Рубрики

Как формируется образец дефектного акта

Непригодность товаров и объектов становится основанием для создания акта с описанием дефектов. Руководствуясь данным документом, повреждения устраняются или объекты списывают с учета. Как формируют дефектный акт?

В расходы любой организации периодически включается ремонт оборудования или основных средств либо их списание. Задачей бухгалтера становится не только контроль таких затрат, но и обеспечение их прозрачности.

Содержание

То есть наличие неисправностей объекта требует документального оформления, для чего составляется специальный акт. Как сформировать дефектный акт правильно?

Основные сведения ↑

С течением времени любое имущество утрачивает первоначальные свойства. Это делает невозможным дальнейшее его использование.

В зависимости от текущего состояния объекта он может восстанавливаться или списываться. В целях определения дальнейшей судьбы основного средства или оборудования требуется выявление дефектов.

Для этого проводится специальный осмотр объекта, по его итогам составляется дефектный акт. Руководствуясь актом дефектации, руководством принимается решение о ремонте объекта или снятии его с учета.

Дефектный акт становится основанием предстоящей хозоперации, выступая в роли первичного документа. Но для того чтобы акт был признан соответствующим учету, необходимо оформит его правильно.

Что это такое

Дефектный акт это документ, в котором перечисляются обнаруженные дефекты осматриваемого объекта. Составляет и подтверждает акт специально созданная комиссия.

Таковая может состоять из штатных сотрудников, но могут привлекаться и сторонние эксперты.

Содержание дефектного акта включает в себя следующие моменты:

  • наименование документа;
  • дата составления акта и дата утверждения него;
  • название составившей документ организации;
  • наименование объекта осмотра с указанием инвентарного номера;
  • список выявленных дефектов;
  • перечень дефектов, признанных неустранимыми относительно морального или физического износа;
  • технические характеристики обнаруженных дефектов с отображением единиц измерения;
  • выводы комиссии касательно устранения дефектов;
  • подписи ответственных лиц.

Какова его роль

Дефектный акт это элемент первичной документации. В нем перечисляются все обнаруженные неисправности объекта и рекомендации по их устранению.

Составляется этот документ в таких ситуациях как:

  • плановый осмотр имущества;
  • осмотр оборудования вследствие возникновения сбоев в работе;
  • осмотр при приемке объекта из ремонта;
  • монтаж оборудования;
  • поступление объекта;
  • ввод в эксплуатацию.

На основании дефектного акта определяется, что именно предстоит выполнить – ремонтно-восстановительные работы, списание связанных затрат, списание самого объекта и подобное.

Решение принимается исходя из сути отображенных в акте дефектов, возможности и целесообразности их устранения. Сам по себе документ представляет таблицу с указанием выявленных проблем.

В акте не отражается стоимость предстоящих затрат. Основная цель документа это подтверждение фактического состояния объекта осмотра и обоснование основания при определении масштабов и целесообразности предстоящих ремонтных работ.

Дефектный акт становится основанием для составления сметы расходов, отчета о целесообразности восстановительных работ, приказа руководителя на проведение ремонта или списание объекта.

Немалое значение имеет дефектный акт и в налоговом учете. В частности акт подтверждает расходы предприятия на ремонт или списание имущества.

В случае отсутствия дефектного акта налоговая инспекция может посчитать незаконными расходы. То есть не признаются обоснованными включение расходов в общие затраты предприятия.

При отсутствии акта возможно доначисление налогов и применение штрафных санкций. Важная роль дефектного акта это уменьшение налогооблагаемой базы.

Правовое регулирование

В бухгалтерском и налоговом учете под списанием объектов подразумевается списывание стоимости имущества вследствие неприменения такового. Подробно списание основных средств рассматривается в ПБУ 6/01 (п.29).

Здесь сказано, что ОС списываются посредством исключения из бухучета суммы стоимости объекта, который выбыл, ликвидирован или не может приносить организации экономическую выгоду.

Применимы данные определения и к любому иному имуществу. Важно, что списывать имущество организация не обязана. Но пока объект числится в учете, он признается активом, существующим и используемым.

Нормы бухгалтерского законодательства обязуют документально подтверждать любой факт хозяйственной деятельности субъекта.

Следовательно, любой ремонт или восстановительные работы относительно какого-либо объекта должны сопровождаться надлежащими документами.

Таковым, как правило, становится приказ руководителя, но и он должен иметь документальное обоснование.

Решение о списании или ремонта имущественного объекта принимается на основании акта, фиксирующего технического состояние – дефектного акта.

Строгой формы документа не предусмотрено, хотя для отдельных случаев существуют специальные бланки. В то же время ФЗ №402 определяет возможность самостоятельной разработки документов.

Применение унифицированных форм не обязательно. Но любой документ, признаваемый первичным, должен содержать в себе обязательные реквизиты. Прочее содержание определяется самим хозяйствующим субъектом.

Особенности составления документа ↑

При составлении дефектного акта важно учесть все исходные данные и информацию, которая в дальнейшем позволит определить расценки на предстоящий ремонт, условия работы, предназначение расходов и прочее.

Формируя документ, надлежит соблюсти следующие нюансы:

Указывая объект осмотра нужно перечислить данные Позволяющие максимально точно идентифицировать имущество. Название указывается в том виде, как оно прописано в бухучете. Указывается инвентарный номер, основные характеристики
Перечисляя дефекты, каждый из них следует отражать индивидуально Недопустимо определение, что определение «объект неисправен». Нужно точно указать что именно, какая деталь, дефектирована
В рекомендациях экспертов надлежит учесть все обнаруженные дефекты По поводу каждой отдельной неисправности дается отдельный комментарий относительно возможности его устранения, ремонта или замены деталей
Итогом экспертных рекомендаций Становится вывод о возможности ремонта объекта в целом и восстановлении прежней работоспособности

При необходимости к дефектному акту могут прилагаться дополнительные документы. К примеру, приложением могут выступать чертеж обмера, фотографии выявленных дефектов, подробное описание каждой выявленной неисправности и прочее.

