отчетностью или отдельно, но не позже десяти дней после получения заключения и не позже тридцать первого декабря года, следующего за отчетным.

Обязательное предоставление в Росстат бухотчетности предусмотрено Приказом Росстата №220 от 31.03.2014. Причем сдать отчетность можно лично, посредством заказного письма с уведомлением или в электронном виде.

Однако статотчетность в электронном виде имеет некоторые особенности. В частности в перечень формализованных файлов не входит аудиторское заключение.

Таковое отправляется отдельно через сервис неформализованного документооборота. К примеру, при использовании системы «Контур.Экстерн» выбирается «Росстат/Написать письмо».

При этом в наименование файла нужно включить код ОКПО субъекта-отправителя. Файл может иметь расширение pdf, tif, jpg. Кроме обязательного экземпляра бухотчетности в Росстат сдаются статистические формы.

Их перечень зависит от типа организации или ИП, вида деятельности и прочего. При этом формы почти ежегодно меняются.

Видео: электронная отчетность СБИС

При обязательной сдаче статотчетности или попадании субъекта в выборку Росстата желательно уточнить в органах статистики вид сдаваемого отчета.

При сдаче в налоговую

Как правило, порядок сдачи налоговой отчетности заранее утверждается, и налогоплательщики заранее информируются об изменениях.

Однако при сдаче электронной отчетности в ФНС необходимо учесть некоторые нюансы:

Полученный сертификат должен пройти регистрацию в удостоверяющем центре ФНС По закону на это отводится несколько дней, на практике занимает пару часов. Проблема в том, что многие плательщики откладывают подключение к ЭДО до последнего момента. В итоге в последний день отчетность направляется с незарегистрированным ключом и конечно, она не принимается. Во избежание нарушения сроков подачи отчетности подключаться к электронному документообороту следует заблаговременно
Датой отправки налоговой отчетности признается момент получения подтверждающей квитанции от спецоператора На получение отводится два часа, на практике – до пятнадцати минут. Но поскольку технические ошибки не исключены, то отправлять отчетность в последние минуты это как минимум, вредительство
Наличие ошибок Посте отправки электронная отчетность походит проверку. По обыкновению в течение шести часов осуществляется форматно-логический контроль, по итогам его отчет может быть не принят. Если уведомление о непринятии отчета получен и исправленный отчет отправлен повторно, но уже с нарушением сроков сдачи, то ФНС может наложить штраф. В этом случае следует руководствоваться п.4 ст.80 НК, налоговая служба не вправе отказывать в принятии отчета. Ошибка налогоплательщика не является основанием для отказа в приеме декларации. То есть сданный вовремя отчет считается принятым, даже если позже он был возвращен для внесения правок. Также признается сданным отчет, который передан своевременно, но до ФНС не дошел по техническим причинам. Но подобные ситуации могут потребовать оспаривания в суде, потому сдавать отчеты лучше загодя

Если в ФСС

Отчитываются перед ФСС все работодатели. При этом не важно, начислялась ли зарплата работникам в отчетном периоде или нет. Отчетность может содержать нулевые показатели, но она должна быть.

Все организации с числом сотрудников более двадцати пяти отчитываются электронно, сдавая отчет по форме 4-ФСС.

Сдать отчетность в ФСС можно на официальном сайте органа. Схема выглядит так:

На портале заполнить форму 4-ФСС Файл сохранить на жестком диске в формате Excel
Готовый файл подписать электронной подписью и зашифровать При помощи предварительно установленной программы по криптографической защите информации
3агрузить зашифрованный подписанный отчет В приемный шлюз
После проверки отправитель получит квитанцию О получении расчета либо протокол проверки с указанием ошибок, подлежащих корректировке

Допускается сдача электронной отчетности в ФСС и при помощи специализированного программного обеспечения, установленного на ПК. Такой метод более удобен возможностью формирования отчетности в режиме оффлайн.

Важно! С 16.09.2016 обновился сертификат проверки подписи уполномоченного лица Фонда для шифрования отчета и проверки квитанции.

Страхователям, сдающим электронные документы в ФСС, необходимо заменить сертификат в программе, применяемой для отправки отчетности. Новый сертификат опубликован здесь.

Особенности для ИП ↑

Индивидуальные предприниматели, как и прочие хозяйствующие субъекты, обязаны своевременно отчитываться перед ФНС, Росстатом, ПФР.

Однако в сравнении с крупными организациями ИП имеет преимущество. Например, отчетность можно сдавать как в электронной форме, так и в бумажной.

В 2016 году ИП без работников отчитываются только перед ФНС. Перед внебюджетными фондами ИП обязаны отчитаться при наличии наемных сотрудников.

При этом электронная налоговая отчетность подается при среднесписочной численности работников от ста человек. Если более десяти сотрудников получали доход, то сдается электронный отчет 2-НДФЛ.

В фонды отчетность в электронном формате сдается при числе сотрудников от двадцати пяти человек. В Росстат ИП сдают отчетность только при попадании в выборку.

Сдавая электронную отчетность, важно помнить о необходимости наличия электронной подписи и заверении ею всех подаваемых документов.

При этом нужно располагать соответствующим программным обеспечением или договором со спецоператором. Ну и конечно, не следует нарушать сроков подачи отчетности.

Порядок сдачи отчетности в электронном виде

Сдавать отчетность в государственные органы сегодня можно в электронном формате. Это значительно облегчает жизнь налогоплательщиков. Но каков порядок сдачи электронной отчетности? 2015 год для многих организаций стал переломным. Вступили в силу нормы НК РФ, по которым сдавать налоговую отчетность стало необходимо в...

Какие существуют программы для сдачи отчетности в электронном виде

Сегодня все без исключения юридические лица, индивидуальные предприниматели, ведущие коммерческую деятельность, должны в обязательном порядке предоставлять в соответствующие органы отчетность. Причем как налоговую, так и бухгалтерскую. Ранее подобные процедуры занимали достаточно много времени, так как необходимо было...

 Рубрики
Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх