Рубрики

Как правильно сделать счет-фактуру в 1С

Счет-фактура выступает важным первичным документом, на основании которого совершаются сделки. В дальнейшем данные из этих бумаг переносятся в Книги покупок и продаж и учитываются при расчете НДС.

Поскольку большинство предприятий РФ ныне ведут учет на базе программы 1С, их бухгалтерам крайне важно знать, как именно сделать счет-фактуру в этой программе.

Содержание

При этом прописанные в ней документы должны автоматически перейти в сводные отчеты.

Основные моменты ↑

Счет-фактура представляет собой центральный документ, который выставляется основными участниками сделки – продавцами, подрядчиками и исполнителями работ непосредственно покупателям.

На основании этого документа осуществляется:

С 2012 года российские компании имеют право использовать в своей деятельности счет-фактуры в электронном виде, которые формируются в том числе и в рамках 1С (Приказ Минфина РФ №50н).

При этом такой документ должен иметь формат, утвержденный налоговым ведомством и заверяться электронно-цифровой подписью – ЭЦП (Приказ ФНС № ММВ-7-6/93@).

По значимости электронная счет-фактура ничем не уступает своему бумажному аналогу, более того – она позволяет автоматизировать и сделать более эффективным процесс управления торговлей.

В этом свете следует разобраться в нюансах составления этой бумаги в программе 1С.

Что нужно знать

Счет-фактуры, составляемые посредством программы 1С, имеют ряд особенностей, которые отличают их от бумажных аналогов, в частности (Приказ ФНС № ММВ-7-6/93@):

В них имеется отдельная графа (1а) Для указания даты внесения корректировок
Специальное поле Сформировано для указания валюты сделки (7)
В основной таблице раздел «Единица измерения» Разделен на два столбца, а именно – код и условное обозначение
В столбце «Страна происхождения» Имеет место аналогичное разделение, а именно – код и условное обозначение
Помимо ЭЦП документ должен быть подтвержден подписями Главного бухгалтера и руководителя компании (для ИП достаточно подписи владельца бизнеса)

Каждая счет-фактура должна иметь собственную дату, которая прописывается в самом начале составления документа. Без этого условия начать составлять документ в программе не удастся.

Назначение документа

Обязанность по составлению счет-фактур лежит на продавце: именно он должен представить клиенту сведения о том, за какие именно товары, услуги и работы тот должен заплатить и в какой сумме.

В этом свете назначение счет-фактуры выражается в выполнении таких значимых функций, как:

  • представление информации покупателю о величине платежа за продукцию;
  • формирование первичной информации для последующего переноса в книги продаж и покупок;
  • осуществление налогового учета, затрагивающего вопрос начисления и уплаты НДС;
  • установление возможности вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Важно подчеркнуть, что счет-фактура выступает официальным документом, который составляется строго в соответствии с требованиями налогового законодательства.

На ее основе покупатель принимает на себя представленные продавцом суммы НДС к вычету. В этом первичном документе обязательно должны присутствовать (ст. 169 НК РФ):

  • реквизиты участников сделки;
  • перечень товаров и услуг и их стоимость;
  • используемая ставка НДС и совокупная величина средств, вносимых в казну.

Сведения счет-фактур отражаются в книгах покупок и продаж, сведения которых в дальнейшем служат основанием для составления отчетности.

Законные основания

Составление счет-фактур на базе программы 1С подробно отражено в таких нормативно-правовых актах РФ, как:

Ст. 169 НК РФ Постановляет, что бумага будет иметь юридическую силу только в том случае, если она подтверждается ЭЦП
Приказ ФНС № ММВ-7-6/93@ (2015) Определяет новый формат счет-фактуры, который обязаны использовать компании, ведущие учет на базе программы 1С
Приказ Минфина РФ №50н Предусматривает возможность передачи электронных счет-фактур от продавцов к покупателям посредством цифровых каналов связи
Постановление Правительства РФ №1137 Указывает на то, что извещение покупателя при передаче ему счет-фактуры не требуется

Стоит отметить, что и покупатель не обязан подтверждать получение бумаги — если она передается по цифровым каналам связи, то ее предполагается, что она получена по умолчанию.

Как выписать счет-фактуру в 1С (Предприятие) ↑

В отличие от ручного порядка составления и выставления покупателям счет-фактур программа 1С позволяет исключить многочисленные ошибки.

По сути, от бухгалтера требуется лишь правильная настройка, а также соблюдение порядка внесения данных в электронную форму.

В общем виде, отвечая на вопрос как сделать счет-фактуру и накладную в 1С, можно привести такую последовательность действий:

Запустить на ПК программу 1С И выбрать вкладку главного меню «Документы»
Перейти в раздел «Управление торговлей» А далее в подраздел «Счет-фактура выданный» или «Счет-фактура полученный» — здесь в дальнейшем появятся составленные автоматическим образом бумаги
В программе составляется простая накладная На реализуемый товар или же на поступающие на склад материальные ценности, по итогам заполнения которой нажимается кнопка «Заполнить счет-фактуру»
Система автоматически продублирует Сведения в полученных или выданных счетах-фактурах
Если внесенных в накладную сведений окажется недостаточно То 1С сообщит бухгалтеру об ошибке

Таким образом, все неточности устраняются в документе еще на стадии его составления.