Приложением может являться и акт дефектной ведомости, образец которой содержит таблицу для подробного описания дефектов. Количество экземпляров дефектного акта определяется степенью необходимости.

Часто документ формируется в одном экземпляре. Но если за осматриваемое имущество несет ответственность материально-ответственное лицо, копия акта должна быть ему предоставлена.

Также правом на получение копии акта со всеми приложениями обладает любой участник комиссии. Примечательно, что итоговые мнения членов комиссии могут и не совпадать.

Принятие единогласного решения вовсе не обязательно. Если кто-то из ответственных участников осмотра не согласен с мнением комиссии в целом относительно рекомендаций, он вправе внести в акт соответствующую запись о собственной точке зрения.

Порядок действий

Поводом для проведения процедуры дефектовки может становиться:

  • ежегодная или периодическая инвентаризация имущества;
  • плановый осмотр объектов;
  • выявление неисправностей в процессе работы.

Если неисправность обнаружена сотрудником, применяющим оборудование или материально-ответственным лицом, на имя руководителя подается докладная записка.

Им отдается распоряжение на осмотр объекта. В остальных случаях решение о необходимости составления дефектного акта принимается комиссией, осуществляющей осмотр оборудования.

Комиссия утверждается приказом руководителя. При этом определяется состав комиссии, назначается председатель и обозначаются полномочия.

В процессе дефектовки объекта комиссия заполняет бланк, унифицированной формы или разработанной и утвержденной в составе учетной политики самой организацией.

Порядок оформления дефектного акта выглядит так:

Формируется «шапка» документа В правом верхнем углу располагается блок, описывающий, кому предназначен акт. Здесь указывается название организации, должность и инициалы руководителя. Впоследствии тут проставляется утверждающий штамп
Создается титульный раздел Прописывается название документа, его номер, место и дата составления. Здесь же отображается юридический адрес компании. В этом же разделе указывается наименование объекта, его местонахождение, инвентарный номер, иные идентифицирующие характеристики
Указывается состав комиссии Перечисляются все лица, участвовавшие в создании документа. Указываются должности и фамилии
Определяется факт неисправности В этой части фиксируют выявление дефектов
Заполняется главный раздел Выглядит он как таблица. В ней указываются названия дефектных деталей, единицы измерения, уточняющие сведения, совокупное число необходимых для замены деталей
Составляются рекомендации комиссии Раздел заполняется после оформления всех предыдущих пунктов. Имеющиеся данные анализируются и делаются выводы относительно дальнейших действий
Документ визируется Проставляются все необходимые подписи. Готовый дефектный акт передается на утверждение руководителю

Чья необходима подпись

Подписывается дефектный акт членами экспертной комиссии, осуществляющей осмотр объекта. Причем чрезвычайно важно соблюсти регламент – документ должен подписать каждый из участников комиссии.

Ставится подпись, а затем приводится расшифровка таковой. Отдельно стоит отметить экспертов, не согласных с мнением остальных членов комиссии.

Его подпись также проставляется на документе в обязательном порядке. В акте отмечается, что такой-то участник не согласен с выводом комиссии и имеет иное мнение.

Кто может входить в состав комиссии? Прежде всего, это непосредственно заинтересованные лица:

  • представитель организации;
  • материально-ответственное лицо;
  • работник, использующий оборудование в производственном процессе.

В случае, когда объект находится на гарантийном обслуживании, для осмотра следует пригласить представителя поставщика, завода-изготовителя или сервисного центра.

Также обязательно присутствие технических специалистов, способных адекватно оценить состояние объекта и выявить малейшие неисправности.

При необходимости приглашаются сторонние эксперты, проводящие независимую оценку в соответствующих сферах.

При работе в 1С

Составить дефектный акт можно и в программе 1С. Но конфигурация программы не предусматривает стандартной формы такого документа. Потому потребуется включение необходимого шаблона в состав используемых документов.

Сделать это можно посредством прикрепления внешней печатной формы. Алгоритм действий таков:
administrirovanie

После этого остается лишь выбрать файл, содержащий печатную форму. Использовать текстовые документы в 1С довольно не удобное занятие и затратное по времени.

Применение внешних печатных форм не требует изменения типовой конфигурации. При необходимости печатную форму можно изменять и дорабатывать в зависимости от ситуации.

Заполненный образец дефектовки

Если все дефекты объекта выявлены, выводы комиссии сделаны, то заполнить дефектный акт не сложно.

Здесь главное запомнить три аспекта, какие должны иметь место:

  1. Обязательные реквизиты первичного документа.
  2. Четкий перечень дефектов.
  3. Рекомендации специалистов относительно каждого дефекта.

Предварительно можно просмотреть заполненный образец дефектного акта.

Следует знать, что не уведомление о составлении дефектного акта непосредственно заинтересованного лица может являться основанием признания недействительности документа и необоснованности процесса дефектации.

После того как все участники дефектовки подпишут документ, акт утверждает руководитель.

После этого дефектный акт передается в бухгалтерию, где на его основании формируют необходимые документы по ремонту или осуществляют списание объекта.

На ту же тему
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх