Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.
Проанализируем, какие правила актуальны в 2018 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.
А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.
Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.
Что нужно знать? ↑
Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.
Основные понятия
Выдача денежных средств под отчет – операция, что совершается субъектом хозяйственной деятельности.
По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.
Допустимые основания
Основной документ, на который стоит опираться – Порядок ведения кассовых операций РФ, что был принят Советом директоров БР от 22 сентября 1993 № 40.
В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:
- на хозяйственные нужды;
- на затраты отдельного подразделения компании, его филиала, что не находится на самостоятельном балансе и в пределах области деятельности фирмы;
При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:
| Суммы на командировочные затраты выдаются в размере | Что полагается командированному лицу на такие цели |
| Лицо, что получило деньги подотчет | Должно в течение 3 дней после истечения срока или с момента возвращения представить бухгалтеру отчет обо всех израсходованных суммах. Не допускается передача денег подотчетным лицом иным работникам |
| Новые подотчетные деньги | Выдаются в том случае, если лицо представило полный отчет по ранее выданным средствам |
Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.
Прописывают:
| Список граждан | Которым могут такие суммы выдаваться |
| Сроки | На которые могут выдаваться подотчетные средства |
| Правила подачи | И утверждения авансового отчета |
Правовое регулирование
Правила ведения кассовых операций корректировались много раз. Сейчас актуально Указание БР от 11 марта 2014 года № 3210-У.
Регистрация такого документа осуществлена в Министерстве юстиции РФ от 23 мая 2014 № 32404. опубликовано такие сведения в «Вестнике БР» № 46 (1524).
Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации? ↑
Порядок выдачи денег:
- Работнику стоит написать заявление на имя руководителя предприятия.
- На представленном заявлении директор пишет, какая сумма выдается, на какой срок. Ставится дата и подпись.
- Бухгалтером выписывается расходно-кассовый ордер, на основании которого выдаются средства.
- В указанные сроки работник отчитывается (подает авансовый отчет).
Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.
Но есть лимит по расчетам наличностью – 100 тыс. руб. (согласно Указанию банка Российской Федерации от 20 июня 2007 № 1843-У).
И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.
Деньги выдаются кассирами по расходно-кассовым ордерам или другим документам (платежным ведомостям).
Основание для предоставления подотчетных сумм – паспорта получателей. Если нет расписки получателя в представленном ордере, выдача средств не будет оправдана.
Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:
- выдача денег;
- их использование;
- предоставление отчетности;
- проведение заключительных расчетов с подотчетными лицами.
Выдаваться средства подотчет могут только лицам, которые являются работниками компании, то есть исполняют свои обязательства в соответствии с трудовым договором.
Те граждане, которые заключали с фирмой гражданско-правовые договора, получать подотчетные суммы не вправе.
К тому же, подотчетниками могут быть только сотрудники, которые указаны в списке Приказа.
Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.
Денежная сумма из кассы
На каждом предприятии для расчетов наличностью должна быть касса. Компанией в таком случае ведется кассовая книга.
Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.
Преимущественное количество операций подотчет осуществляется именно через кассу (ст. 173-ФЗ). Размер суммы устанавливается работодателем.
Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.
Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.
В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.
Затраты на командировки и хозоперации не отражены, а значит, и разрешения на использование выручки в этих целях нет.
Все операции по использованию выручки стоит согласовывать с банком (п. 2.7 Положений БР от 5 января 1998 № 14-П).
Когда выдаются наличные?
В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:
- на выплату заработной платы и иные перечисления сотрудникам компании;
- на перечисление стипендий;
- на оплату продукции, работ, услуг;
- на перечисление страховых компенсаций в соответствии с договором страхования физлиц.
В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.
Пример такого документа:
Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.
Какое основание указывается в РКО при выдаче в подотчет смотрите в статье: образец заполнения расходно-кассового ордера в подотчет.
Какая максимальная сумма для выдачи в подотчет, читайте здесь.
Так как в ст. 14 нормативного акта № 173-ФЗ не указано о возможности выдачи валюты под отчет, уполномоченные органы такие операции могут признавать незаконными.
Штрафы налагаются согласно ч. 1 ст. 15.25 КоАП. В установленные сроки работник представляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет, оправданы ли затраты.
Документальное оформление
При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:
| Служебную записку инициаторов служебных поручений | Где есть обоснование того, что оно необходимо. Отражается исполнитель. Если инициатор – сам директор, оформлять такой документ не нужно |
| Приказ руководства о служебных поручениях | Отражается исполнитель и размер аванса подотчет |
| Расходные кассовые ордера | — |
| Специфические документы (с учетом содержания поручений) | Это может быть:
|
Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.
Такой документ готовят на среднем и крупном предприятии. Детализация описаний будет зависеть от обстоятельств.
Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.
Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:
Материальная доверенность может оформляться по форме М-2, М-2а:
Расходные кассовые ордера составляются по форме КО-2, что установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 № 88.
Такие документы выписываются в одном экземпляре. Регистрация ордера осуществляется в журнале по форме КО-3.
Отражение операций проводками в бухгалтерском учете ↑
В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (План счетов, что был утвержден Приказом 31.10.2000 № 94н).
| Дт 71 Кт 50 | Выдано деньги подотчет |
| Дт 94 Кт 71 | Сумма, выданная подотчет, что не возвращена работником вовремя |
| Дт 70, 73 Кт 94 | Отражается списание подотчетных средств |
| Дт 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) Кт 71 | Списание затрат подотчетных лиц |
| Дт 19 Кт 71 | Учтено сумму налога на добавленную стоимость по затратам подотчетных лиц |
| Дт 50 Кт 71 | Остаточную сумму неиспользованных подотчетных средств возвращено в кассу компании |
| Дт 70 Кт 94 | Произведено удержание задолженности по подотчетным деньгам из заработка сотрудника |
Возникающие нюансы ↑
Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.
Рассмотрим, какие особенности предоставления денег подотчет в таких случаях.
Как списать сумму с подотчета?
Основание для списания подотчетной суммы – авансовые отчеты с документами, что подтвердят расходы. Первичная учетная документация принимается к учету, если она составлена по всем правилам.
Сведения, что должны отражаться в таких документах, прописаны в п. 2 ст. 9 нормативного акта России от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ.
Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.
Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:
- совпадает ли название компании на товарных и кассовых чеках;
- не выданы ли такие документы в выходные дни;
- все ли реквизиты отражены на товарных чеках;
- перечислены ли купленные материальные ценности, указана ли их цена и количество.
После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.
Дата, когда утверждено авансовые отчеты считается днем признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете (подпункт 5 пункта 7 ст. 272 Налогового кодекса).
Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу. При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.
Если подотчетные деньги не были возвращены своевременно, компания может их удерживать из заработка сотрудника (ст. 137 Трудового кодекса).
Подробные разъяснения содержатся в письме Роструда от 11 марта 2009 № 1144-ТЗ. Но стоит помнить, что удержание возможно только при наличии письменного заявления, которым работник разрешает это.
Может ли брать подотчет кассир?
Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.
Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.
То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.
Видео: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО
Руководитель может издать приказ, в соответствии с которым средства будут распределяться между головными подразделениями и филиалами.
Средства из центральной кассы будут переданы кассирам подразделений подотчет, рассчитанные на несколько человек.
На сколько дней даются (сроки)?
Лимиты законодательством не устанавливаются точно так же, как и предельные сроки, на которые будут выданы подотчетные суммы. Решение принимает руководство компании, в которой оформляются расходные кассовые ордера.
А вот отчитаться подотчетное лицо должно в течение трех дней после окончания установленного срока или после приезда из командировки.
Авансовый отчет также проверяется в сроки, что устанавливаются руководителем организации. Это же касается его утверждения и окончательного расчета. Все сроки должны прописываться в локальной документации предприятия.
Как выдать директору (генеральному)
Особенных правил выдачи сумм под отчет директору в Положении № 373-П не установлено. Ведь руководитель – это также работник компании (гл. 43 ТК).
А значит, все условия получения и использования подотчетных денег применимы такие же, как и в общих случаях.
Желательно при оформлении денег подотчет директора написать заявление с небольшими корректировками стандартной формулировки.
Не нужно писать «Директору ООО…». Укажите только «Компания такая-то…». Подпись под таким документом и будет считаться разрешением.
Если же такого заявления не будет, налоговый орган может выписать штраф за нарушение правил ведения кассовых операций.
Если предусмотренные правила будут нарушены, подотчетное лицо понесет ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП России.
Нарушением считается:
- проведение расчетов наличностью с иными фирмами сверх установленного лимита;
- неоприходование в кассу денег;
- невыполнение правил хранения свободной наличности;
- накопление в кассе средств свыше установленного предела.
В таком перечне не указано, что наступает ответственность, если руководитель, который получает деньги подотчет, не напишет заявление.
Если выдача в бюджетной организации
Для учета расчета с лицами, которым выдано средства подотчет в бюджетном учреждении, используется счет 020800000, где будут отражены расчеты по авансовым выданным средствам.
Наличность может выдаваться сотруднику государственного предприятия с такой целью:
- для приобретения материальных ценностей;
- на командировки;
- для выплат зарплаты и социальных перечислений;
Правила выдачи денег устанавливаются приказом предприятия, где отражается:
- список лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет (кроме сотрудников, что могут быть отправлены в командировку);
- предельные размеры подотчетной суммы;
- срок подачи авансовой отчетности.
К вышеуказанному счету могут открываться аналитические счета такого рода:
| 0 208 01 000 | Для расчетов с подотчетным лицом по выплате заработка |
| 0 208 02 000 | По остальным перечислениям |
| 0 208 03 000 | По начислению на оплату работ |
| 0 208 04 000 | По оплате связи |
| 0 208 05 000 | При перечислении средств за оказанные услуги транспортных компаний |
| 0 208 06 000 | При выплате средств за услуги ЖКХ |
| 0 208 07 000 | При оплате аренды за использование имущественных объектов |
| 0 208 08 000 | При оплате услуг содержания имущественных объектов |
| 0 208 09 000 | Оплата иных услуг |
| 0 208 10 000 | Перечисления госучреждению на безвозмездной основе или безвозвратно |
| 0 208 11 000 | Безвозмездные и безвозвратные выплаты негосударственным фирмам |
| 0 208 12 000 | При перечислении другому бюджету бюджетных систем |
| 0 208 13 000 | При перечислении национальной компании и правительству другой страны |
| 0 208 14 000 | При перечислении наднациональной компании и правительству другой страны |
| 0 208 15 000 | При выплате пенсионных сумм, пособия и сумм по страховке из ПФР и ФСС |
| 0 208 16 000 | Для перечисления пособия по соцпомощи гражданам |
| 0 208 17 000 | При перечислении пособия пенсионерам, что перечисляется фирмами сектора госуправления |
| 0 208 18 000 | Оплата иных затрат |
| 0 208 19 000 | При приобретении ОС |
| 0 208 20 000 | При покупке активов нематериального характера |
| 0 208 21 000 | При покупке непроизводственного актива |
| 0 208 22 000 | При покупке материала |
| 0 208 23 000 | При покупке ценных бумаг, но не акций |
| 0 208 24 000 | При покупке акций и других форм участия в капитале |
Средства из кассы могут выдаваться согласно п. 11 Порядка. Многие пункты дублируются Инструкцией 107н, за счет чего они исключаются из текста документа, что регулирует бюджетный бухучет.
Это такие положения:
- Подотчетный аванс может выдаваться только лицам, что работают в бюджетной компании.
- Подотчетные деньги могут выдаваться по распоряжению директора, если работником подано заявление.
- Средства должны израсходоваться по назначению и т. д.
Авансовая отчетность должна оформляться в форме 286 (0504601 по ОКУД). В инструкции № 70н не указано, что должна использоваться конкретная форма отчетов.
В п. 18 Положений № 3 к Инструкции № 70н прописаны реквизиты, обязательные для указания. Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:
| В журнале по расчетам с подотчетным лицом | Пункт 34 третьего приложения |
| В карточке для учета сумм и расчетов | Пункт 19 того же документа |
По кредиту счета 020800000 используют дебет:
| 010600000 | По вложениям в нематериальные активы |
| 030201830 | По уменьшению кредиторского долга по оплате труда |
| 030213830 | По уменьшению кредиторского долга по соцстрахованию граждан |
| 030214830 | По уменьшению долга по соцпомощи гражданам |
| 030215830 | По уменьшению долга по соцпособиям, что выплачиваются компаниями сектора госуправления |
| 040101200 | По расходам организации |
| 020104510 | Суммы, поступившие в кассу |
Правила затрат на командировки работников бюджетной организации прописаны в Постановлении властей России от 2.10.2002 № 729.
Счет 020801000, 020815000 применяются при выплате денег на оплату труда и пособие (в том числе и по больничному листу) через раздатчика.
Отражаются операции по счету «Учет расчетов с подотчетным лицом» так:
| Операция | Дт | Кт |
| На наличные средства, что выданы из кассы | 1.208.00.560 | 1.201.04.610 |
| При подаче авансовых отчетов на суммы израсходованных средств | Д 1 401 01 200 | 1.208.00.660 |
| Если сумма, что не была использована, возвращается в кассу | 1.201.04.510 | 1.208.00.660 |
Проверяя правильность отражения расчета с подотчетным лицом бюджетной фирмы, нужно выяснить:
- есть ли приказ (распоряжение) о том, что сотрудник направляется в командировку;
- правильно ли возмещаются командировочные затраты;
- есть ли удостоверение командированного работника с отметкой в месте нахождения в командировке;
- безошибочно и своевременно ли составлена авансовая отчетность;
- есть ли документы, что могут доказать расходы;
- в полной ли мере представлен остаток подотчетных денег;
- правильно ли возмещено затраты при кратковременной командировке;
- правильно ли составлены бухгалтерские проводки при возвращении сотрудника из поездки;
- правильно ли выведены остатки по итогам месяца по счету 020800000.
Кто это — подотчетное лицо узнайте из статьи: учет расчетов с подотчетными лицами.
Как осуществляется возврат из подотчета, читайте здесь.
Как выглядит образец договора подряда на выполнение ремонтных работ, смотрите здесь.
Основные нарушения правил выдачи подотчетных средств:
- Деньги выдаются работникам, которые не указаны в списке Приказа.
- Фактический расход не соответствует цели.
Нарушения при командировочных авансах:
- Нет приказа о том, что работник направляется в командировку.
- Нет командировочного удостоверения с соответствующими отметками.
- Не соблюдаются лимиты на командировочные расходы.
- Нет приказа о выплате суточных сверх лимита.
- Нет аналитического учета затрат командированным работником.
Как и при других операциях, при выдаче денег подотчет компания должна выполнять ряд условий.
Если установленные нормы нарушить, придется понести ответственность, так как при налоговой проверке все ошибки будут обнаружены.
Не допускайте этого. Возьмите за привычку руководствоваться при ведении деятельности организации нормативной документацией.