В итоге формируется идеальная счет-фактура, который полностью соответствует нормативным требованиям, что исключает вероятность наложения на фирму штрафных санкций.

На аванс

Счета-фактуры на аванс являют собой в 1С форму выданных счетов-фактур. Основанием этой бумаги служит выписанный платежный документ, который свидетельствует о том, что от клиента поступили средства в форме аванса за товар или услугу.

Целесообразно показать, как в 1С сделать авансовую счет-фактуру, более детально, а именно:

В разделе «Учет, налоги и отчетность» Выбрать вкладку «Регистрация счет-фактур на аванс»
В настойках выставить следующие параметры стандартный или произвольный период (последний позволяет указать даты начала и окончания операции);
реквизиты организации, представившей аванс
Внести сведения платежного документы и нажать кнопку «Заполнить» Сведения о представленных клиентом средствах автоматически отобразятся в табличной части будущей счет-фактуры
Перейти в раздел «Документы» Где при правильности настроек программы и достоверности представленных данных отобразится выданный счет-фактура

Важно знать, что такой вариант формирования счет-фактур может быть реализован только в случае, если при настройке 1С в учетной политике компании был установлен пункт «Регистрировать счет-фактуры при получении аванса».

В этом случае система будет даже дату выставлять автоматически (момент поступления средств от покупателя).

Если корректировочная

Можно упомянуть немало причин для внесения разного рода корректировок в счет-фактуры.

Однако основными среди них являются (ст. 16-17 ФЗ-245):

  • уменьшение или рост цены за единицу товара;
  • изменение объема отгруженной продукции или предоставленных услуг.

В каждой из приведенных выше ситуаций требуется составление корректировочной счет-фактуры. При этом должно существовать обязательное согласие контрагента на формирование такого документа.

В программе 1С все операции в данном направлении проводятся в рамках корректировочной счет-фактуры выданного и полученного.

В общем виде процесс этот можно представить следующим образом:

В разделе «Продажа» Выбрать пункт «Ведение книги продаж»
В открывшемся окне прописать дату Наименование контрагента, договор с покупателем (продавцом), реквизиты счет-фактуры, который нуждается в исправлении
Внести необходимые изменения в табличную часть документа По цене и количеству
Сохранить изменения

По итогам проведенных операций формируется два документа – исправленная старая счет-фактора и корректирующая счет-фактура (она содержит только те сведения, которые были исправлены).

В дальнейшем исправления автоматически отобразятся также в книгах покупок и продаж.

На основании счета

Бывают случаи, что перед оформлением счета-фактуры, который больше служит для начисления НДС покупателю выписывается обычный счет, на основании которого тот оплачивает полученные товары (работы или услуги).

В такой ситуации составление накладной в 1С сводится к следующим действиям:

В программу заносятся сведения квитанции или счета На основании которого осуществлялись расчеты с контрагентом
По итогам заполнения Всех полей потребуется нажать кнопку внизу листа «Заполнить счет-фактуру»
В зависимости от того, шла речь о покупке сырья или о реализации готовой продукции Система автоматически генерирует полученную или выданную счет-фактуру

Просмотреть бумагу можно в разделе «Документы». Если при внесении данных первичного документа бухгалтер допустил ошибку, то система сообщит ему о необходимости оперативной корректировки информации.

Особенности формирования в программе

Хотя по внешнему виду и своей юридической силе электронные счет-фактуры, формируемые в системе 1С, ничем не отличаются от их бумажных аналогов, все же стоит обратить внимание на некоторые особенности составления этих документов:

Во-первых Счет-фактуры не формируются в 1С вручную – бухгалтеру потребуется лишь внести в программу сведения об операциях и система сама сформирует итоговый документ
Во-вторых Еще в процессе автоматического заполнения счет-фактуры система оповещает оператора об ошибках
В-третьих Все сведения счет-фактур переносятся сразу же в электронный книги покупок и продаж
В-четвертых Исправления данный и выписка корректирующих счет-фактур также осуществляется автоматически

И наконец, любой документ такого рода сформированный в 1С должен быть заверен ЭЦП – без нее он не имеет законной силы.

Таким образом, программа 1С позволяет быстро и правильно составлять счет-фактуры, отражающие сделки между контрагентами.

При этом система позволяет не только избежать ошибок в составлении этих важных документов, но и не требует заполнения их вручную, а также позволяет переносить сведения в книги покупок и продаж.

В дальнейшем бухгалтер без труда сможет рассчитать НДС и вычеты по нему, выставляемые покупателю. Электронные счет-фактуры, подтвержденные ЭЦП могут без труда пересылаться по электронно-цифровым каналам связи.

Предыдущая статья: Следующая статья:
На ту же тему
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх